市直各一级预算单位：
《关于明确政府采购计划备案办理流程的通知》（枣财政发〔2020〕10号）印发实施一年来，取得了备案流程清晰、工作效率提高等较好成效。为了进一步规范政府采购计划备案办理后续流程，健全财政内部控制制度，落实采购人主体责任，根据《政府采购法》和《政府采购法实施条例》等相关规定，现对2021年政府采购项目完成采购程序后有关备案归档事项通知以下：
1、依据法规做好政府采购合同按时备案与按时公告。
根据《政府采购法》第四十七条（政府采购项目的采购合同自签订之日起七个工作日内，采购人应当将合同副本报同级政府采购监督管理部门和有关部门备案）、《政府采购法实施条例》第五十条（采购人应当自政府采购合同签订之日起2个工作日内，将政府采购合同在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上公告，但政府采购合同中涉及国家秘密、商业秘密的内容除外）等规定，采购单位备案并实施完成政府采购项目后，要及时做好以下工作：一是严格按法规规定的时间、内容、方式及要求，对合同原件进行备案并上传至《湖北省政府采购网》；
二是从2021年开始，对于报备的政府采购计划项目完成后报市财政局政府采购管理股的归档资料为：实行集中（分散）采购的报集中（分散）采购项目备案归档资料表、合同副本原件、上传省政府采购网合同截图或打印件。协议供货仍执行原规定。
2、做好政府采购活动文件资料的归集与管理工作。
《政府采购法》第四十二条规定：采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
采购活动记录至少应当包括下列内容：
（一）采购项目类别、名称；
（二）采购项目预算、资金构成和合同价格；
（三）采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；
（四）邀请和选择供应商的条件及原因；
（五）评标标准及确定中标人的原因；
（六）废标的原因；
（七）采用招标以外采购方式的相应记载。
依据上述规定，各采购单位政府采购活动结束后，由项目负责人负责政府采购活动的全部采购文件的归集和整理工作，并按相关法规要求及时做好档案资料的保管与移交工作。
3、固定政府采购专职人员并做好退回单位的政府采购实施计划备案表的分解与归类。
政府采购专职人员主要是做好政府采购申报（前期申报备案表时应有专职人员签字）、执行、备案等工作。政府采购项目实施完成后，要及时督促项目负责人做好资料归集与整理，做好政府采购合同签订之日起2个工作日内在《湖北省政府采购网》上公告工作。对完成政府采购项目退回的备案表一是严格按表中要求进行分解归类;二是将其中一份备案表后附中标（成交）通知书、合同副本原件、验收单交给财务会计入帐，从而完成整个政府采购程序。4、建立政府采购计划项目台帐，实施政府采购报表制度。
各采购单位专职人员按照政府采购预算和计划情况建立政府采购台帐（附件1），以及时全面掌握单位政府采购预算安排、资金使用、项目完成进度等情况，并按月编报采购计划执行情况和信息统计报表。一是各采购单位应当做好采购合同、发票、验收单等资料的日常收集工作，及时掌握填报计划执行情况所需的采购项目信息，准确理解各项信息统计指标的内涵，特别是对于新调整的财政性资金、服务项目类别、节能环保、支持小微企业等指标，要进行认真区分和界定，确保填报数据的完整、准确。
二是采购单位应当依据政府采购合同（无法取得采购合同的可依据发票、验收单等凭证）填报每月集中（分散）采购计划执行情况，并按月将完成集中（分散）采购实施情况表、预算执行情况表（附件2、附件3），逐级上报至主管预算单位，主管部门负责汇总本部门的政府采购预算执行情况（附件2、附件3）。主管预算单位应当于每月25日前向财政部门报送本部门政府采购实施情况表、政府采购预算执行情况表。
三是主管预算单位应当认真分析本部门本系统统计数据。要客观真实反映本部门本系统政府采购工作的开展情况和存在问题，重点反映政策功能落实情况和服务项目政府采购情况。
附件：1. （ ）年度政府采购台账登记表
2. 年 月份集中（分散）采购实施情况表
3. 年 月份集中（分散）政府采购预算执行
情况表
枣阳市财政局
2021年3月26日
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