叶翠：如何协作采购人做好采购需求管理

​2023年7月20日，由政府采购信息报、政府采购信息网联合举办的“18届政府采购监管大会暨政府采购20周年庆典”，在内蒙古自治区鄂尔多斯市召开。在下午的代理机构座谈会上，广东志正招标有限公司总工程师叶翠分享了政府采购代理机构如何协作采购人做好采购需求管理。

“一直以来，如何做好政府采购需求管理工作、如何发挥好采购人的主体责任，是困扰采购人已久的难题。作为政府采购代理机构，如果能解决采购人的困惑，那么也将大大提升采购代理机构的价值。”叶翠表示，为落实《深化政府采购制度改革方案》加强政府采购需求管理的有关要求，财政部制定了《政府采购需求管理办法》(财库〔2021〕22号，以下简称22号文），自2021年7月1日执行。22号文出台的目的是为了抓住采购需求这个关键源头，突出采购人的主体责任。

协助建设采购需求管理的内控制度

采购单位内部的人员往往包括采购申请人、采购部门及其他职能管理部门，他们是采购的责任共同体，共同构建了一条以提升财政资金的使用效益为目标的政府采购管理链条。在实践中，采购人往往存在采购需求管理工作缺乏牵头部门，各部门管理界限模糊，权责不对应，职责没有切实落在具体责任人上，导致无法落实采购需求管理具体工作的相关困惑。

在叶翠看来，采购需求管理不只是对采购过程的管理，还包括制度体系的构建和完善。因此，政府采购实施中，采购代理机构可以协助采购人着眼于采购前期环节特别是需求制定的环节，补齐制度短板，着力健全内部管理。

以广东省为例，省财政厅出台了《广东省预算单位政府采购活动内部控制事项清单》（以下简称《清单》）。《清单》明确，预算单位应按照“谁采购谁负责”明确制定采购需求的责任部门，建立采购需求管理内控制度，强化采购调研论证主体责任。作为代理机构，针对采购人的以上困惑，可以协助采购人按照清单的规定做好内控制度，协助采购人更好地管理采购需求。

发挥采购代理机构独立、专业、客观的优势

叶翠介绍，采购人请第三方机构参与采购需求管理最大的意义在于第三方机构的独立性。接到任务，代理机构就要保持独立性。在不用借助外部力量的情况下，也能通过利用广泛的拓展信息来源渠道、大量的同类项目信息、丰富的专家库资源，捕获并收集国家标准、行业规范及潜在采购的市场排名等资料。

只有保持独立性，才能够实现高质量整合社会资源，敏锐捕捉到市场价格浮动信息，进而协助采购管理部门进行科学分析，合理编制采购需求。

将调研成果转化成采购需求

叶翠认为，在实践中采购人往往已经进行了采购需求调查，收集到了若干个产品的技术信息，但没办法很好地转化为采购需求。这时候，就需要采购代理机构运用专业的知识将调研成果转化成采购需求。过程中，可以利用自身的专家库资源，采用专家论证的方式，将拟采购的标的、产品的市场定位、技术路线选择、核心功能、核心部件等信息进行详细定义。同时，按照“所写即所买”的思路，筛选掉具有感情色彩，广告宣传用语、夸张或具有倾向性的内容，形成客观、清晰的采购需求。

与采购人共同推进采购需求标准化建设

采购代理机构在实践中，往往对同一类标的进行过若干次采购。过程中，代理机构负责人需要有“知识传承”的经营理念，将某一类标的物的采购需求用范本的方式固化。采用恰当合适的采购文件通用范本，实现采购需求标准化，既可用于解决采购需求的合理性、规范性和可行性问题，也可实现采购需求与市场环境相匹配，满足采购需求与采购目标一致性的要求。当然，采购需求标准是动态的。它要随着市场环境、政策要求的变化不断进行修改和优化。协助采购人提高采购需求标准化，有助于简化采购人的政府采购流程，降低人力资源成本，提升管理效能，进而获得财政性资金使用最佳效益。