“一些项目的专业化程度比较高，采购人通常需要借助行业专家的力量来确定采购需求。但在实践中，有些项目经过专家反复论证后形成的采购需求执行环节还是有问题，采购人不得不在执行项目过程中再对采购需求进行优化，这无疑造成了各类资源的浪费、采购效率降低。”在“18届政府采购监管大会暨政府采购20周年庆典”的代理机构座谈会上，海逸恒安项目管理有限公司风控部经理孙文秀认为，采购需求是采购活动开展的核心，如何通过论证真正降低项目的执行风险是关键。
采购需求究竟是什么？
孙文秀介绍，《政府采购需求管理办法》中对采购需求的内容已经进行了相应的明确。展开来说，完整的采购需求一般包含以下五个部分：一是有项目背景或项目概况，能够让供应商明白要干什么，对项目有总体的认识；二是有一个利于判定项目具体执行要求的项目目标；三是有明确的交付时间、付款方式、质量验收、相关服务承诺等具体的商务要求，避免在合同履行过程中产生相关内容界定不明的情况；四是采购需求的核心内容——技术、服务要求；五是可以测算出项目成本的清单或列表，能够让供应商明白报价的逻辑，类似于工程项目的工程量清单，服务项目的人员需求列表、物品清单，货物项目的货物清单、交付清单等。
孙文秀认为，明确采购需求既是采购人实现采购目标的途径，又是采购工作开展的纲领，同样也是代理机构在代理工作中赋能的重点。
代理机构能够协助提供做什么？
采购人如何借助专业力量？专业力量应当承担什么责任？这是目前急需解决的一些问题。孙文秀介绍到，现阶段有些关键问题需要从制度设计上明确各方责任，仅从代理机构角度来说，在现阶段可从以下四个方面进行协助。
一是了解采购人的采购需求。在采购人提出初步的需求时，代理机构应该掌握采购需求的重要信息。例如采购标的、采购时间、采购方式、资金支付方式等。了解采购人的真正的需求后，就能够将采购人的需求具象化，转化成书面采购需求。
二是组织市场调研。针对采购内容合理确定调研范围，保障调研的准确度和效率。比如通过咨询论证调查的方式，了解产业的相关发展情况、市场情况、历史成交情况，以及后续的运维升级、更换备品备件等耗材采购情况。在孙文秀看来，代理机构可以组织市场调研完成以上工作，也可以在日常工作中积累同类采购内容的项目信息。但应当注意，在调研的过程中，应当公平公正的对待各供应商，不能以达成最终的采购意向为目的，不能与供应商进行实质性地谈判，应保证最后采购需求的合法合规性，降低后续的采购风险。
三是对采购需求进行分析与评估。对采购需求的分析评估应主要着重在两个方面：一是对采购需求的合法合规性进行评估，主要针对采购需求的制定是否符合法律法规及相关政策。二是对采购需求的科学性进行评估，包括采购需求与采购人的实际需要的匹配度是否准确，采购需求与产品的市场平均价的匹配度是否合理，以此采购需求进行采购执行逻辑是否科学合理。
四是充分发挥专家力量，充分利用数字化手段。针对项目中论证专家专业水平参差不齐的情况，采购人、采购代理机构可以通过项目积累去评估专家水平，划分梯队，在采购需求制定阶段充分发挥专家的专业化能力。另外充分利用数字化发展带来的便利，积累项目信息情况，在有条件的情况下，形成对应的专家库、供应商库、市场成交价数据库等内容，提高采购需求制定效率，更好地协助采购人进行需求管理，真正做到高效服务、价值服务。
孙文秀认为，代理机构要想达到服务目标，应当努力提升自身的核心竞争力，在提供严谨规范的程序化代理服务的前提下，注重积累专业化知识和项目关键信息，注重人才培养与团队建设，加强专业化培训，提高专业化水平，让代理机构的咨询服务发挥出最大的价值。
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