科学设置内部科室 履行集采法定职能

　　有这样一则寓言故事：七个平凡而平等的人住在一起，每天大家共喝一桶粥，但很显然粥每天都不够。刚开始的时候，他们抓阄决定由谁分粥，每天轮换一个人，于是一周下来，每个人只有在自己分粥的那天才能吃饱。后来，他们决定推选一个道德高尚的人分粥。然而强权产生后，其他人便开始挖空心思讨好他、贿赂他，搞得整个小团体乌烟瘴气。然后，大家开始组成三人的分粥委员会及四人的评选委员会，一顿互相攻击扯皮下来，粥吃到嘴里竟然全是凉的。最后，他们想出一个办法--轮流分粥，但分粥的人要等其他人都挑完后才可以吃剩下的最后一碗。于是，为了不让自己挨饿，每人在分粥时都会尽量分得平均。采用这种分粥方法后，大家终于相处得快快乐乐、和和气气……
　　
　　这则故事表明，同样是七个人，采用不同的分配方式，遵循不同的运行机制，结果却完全不同。由此可见，机制在很多领域非常重要，良好的机制能产生事半功倍的效果。
　　
　　如果将集采机构比喻为一台机器，那么，每个科室就是一个个齿轮，大小齿轮如何搭配、齿轮连接方式如何，直接影响机器的运转状况。而齿轮的搭配和连接方式，机器的运行机制，就是集采机构的内部科室设置模式。科学的内部科室设置事关集采机构的生存与发展，事关集中采购事业的成败。［详细］

　　辽宁：以“四段式”相互监督

　　辽宁省政府采购中心（以下简称“辽宁采购中心”）把原来的采购一处、采购二处合并为采购处，同时成立合同管理处，形成与综合处、招标处并行的“四段式”科室设置。
　　
　　综合处负责接受任务单，按职责分工提出承办意见，报分管主任审定后，送达采购处承办。同时，负责供应商质疑和投诉受理的综合性工作及对各业务处室的工作考核；采购处负责承接综合处转来的采购项目承办单，明确项目负责人，与采购单位签订委托代理协议，沟通采购需求，制定操作方案，编制和发放采购文件，在指定媒体上发布采购信息，并将采购项目移交招标处依法组织采购项目的开标（谈判、询价）和评审工作；招标处负责承接采购处转来的采购文件，负责开标（谈判、询价）前的准备工作，组织开标（谈判、询价）和评审工作，负责对评审专家的考核评价，拟订并发布中标（成交）公告和中标（成交）通知书，组织中标（成交）供应商的资格候审，并将采购项目相关资料移交合同管理处；合同管理处依法组织采购单位与中标（成交）供应商签订采购合同，负责采购合同管理和履约验收工作、归集和整理采购文件资料，形成完整的档案资料并装订成册，定期移交综合处归档。（付政浩）

　　
　海南因地制宜设国际招标部

　　海南省政府采购中心（以下简称“海南采购中心”）内设四部二室，即项目采购部、开标评标部、综合监管部、国际招标部和办公室、财务室。其中，办公室负责日常行政及外宣联系工作，财务室负责日常财务核算工作，参与中心的业务运作管理。而在其他四个部门之中，除却国际招标部，其他三个部基本上是按照采购流程分段负责模式进行设置的。
　　
　　项目采购部负责标前工作，即负责落实采购项目需求、编制采购文件、办理采购预告和采购公告及更正与澄清公告等审批手续，必要时，组织专家进行采购文件论证等采购项目的“标前”工作；开标评标部负责组织开标、唱价、评标工作，办理发布采购结果公示及中标、成交公告等手续，发放中标、成交通知书，并整理采购文件归档资料，按档案建档标准建档，退还投标保证金等采购项目的“标中”工作；综合监管部负责采购文件审核工作、采购业务开评标的监督工作，以及采购项目的承接和签订委托协议等采购项目的“标后”工作。以上三个部门之间严格遵循政府采购流程，彼此之间的工作业务需要互相衔接，从而彼此制衡最终实现采购流程规范化的预期。
　　
　　考虑到海南的特殊地理位置，海南采购中心还单独设立了一个国际招标部。该部门的职能具体规定如下：负责国际招标项目的分发工作；落实国际招标项目的需求、编制招标文件、办理招标预告、招标公告及更正澄清公告等审批手续；必要时，组织专家进行招标文件论证等招标项目的“标前”工作；向开标评标部移交采购项目开评标文件；配合做好质疑、投诉的回复工作；完成中心交办的其他工作。在实际操作国际招标项目时，国际招标部通过负责编制标书等标前工作与开标评标部、综合监管部按照采购流程来实现工作的衔接。（付政浩）

　　
　　山东：特设项目验收部和资金结算部

　　山东省省级机关政府采购中心在内部专门设置项目验收部和资金结算部，项目验收部负责采购项目的验收工作，资金结算部负责投标（报价）保证金的收取与退付、中标（成交）供应商履约保证金的收取与退付等工作。
　　
　　项目验收部根据项目具体情况确定抽查验收项目，抽查数量不少于项目总数的30%，工作人员按照采购文件要求，对照合同进行现场验收，必要时聘请相关专家参加验收。验收完成后，工作人员组织填写《省级政府集中采购项目抽查验收单》，相关专家在验收单上签字确认；如合同执行中存在问题，则根据调查情况作出相应处理意见。
　　
　　在投标（报价）保证金收取环节中，供应商凭项目承办部室开具的《投标（报价）保证金交纳凭单》到资金结算部交款，款项到账后，资金结算部工作人员开具资金往来结算收据，并在《投标（报价）保证金交纳凭单》上加盖资金结算办讫章。
　　
　　对于未中标（成交）供应商的投标（报价）保证金，资金结算部在《中标（成交）通知书》发出之日起5个工作日内无息退还；中标（成交）供应商的投标（报价）保证金在合同生效后5个工作日退还。款项退付后，工作人员在《退付凭单》上加盖资金结算办讫章。
　　
　　此外，资金结算部还负责履约保证金的收取与退付工作。中标（成交）供应商在签订合同前按照采购文件规定交纳履约保证金；资金结算部根据《履约保证金退付凭单》和《省级政府集中采购项目履约保证金退付表》在18个工作日内无息退付履约保证金，如退款单位名称与参与投标（报价）的供应商名称不一致，款项则退至供应商账户。（韩 冰）　

