机房空调采购,采购文件编制有哪些问题需注意?

采购文件编制得好坏直接影响到采购的质量。采购人、代理机构编制采购文件的水平参差不齐,有时会出现与法律法规不符的情况,记者通过浏览机房空调采购文件总结了一些典型错误给各政采当事人“解惑”。
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机房空调采购,采购文件编制有哪些问题需注意?

采购文件编制得好坏直接影响到采购的质量。采购人、代理机构编制采购文件的水平参差不齐,有时会出现与法律法规不符的情况,记者通过浏览机房空调采购文件总结了一些典型错误给各政采当事人“解惑”。

问题一:错误使用废标概念

某采购文件规定,参加该项目投标活动,未按照采购文件规定递交保证金的,按废标处理。

根据《政府采购法实施条例》第三十三条,投标人未按照招标文件要求提交投标保证金的,投标无效。此外,根据《政府采购法》第三十六条关于废标的情形并不存在“未按照采购文件规定递交保证金”,因此,未按照采购文件规定递交保证金的,应按无效投标处理,而不应按照废标处理。

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废标“和”无效投标“有什么区别?

“废标”是指在招标过程中,出现法定情形,整个招标活动予以终止或中标结果被废除的行为。“无效投标”是指某一投标人的投标文件经采购人、采购代理机构资格审查,或评标委员会符合性审查认定为不合格,而将其投标界定为投标无效。

有的供应商动不动就说“我被废标了”,这里的意思明显是“投标无效”,而不是“废标”。另外,很多从业者在竞争性谈判、询价等非招标采购活动中也经常误用“废标”一词。非招标采购活动正确的表达应为“采购终止”“谈判终止”“询价终止”等。

《政府采购法》

第三十六条 在招标采购中,出现下列情形之一的,应 予废标:(一)符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应 商不足三家的;(二)出现影响采购公正的违法、违规行为的;(三)投标人 的报价均超过了采购预算,采购人不能支付的;(四)因重大变故,采购任 务取消的。废标后,采购人应当将废标理由通知所有投标人。​

问题二:将资格审查前置到采购文件购买阶段审查

某采购文件要求供应商须携带资格要求中所列资质证件的原件及加盖公章的复印件至代理公司登记现场购买招标文件。不按上述要求报名及未报名但已获取标书的,报名均无效。

根据《政府采购法实施条例》第十七条,参加政府采购活动的供应商应当具备政府采购法第二十二条。该内容应属于资格条件,资格审查应该在资格审查阶段进行,而不应在获取采购文件阶段。要求购买招标文件时提供资质证件属于对潜在供应商购买采购文件设置限制条件。

《政府采购法实施条例》

第十七条 参加政府采购活动的供应商应当具备政府采购法第二十二条第一款规定的条件,提供下列材料:

(一)法人或者其他组织的营业执照等证明文件,自然人的身份证明;

(二)财务状况报告,依法缴纳税收和社会保障资金的相关材料;

(三)具备履行合同所必需的设备和专业技术能力的证明材料;

(四)参加政府采购活动前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明;

(五)具备法律、行政法规规定的其他条件的证明材料。

采购项目有特殊要求的,供应商还应当提供其符合特殊要求的证明材料或者情况说明。

问题三:适用过时的规定

某采购文件规定,本项目执行《政府采购促进中小企业发展暂行办法》,对小型和微型企业产品的价格给予10%的扣除,用扣除后的价格作为评审价参与评审。参加本项目的中小企业须提供《中小企业声明函》及《中小企业声明函附件》。否则,评审时其采购报价不予扣除。

2021年1月1日起,《政府采购促进中小企业发展暂行办法》(财库〔2011〕181号)已经修订为《政府采购促进中小企业发展管理办法》(财库〔2020〕46号)。

此外,根据《政府采购促进中小企业发展管理办法》第十一条,任何单位和个人不得要求供应商提供《中小企业声明函》之外的中小企业身份证明文件。

《政府采购促进中小企业发展管理办法》

第十一条 中小企业参加政府采购活动,应当出具本办法规定的《中小企业声明函》(附1),否则不得享受相关中小企业扶持政策。任何单位和个人不得要求供应商提供《中小企业声明函》之外的中小企业身份证明文件。

