一、团队专业水平 员工学习培训情况、获得政府采购培训合格证的数量、专职从业人员数量
浙江国际招投标有限公司为切实加强公司政府采购从业人员的管理,进一步提高从业人员素质,规范从业人员行为,培养一批既懂政府采购法律法规又懂专业知识的高素质招标代理人才,每年安排公司员工进行政府采购业务培训。目前公司具有专职从业人员55人,2020年至今公司参加安排内部培训10场次,外部培训(网络教育)6场次。
公司每年不定期参加政府采购信息报等全国政府采购领域权威机构组织的线上培训班,如2021年度、2022年度全国政府采购代理机构线上培训班,《政府采购框架协议采购方式管理暂行办法》线上专题培训班,“易采通”手机端线上年度培训课程,在线聆听全国知名权威的专家授课,打破教学时空限制,确保工作不断,全体员工在不同区域利用移动设备参加线上培训,大大提升了培训效能,取得了良好的培训成效,员工们反馈很好。
另外,公司还特别安排采购人跟员工一起参加,让采购人对政府采购法律法规体系有清晰的了解,解决采购人在实操中的疑难问题。
二、内控制度建设 如何通过健全内控制度避免项目风险、提升采购质量
公司始终遵循公开、公平、公正和诚实守信的原则,根据公司实际情况,建立完善内部控制制度,明确操作流程,规范操作程序,加强内部监督管理,建立完善内部控制制度,强化内部风险防控。包括政府采购操作流程及审核管理制度、岗位设置及分工制度、样品室管理规定、质疑答复管理制度、档案管理制度、公司财务管理的规定、政府采购工作相关纪律及奖惩制度、招标采购项目评标纪律管理制度、政府采购项目内控检查实施办法等等。
2021年起公司启用新的OA系统,从项目委托、采购文件制作、采购公告和采购结果公示的发布、中标通知书发出到后续服务等各个环节通过使用OA系统实现项目的全流程管理,严格的三级审核程序,主要节点、关键环节上监督制约的管控模式,实现无纸化办公,提升办事效率,确保每个项目的各个环节在层层把关下,保质、高效、顺利实施。
2022年公司特出台《政府采购项目内控检查实施办法》,按照“严格检查,不留情面,有错必纠,违规必罚”的原则,根据财政部门监督评价工作相关要求开展每年2次的政府采购项目内控检查,业务部门间通过随机抽取项目进行对查,将内控检查作为强化内部管理、改进代理工作、提升执业水平重要抓手,严格按照政府采购相关要求开展各项代理工作。对整改不到位或者问题严重的部门,通过约谈、问责相关负责人等措施,降低风险点,实现常态化检查机制。
制度建设相关文件目录
序号 | 文件编号 | 文件名称 |
1 | ZJGJ/QD-2017-01 | 采购代理委托管理制度 |
2 | ZJGJ/QD-2017-02 | 采购需求制定管理制度 |
3 | ZJGJ/QD-2017-03 | 采购文件编制管理制度 |
4 | ZJGJ/QD-2019-01 | 信息公告管理制度 |
5 | ZJGJ/QD-2017-04 | 评审管理制度 |
6 | ZJGJ/QD-2017-05 | 保证金管理制度 |
7 | ZJGJ/QD-2018-04 | 质疑答复管理制度 |
8 | ZJGJ/QD-2018-05 | 档案管理制度 |
9 | ZJGJ/QD-2017-07 | 评标专家须知 |
10 | ZJGJ/QD-2018-02 | 招标采购工作人员行为守则 |
11 | ZJGJ/QD-2021-01 | 岗位设置及分工制度 |
12 | ZJGJ/QD-2018-01 | 政府采购工作相关纪律及奖惩制度 |
13 | ZJGJ/QD-2021-02 | 样品室管理规定 |
14 | ZJGJ/QD-2017-06 | 政府采购操作流程及审核管理制度 |
15 | ZJGJ/QD-2018-04 | 招标采购项目评标纪律管理制度 |
16 | ZJGJ/QD-2020-01 | 公司财务管理的规定 |
17 | ZJGJ/QD-2021-01 | 法务管理制度 |
18 | ZJGJ/QD-2021-03 | 保密工作管理制度 |
19 | ZJGJ/QD-2022-03 | 政府采购项目内控检查实施办法 |
三、采购项目经验 受哪些采购人委托、做了哪些有难度的项目、获得了哪些采购人好评等
