宁夏回族自治区财政厅日前印发了《关于印发<宁夏回族自治区政府采购档案管理办法>的通知》（宁财规发〔2021〕4号，以下简称《通知》）。《通知》指出，为加强政府采购档案管理，有效保护和利用政府采购档案资源，宁夏回族自治区财政厅印发了《宁夏回族自治区政府采购档案管理办法》（以下简称《管理办法》），《管理办法》自2021年8月1日起施行，有效期至2026年7月31日。《关于印发<自治区本级政府采购档案管理暂行办法>的通知》（宁财（采）发〔2009〕1643 号）、《关于政府采购档案管理有关问题的通知》（宁财（采）发〔2011〕296 号）同时废止。
《管理办法》共分为总则、政府采购档案的归集、政府采购档案的管理、政府采购档案的利用和销毁、法律责任、附则等六章，具体细化为三十六条。
根据《管理办法》，政府采购档案实行“谁采购、谁负责”，各级采购人承担本单位政府采购活动档案归集、管理、利用和销毁的主体责任。
《管理办法》规定，政府采购档案归集应当符合三项要求：一是政府采购档案必须规范完整、内容齐全；二是档案材料中的签名、印鉴必须真实有效；三是政府采购档案资料除特殊情况外均要求为原件。政府采购档案归集包括的内容为：采购预算、采购需求、采购意向、采购计划、委托代理协议、进口产品核准或备案、采购方式变更等前期文件资料；采购文件及其澄清、补充和修改、各类采购公告、资格预审、答疑等文件资料；投标文件、开标记录、专家抽取、评审过程及报告等文件资料；中标或成交文件资料；采购合同、履约验收、质疑及答复、投诉处理等文件资料；其他与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的文件资料。
除履约验收文件资料外，其他政府采购档案应当在政府采购合同签订后2个月内进行归集，因故不能按期归集的，相关责任人应作出书面说明，原则上不得超过合同签订后的6个月。履约验收文件资料按照政府采购合同约定开展履约验收后及时归集。跨多个年度实施的政府采购档案应按实施年度归集相关文件资料。
《管理办法》强调，采购人、采购代理机构对政府采购档案应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。任何人都不得将政府采购档案据为己有或者拒绝归档。政府采购档案保存期限为从采购结束之日起至少十五年。采购结束之日以履约验收合格之日起算，因其他原因导致未能按期履约验收的，以签订政府采购合同之日起算。
关于政府采购档案的利用和销毁，《管理办法》要求，财政、审计、巡视（察）、司法等部门因工作职责需要调阅、复制或摘录政府采购档案的，应填写政府采购档案登记表，经该单位档案管理人员审核、单位负责人批准后，由档案管理人员抽调档案，予以阅览、复印或摘录。需要外借政府采购档案的，应填写政府采购档案外借登记表，经该单位档案管理人员审核、单位负责人批准后办理外借手续，外借时间最长不得超过一周。保管期满的政府采购档案，采购人应按三项程序销毁：档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造册；销毁意见应报单位负责人审核批准；销毁政府采购档案时，应指定两人负责监销，核对清点销毁的档案，防止档案遗失和泄密，销毁后监销人要在销毁清册上签名。销毁清册（含销毁清单及销毁意见）保管期限为永久。
《管理办法》规定，采购人、采购代理机构在有关部门实施监督检查过程中，拒绝提供政府采购档案的，属于拒绝有关部门依法实施监督检查，依照《政府采购法》第七十一条等规定，由各级财政监管部门责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报。
采购人、采购代理机构违反规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的，依照《政府采购法》第七十六条等规定，由各级财政监管部门处以二万元以上十万元以下的罚款，对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
采购人、采购代理机构不按规定立卷归档、档案管理混乱、将政府采购档案据为己有、明知所保存的政府采购档案面临危险而不采取措施造成档案损失、档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守造成档案损失的，依照《宁夏回族自治区档案条例》第三十一条等规定，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正，情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分。
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