“信息化是助力采购工作‘提质增效，防范风险’的重要手段。”2023年12月7日，清华大学实验室管理处副处长王玉英在全国高校采购信息化建设论坛上说，“提质增效”是希望借助信息化，为学校老师和专家建设高效、便捷、标准的采购系统，让实际采购人员及时了解采购要求、掌握采购进度、减少重复填报，让采购工作人员快速对接采购需求、跟进采购进度，实现老师少跑路、数据多跑路，提高服务便捷性和用户体验性；“防范风险”是借助先进的信息技术加强采购的内控建设，实现采购全过程留痕、纪委线上时时监督、化整为零及超预算系统自动预警、小额零星采购网上比选等，将阳光采购落地。
1998年，清华大学建设资产管理系统，2006年建成设备采购系统。2019年1月，正式上线设备全生命周期管理平台，同年8月设备管理拆分到资产管理处，2020年完成采购和资产的系统拆分，但是仍然保留了数据交互通道。
清华大学实验室管理处副处长王玉英
王玉英告诉政府采购信息报记者，她于2019年8月份来到采购大家庭，为积极响应互联网+政府采购和建设技术支持先进的现代政府采购改革要求，部门用4年时间升级了一个老信息系统，建设了两个新信息系统：一是对系统制度适应性进行深化，所有新政策要求在系统上落地，完善采购内控和监督管理，建设采购监督平台，促进采购全过程更加规范和透明；二是通过采购服务手段的创新，优化再造流程，建设服务评价，开发全流程服务评价体系，有效提升管理服务水平和服务质量；三是结合预算管理一体化要求，把预算管理与采购管理进行紧密结合，做到主动规划，有效组织采购工作，同时也缓解年底经费执行的压力；四是在信息化落地的基础上，建设全流程采购体系电子招投标，实现采购人、供应商、专家在采购全过程中无纸化高效工作，同时构建电子商城，发挥学校整体议价能力，进一步提升采购效率。
那么，高校采购系统升级或建设时如何“防坑避雷”？王玉英总结了五点：一是要做好顶层设计。如果新系统未规划好中间出现反复，程序管理员改代码的成本可能要比写代码的增加一倍甚至几倍。所以一开始就要做好顶层设计、整体规划，想好新系统要做什么怎么做，减少反复带来的建设周期延长等问题。
二是要考虑标准化建设。建议基于预算管理一体化数据编码规则进行标准化建设，财务和资产现在基本上都是按照预算管理一体化系统标准开发和升级，基于此标准化的建设更方便后续实现财、资、采系统之间的对接。
三是要优化流程。不要套用固有流程，要基于信息化建设再造流程，让管理更加高效、顺畅。
四是要加强与财务和资产等兄弟部门沟通，让他们体会到与采购系统的对接，不仅助力采购工作，也是为了帮助他们的工作更加高效规范，减少老师重复录入数据的同时也提升数据的准确率，从而愿意配合进行工作的协同和数据的交互。
五是要有大局意识。打破数据孤岛，建立一个数据中台，助力教学数字化、智能化转型，提升全校工作管理效能。
六是要确保系统的开放性和灵活性。系统按照提前设置好的采购规则来实现线上审批，但是也要具备灵活配置和再造审批流的功能，为未来可能出现的发展提供改造的便捷性。
“信息化建设仍然在路上。”王玉英介绍了下一步工作规划，首先是合同电子化，已进行立项申请。借助CA的第三方监管，降低合同修改风险，减轻合同档案压力，满足预算一体化对合同的要求；其次，审核智能化。应用智能识别技术，实现采购结果与合同的系统比对，降低人工审核压力；第三是分析AI化。借助人工智能技术对采购数据进行分析，加强内控风险防范，辅助绩效评价、资源配置决策等。
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