如何搞好需求和验收管理？（72期）

采购人作为需方和买方，是政府采购的重要当事人，也具有相对强势的地位。政府采购供应链条中，从预算、需求到履约、验收，几乎每个环节都与采购人密切相关。可以说，一桩成功的采购必是采购人正确履职的结果，与源头的需求明确、履约验收的完美收官密不可分。然而，这一头一尾两个环节的问题也经常是花样翻新，轻则影响采购效率，重则导致采购项目失败。我们先来看看两个案例。

第一个案例与采购需求相关。一个医疗设备项目公开招标，采购人在委托采购时提供的技术参数十分粗糙，导致供应商在编制投标文件时遇到N多疑问。经采购代理机构反复沟通，采购人仍然拒绝做出答复，也未补充相关技术参数。最终，该项目由于不具备招标技术条件而无法进行投标。　　

另一个案例涉及文体设备招标项目的验收。采购人在产品验收过程中，发现有个篮球架存在轻微磕碰掉漆的问题，当即决定拒收所有合格产品。尽管中标供应商表示将进行补救或者更换新球架，甚至可以支付违约金，但是采购人仍然坚持解除采购合同。迫使供应商生产的几百万产品全部压库，蒙受了巨大的经济损失。　　

我们认为，一些采购人不愿意、不能够提出或确定采购需求，从源头上为采购效率低下或采购项目失败埋下了种子。而验收环节的不客观、不合理也有失政府采购的公正。　　

那么，应该定出什么规则促使采购人正确履职而不滥用权利呢？　　

我们了解到，近几年来，军队采购部门一系列规范采购人行为的做法，收效明显。　　

先说确定采购需求。一是采购需求三级审核。哪三级呢？第一级，采购单位；第二级，专家委员会；第三级，采购联合监管部门。首先，采购单位按照规范的格式和规定的内容编制采购需求，自行组织审查并且在规定时间内上报。然后，采购管理部门组织技术专家进行审核评定。内容要素不齐全、技术指标不明确的采购需求都会被退回修改，直到全部审核通过。最后，采购联合监管部门进行审批确认，批准后下达军队采购机构实施采购。采购过程中，如需对技术参数进行修改，也必须严格执行三级审核流程。这样的制度设计，看起来复杂，但防止了提出技术参数的随意性和“明招暗定”等违法违规行为，实施一段时间后，效果良好。　　

二是财务审计监督。一方面呢，严格落实集中支付的财务制度。对没有预算、超标准采购的项目，一律不予办理资金支付；对采购计划、采购文件和采购合同中有关经费的条款，必须事先征得财务部门的同意。另一方面呢，突出审计监察的震慑作用，定期审计采购人的经费使用情况和采购合同落实情况，必要时可对采购机构、供应商和其他相关单位进行延伸审计。一旦查出规避招标、虚假招标、浪费资金等违法违规行为，必将依法追究相关单位和人员责任。　　

三是制定技术参数标准。就是按照统一规范、分类分级、动态管理的原则，建立集中采购产品的标准技术库，包括技术规范、质量标准和验收条件等内容。并且将历年采购物资的技术参数、设备配置和价格条件等信息录入库内，为采购人编报采购需求提供参考。对于市场成熟、技术稳定、需求统一的产品，逐步将技术参数标准化。采购人采购标准产品，只需根据经费预算选择相应的产品类别和配置条件，不需再编制详细技术参数。这样一来，既减轻采购人的重复劳动，又防止在技术参数中设置排他性条款。　　

在加强合同履约监管方面。首先，明确采购质量监督责任。生产过程中的产品质量监督，主要由采购机构采取驻厂跟检，随机抽检，或者委托国家和军队检测机构检验实施。产品出厂检验验收，由采购人代表、采购机构代表和相关专家组成的检验验收组实施，必要时邀请使用单位代表参加。　　

其次，严格合同变更程序。在合同履行过程中，确需对合同内容进行变更的，由供应商提出申请，采购机构组织查证，并提出意见建议，最后报采购人单位和采购管理部门批准后实施。　　

第三是加强后续服务管理，采购机构每年定期组织供应商、科研单位技术人员和相关专家，到使用单位进行质量跟踪调查和物资巡检巡修，及时处理物资使用保管过程中出现的各种问题。　　

军队的这些做法是不是很值得借鉴呢？当然，在政府采购领域，强化落实采购人主体责任的努力也是进行时。2015年实施的《政府采购法实施条例》细化了采购需求和履约验收方面的管理。2016年11月25日，财政部出台的《关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》，进一步强化了采购人对采购需求和履约验收的主体责任。　　

亲爱的政府采购同行，听完你有何感想呢？欢迎在留言板上继续探讨！