浙江大学采购中心主任俞欢军：数据全流通，角色全参与

“浙江大学采购信息化的应用主要有两大特点：一是数据全流通，二是（相关）角色全参与。”12月7日，浙江大学采购中心主任俞欢军在全国高校采购信息化建设论坛上介绍。

为什么要数据全流通？俞欢军向政府采购信息报记者解释道，“因采购管理体制的原因，老师从申请到完成采购，会涉及到校内多个部门的审批。如在采购办系统发起采购前，要先完成大型仪器的购置论证，这个是在设备处负责的系统上；需要确定老师是否有足够的经费采购，保证“无预算不采购”，这个信息在财务处系统上；在采购办系统提交申请后，中间还涉及经费负责人、学院负责人、设备处管理人员的多级审核审批；最终采购办完成审批确定采购方式将采购任务下达给采购中心后，采购工作才真正开始；最后，采购中心完成的合同信息还要到学校法律事务办备案。

浙江大学采购中心主任俞欢军

因此整个采购流程会至少涉及到校内5个单位至少5个独立的信息系统，那怎么样做到让数据根据需要流通到相关的系统、不要纸质的材料传递或者手工查询呢？俞欢军总结了四种途径：一是用户直接登录相应系统，实现数据信息的访问和变更，这个准确讲不算数据流通，但在学校统一身份认证的支持下，可以登陆一个系统后就直接访问其他校内系统；二是认证对接。在采购中心的网站界面，如果采购经办人员或申请采购的用户老师想查阅之前采购办的采购申请单或者是要调阅设备处的大仪论证报告，可通过认证对接的方式直接调出对方系统的对应界面或者是PDF文档，以实现信息共享；三是数据对接。用户老师的采购申请信息，经采购办审核后，即可通过数据对接的方式流转到采购中心，变成采购中心系统自己的数据；四是数据库同源，比如采购中心，因历史原因导致有两个数据库三个信息系统，三个系统根据各自的功能设定对相同的数据库进行数据的展示和操作，以保证数据的统一。

另外，怎么样发挥信息系统的最大效用？这就需要各类与采购相关的角色全部能在信息系统上进行查询和操作，也就是相关角色全参与。浙江大学采购信息化工作起步较早，因历史原因老的管理系统仍在使用。但老系统主要供学校采购中心人员使用，老师、供应商、招标代理机构和外贸代理机机构等均无法使用。随着业务的发展，需要让所有采购当事人参与进来，信息化才更完整。但老系统开发公司已经转行，于是找了一家新系统开发公司，虽然不是采购系统的专业开发公司，同样拥有技术能力，按照学校的要求开发了能让各种角色全部参与信息系统使用的多个模块。

“新系统建好后，用户老师、招标代理公司、外贸代理公司、供应商等各种角色全部参与进来。”俞欢军介绍，比如老师登录后，可看到所申请的采购单项目进展；采购中心收到采购任务后，首先会给老师发邮件让其上传参数，确定采购文件后再通过系统自动发送链接发给老师下载确认，招标完成后也会把公告链接发给老师，并提醒其拟定合同初稿……。

据了解，浙江大学采用管采分离架构。早在2005年9月份，该校成立直属单位采购中心，履行采购管理和执行职能；2008年1月份，直属单位采购中心加挂采购管理办公室；2010年11月份，采购管理办公室正式从采购中心剥离出来；2013年起，采购中心、采购管理办公室先后归口到计划财务处管理。

提及下一步工作，俞欢军说，“搭建一个电子合同网签平台，只要上传合同电子稿，后续按流程走，更加方便；另外，电子招标体验还不错，希望继续用。”