问题四:评审因素未量化

​某采购文件评分标准规定,产品风量需满足22500m³/h,售后服务方案也设置为“方案全面细致、合理可行、针对性强,服务覆盖范围广得10分;方案全面但不细致或细致不够全面、合理可行、有较强的针对性,服务覆盖范围广得7分;方案全面但不细致或细致不够全面、合理可行、无针对性,服务覆盖范围广得4分;方案简单可行、无针对性、服务范围不清晰得2分;其他情况或未提供不得分。”

《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号)第五十五条规定,评审因素应当细化和量化,且与相应的商务条件和采购需求对应。

《政府采购需求管理办法》(财库〔2021〕22号)第二十一条也规定,参与评分的指标应当是采购需求中的量化指标,评分项应当按照量化指标的等次,设置对应的不同分值。不能完全确定客观指标,需由供应商提供设计方案、解决方案或者组织方案的采购项目,可以结合需求调查的情况,设定客观、量化的评审因素、分值和权重。

专家表示,该采购文件评分指标中的“产品风量”不应是具体值,而应是区间范围值,由于该评分指标没有细化、量化,因此,采购文件如此设置不合理。

该采购文件评分指标中的售后服务方案、应急方案也没有做到量化。建议将售后服务方案评分指标细化,比如可以在采购文件的评审细则中具体要求售后服务人员的职称、经验及受培训的次数等,并将其设置为区间值,方便评审专家打分,才更为客观。

《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号)

第五十五条 综合评分法,是指投标文件满足招标文件全部实质性要求,且按照评审因素的量化指标评审得分最高的投标人为中标候选人的评标方法。

评审因素的设定应当与投标人所提供货物服务的质量相关,包括投标报价、技术或者服务水平、履约能力、售后服务等。资格条件不得作为评审因素。评审因素应当在招标文件中规定。

评审因素应当细化和量化,且与相应的商务条件和采购需求对应。商务条件和采购需求指标有区间规定的,评审因素应当量化到相应区间,并设置各区间对应的不同分值。

评标时,评标委员会各成员应当独立对每个投标人的投标文件进行评价,并汇总每个投标人的得分。

货物项目的价格分值占总分值的比重不得低于30%;服务项目的价格分值占总分值的比重不得低于10%。执行国家统一定价标准和采用固定价格采购的项目,其价格不列为评审因素。

价格分应当采用低价优先法计算,即满足招标文件要求且投标价格最低的投标报价为评标基准价,其价格分为满分。其他投标人的价格分统一按照下列公式计算:

投标报价得分=(评标基准价/投标报价)×100

评标总得分=F1×A1+F2×A2+……+Fn×An

F1、F2……Fn分别为各项评审因素的得分;

A1、A2、……An 分别为各项评审因素所占的权重(A1+A2+……+An=1)。

评标过程中,不得去掉报价中的最高报价和最低报价。

因落实政府采购政策进行价格调整的,以调整后的价格计算评标基准价和投标报价。

《政府采购需求管理办法》(财库〔2021〕22号)

第二十一条 采用综合性评审方法的,评审因素应当按照采购需求和与实现项目目标相关的其他因素确定。

采购需求客观、明确的采购项目,采购需求中客观但不可量化的指标应当作为实质性要求,不得作为评分项;参与评分的指标应当是采购需求中的量化指标,评分项应当按照量化指标的等次,设置对应的不同分值。不能完全确定客观指标,需由供应商提供设计方案、解决方案或者组织方案的采购项目,可以结合需求调查的情况,尽可能明确不同技术路线、组织形式及相关指标的重要性和优先级,设定客观、量化的评审因素、分值和权重。价格因素应当按照相关规定确定分值和权重。