公司自1993年成立以来,政府采购项目代理项目个数、中标总金额在省内同行中名列前茅,截止到4月,2021年度承接完成政府采购项目2599个项目,委托金额约39.41亿元,中标金额约36.26亿元。代理项目范围涵盖了信息科技、社会公用、城市基础设施、医疗、教育等各个领域。如2022年第19届亚运会组委会的2021-2022年“赋能亚运”App线上营销活动项目、杭州2022年第4届亚残运会倒计时一周年主题活动、浙江省人民政府驻京办安保服务、浙江省经济和信息化厅“浙江省全球先进制造业基地建设“十四五”规划项目”,浙江省财政厅第四期高端会计人才(企业类)培养项目、浙江省食品药品检验研究院新冠疫苗能力建设项目、浙江大学医学院附属第二医院口腔手术导航定位系统项目、浙江省应急管理厅浙江省第一次全国自然灾害综合风险普查省本级普查技术服务项目、杭州市人力资源和社会保障局2021杭州国际人才交流与项目合作大会整体氛围及布展搭建项目、桐乡市世界互联网大会承办工作委员会2021年世界互联网大会“数字经济产业合作大会”会议、浙江省人民医院全省新冠核酸检测应急平台建设项目、浙江省肿瘤医院麻醉机等等。
公司在医疗卫生领域的医疗、教育方面的业绩尤为突出。浙江国际招投标有限公司先后承接了浙江大学医学院附属第一医院、浙江大学医学院附属第二医院、浙江大学医学院附属儿童医院、浙江大学医学院附属邵逸夫医院及各地医疗机构等医疗设备和服务项目的采购,浙江传媒学院、浙江工商大学、杭州师范大学、杭州电子科技大学、浙江工业大学、浙江理工大学、浙江音乐学院、浙江机电职业技术学院、中共杭州市委党校、杭州职业技术学院、杭州科技职业技术学院、杭州市美术职业学校等高校的仪器设备和服务项目的采购。截止到目前,2022年共承接有关医疗卫生、教育系统的政府采购代理项目约1550个项目,中标金额约25.61亿元,占公司政府采购业绩的70.63%,得到业界的一致认可。
同时,公司不定时为采购人提供相关招投标法律法规政策的培训课程,有助于采购人更好地解读政府采购执法标准化工作,提高医疗行业采购人政府采购工作的能力。
四、采购文件编制质量 本机构是否有完备的采购文件范本;在文件编制环节如何与采购人沟通,确保采购需求得到更好实现;有无因为采购文件编制瑕疵而引发质疑投诉
采购文件编制是技术含量最高、专业性最强、难度及工作量最大的一项工作,随着公司采购业务不断扩大,改变各业务部门编制采购文件格式、内容等不统一,我公司花了大量的时间制作了采购文件范本,使招标采购活动进行规范统一管理,发挥整体优势。制定采购文件范本无论是采购人还是供应商在实际操作过程中节约了大量时间,更有针对性、操作性。
在采购文件编制前,我们会跟采购人做好充分有效的沟通,了解采购项目的货物型号、配置、服务要求、付款方式、采购预算、资金来源等等项目的基本情况。其次,我们结合以往大量实践经验,协助采购人明确采购范围、编制合规完整的采购需求以及服务方案。
采购文件编制完成后,公司严格实行三级审核程序,如发现采购文件存在不准确、不完整或错误的地方,文件将被退回,项目经理予以修改、补充和完善,确保采购文件编制质量。
因采购文件编制瑕疵而引发质疑投诉的情况也是很常见的,如采购文件中存在排他性、倾向性条款,关键条款的表述存在争议,前后不一致等情况都会引起质疑投诉,因此要根据采购项目的特点和需求依法编制采购文件,严把采购文件制定关、审核关。在采购文件中不能带有倾向性、歧视性或排他性条款,对技术复杂、专业性强的采购项目,制定采购文件时要组织专家论证。
五、询问质疑答复情况 如何协助采购人做好质疑答复
近年来,随着公司政府采购业务扩大,政府采购质疑数量呈上升趋势,供应商维权意识显著提高,质疑、投诉数量明显增加且案件复杂甚至有专业化倾向。为妥善处理复政府采购质疑回复,公司特制定《质疑答复管理制度》。处理好质疑回复,应做好以下几个方面工作:
1.提高采购文件编制水平。根据采购项目的特点和需求依法编制采购文件,严把采购文件制定关、审核关。审核时特别注意采购文件中不能带有倾向性、歧视性或排他性条款;如遇到技术复杂、专业性强的采购项目,制定采购文件时要组织专家论证。
2.协助采购人,积极征求采购人意见。由于采购需求是采购人提出的,采购人对采购文件的内容比较清楚,因此,项目经理在答复前最好先向采购人了解采购文件相关内容制定的原因、背景,再征求采购人的意见。
3.严格政府采购流程管控,依法按照采购文件开展采购活动。政府采购开标和评标环节,是政府采购风险多发环节,项目经理在操作采购项目过程中要严格按照政府采购相关流程开展项目,特别要注意细节、程序不能少,往往因为这些小事没有处理好而造成供应商的误解进而提出质疑并提起投诉。
4.提升从业人员质疑处理水平。通过培训提升政府采购质疑投诉处理能力,加深政府采购的相关法律法规理解,帮助业务人员更加规范、高效地开展处理好质疑答复工作。
5.质疑回复完成后,公司严格实行四级审核程序,分管副总经理负责对公司的每一份质疑回复文件进行认真审核,如发现质疑回复文件存在不准确、不完整或错误的地方,文件将被退回,项目经理予以修改、补充和完善,确保质疑回复文件编制质量。