采购项目涉及后续采购的,如大型装备等,要考虑兼容性要求。可以要求供应商报出后续供应的价格,以及后续采购的可替代性、相关产品和估价,作为评审时考虑的因素。

需由供应商提供设计方案、解决方案或者组织方案,且供应商经验和能力对履约有直接影响的,如订购、设计等采购项目,可以在评审因素中适当考虑供应商的履约能力要求,并合理设置分值和权重。需由供应商提供设计方案、解决方案或者组织方案,采购人认为有必要考虑全生命周期成本的,可以明确使用年限,要求供应商报出安装调试费用、使用期间能源管理、废弃处置等全生命周期成本,作为评审时考虑的因素。

问题五:将ISO相关认证证书作为评分项

有采购文件评分标准“企业综合实力”一栏中标注为“1、具有有效的质量管理体系认证证书;2、环境管理体系认证证书;3、职业健康管理体系认证证书。每提供一个有效的证明材料,得1分,最高3分。”那么,ISO相关认证证书能作为评分项吗?

政府采购信息报社创办社长、高级编辑刘亚利在亚利聊政采335期中,专门谈到了这一话题。在她看来,三体系认证审核的是供应商的内部质量、环保、职业健康安全方面的管理制度文件,而并不是针对供应商实际生产的产品或提供的服务,因此,三体系认证只能证明供应商的内部质量、环保、职业健康方面的安全管理制度文件是符合认证规范的,并不能由此直接评价该供应商提供的产品或服务是否合格、优质。

《政府采购法》第二十二条,供应商参加政府采购活动应当具备的条件中提到,供应商应具有履行合同所必需的设备和专业技术能力,而ISO相关认证与它并不相关,此外,根据《政府采购需求管理办法》(财库〔2021〕22号)第二十一条,采用综合性评审方法的,评审因素应当按照采购需求和与实现项目目标相关的其他因素确定,而ISO相关认证证书跟所要采购的产品本身也无关,因此,不宜作为评分项。

《政府采购法》

第二十二条 供应商参加政府采购活动应当具备下列条件:

(一)具有独立承担民事责任的能力;

(二)具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度;

(三)具有履行合同所必需的设备和专业技术能力;

(四)有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录;

(五)参加政府采购活动前三年内,在经营活动中没有重大违法记录;

(六)法律、行政法规规定的其他条件。

采购人可以根据采购项目的特殊要求,规定供应商的特定条件,但不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。

《政府采购需求管理办法》(财库〔2021〕22号)

第二十一条 采用综合性评审方法的,评审因素应当按照采购需求和与实现项目目标相关的其他因素确定。

采购需求客观、明确的采购项目,采购需求中客观但不可量化的指标应当作为实质性要求,不得作为评分项;参与评分的指标应当是采购需求中的量化指标,评分项应当按照量化指标的等次,设置对应的不同分值。不能完全确定客观指标,需由供应商提供设计方案、解决方案或者组织方案的采购项目,可以结合需求调查的情况,尽可能明确不同技术路线、组织形式及相关指标的重要性和优先级,设定客观、量化的评审因素、分值和权重。价格因素应当按照相关规定确定分值和权重。

采购项目涉及后续采购的,如大型装备等,要考虑兼容性要求。可以要求供应商报出后续供应的价格,以及后续采购的可替代性、相关产品和估价,作为评审时考虑的因素。

需由供应商提供设计方案、解决方案或者组织方案,且供应商经验和能力对履约有直接影响的,如订购、设计等采购项目,可以在评审因素中适当考虑供应商的履约能力要求,并合理设置分值和权重。需由供应商提供设计方案、解决方案或者组织方案,采购人认为有必要考虑全生命周期成本的,可以明确使用年限,要求供应商报出安装调试费用、使用期间能源管理、废弃处置等全生命周期成本,作为评审时考虑的因素。

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