　
　　河北：标书四审 分段制效果好

　　河北省省级政府采购中心在内部机构设置方面按采购流程分段设置。根据政府采购项目受理标书与信息的发布、采购文件的编制及组织论证、组织开评标活动、签订采购合同及实施监督等四个环节，将相应工作职责对应分配到综合信息部、采购一部、采购二部和监督部。
　　
　　除了平日四个部门严格遵循“四阶段负责制”之外，河北省省级政府采购中心在制作标书方面的做法也是一大亮点，他们制作标书的细节也折射出了分段负责这种模式的优越之处。
　　
　　据河北省省级政府采购中心主任辛培堂介绍，他们在制定标书时严格遵循采购文件四稿定稿制，即在具体操作过程中，采购一部负责采购文件的编制，采购人提交项目需求后，由中心综合信息部受理采购信息，然后由采购一部经办人制作标书初稿；一部部长和主管主任审核完善后形成二稿；而后由经办人组织专家进行论证修改、补充和完善，形成第三稿；经相关领导审签后经综合信息部转交采购二部，进一步查找以弥补漏洞，最终采购二部确定开标时间并经采购人盖章确认，形成终稿报采购中心领导签发。（付政浩）

　　　　
　　山西：“三审制”提前有效纠偏
　　

　　2010年，山西省省级政府采购中心设立了专门的内部审核部门，负责对采购项目执行中的各环节进行合法性、合规性审核，即采购文件、采购程序和采购结果“三审核”制度。审核的具体程序为，审核部门与执行部门按项目分不同环节对口审核，审核部门执行人将不同环节的审核意见反馈给执行部门，执行部门执行人根据审核意见予以修正、完善。如果执行部门对审核意见有异议时，通过沟通、研究，必要时组织专家论证解决。
　　
　　采购文件审核的内容主要包括五个方面：一是资格条件设置是否与采购项目功能吻合，确保公平参与和充分竞争；二是投标无效条件的设置是否符合法规规定和项目特定要求，避免存在隐形排斥现象；三是评分细则设置是否体现法律规定的7种情形，各因素间的权值是否符合项目的功能要求和财政资金使用效益最大化的要求；四是特殊采购项目的特殊性是否存在倾向性、指向性；五是评分标准分值设置是否体现了政府采购节能、环保等政策功能。
　　
　　采购程序审核包括五个方面：一是开评标执行程序是否符合法律法规的规定；二是评审专家是否实现了与本项目有关的回避制度；三是主持人言行是否规范；四是采购人代表是否有诱导评审工作的倾向性言行；五是评定过程是否严格按照评分标准进行。
　　
　　采购结果审核的内容主要包括三个方面：一是信息公告内容与专家评定推荐意见的一致性；二是中标金额、数量与招投标金额、数量的一致性；三是服务期限、服务内容与中标供应商承诺的一致性。
　　
　　“三审核”制度将内部保障功能有效嵌入业务执行流程中，前移内控关口，形成及时发现问题、及时解决问题的有效纠偏机制，在降低差错发生几率的同时，有效提升了标准化建设水平和采购活动的法制化水平。（黎娴）

　　
　　黑龙江：分段、分类并行设置

　　当前，在政府采购中心内部科室设置模式方面基本上分为分类设置和分段设置，而黑龙江省政府采购中心（以下简称“黑龙江采购中心”）在这方面则兼取两种模式之长并结合实际情况，走出了一条与众不同的道路。
　　
　　一方面，黑龙江采购中心根据政府采购的项目类别设置了货物采购处、工程采购处、服务采购处等三个处室，此外，因为承担药品采购职能还设立了药品器械采购处，这四个处室分别负责采购货物、工程、服务和药品；另一方面，黑龙江采购中心还根据采购的具体流程设置了技术审核处、合同监督处（除却以上这些处室外，黑龙江采购中心还设有采购中心办公室负责日常事务工作），这两个处室与前面四个处室需要逐一进行协同配合。
　　
　　黑龙江采购中心将这种模式定义为“三段式”采购模式，即前端技术审核由技术审核处负责、中端的执行操作由负责某个采购类别的处室负责、末端合同履约情况则由合同监督处负责。
　　
　　比如，以货物采购为例。当需要进行货物采购时，技术审核处负责审核所需采购货物招标文件的技术指标，货物采购处则负责组织开评标，而合同监督处则负责现场监督开评标以及合同履约验收。
　　
　　黑龙江采购中心这种综合运用按项目类别设置和按采购流程设置的做法，巧妙地使两种模式融为一体，起到了非常好的效果。一方面，以“三段式”采购模式为基本思路，使各处室之间互相协作、互相监督、互相制约，最大程度地规范了政府采购流程，基本杜绝了由一个部门“一条龙”式管到底而产生的运行弊端；另一方面，将采购对象一分为四，货物、工程、服务和药品都有各自专属的部门负责开评标，这既彰显了黑龙江采购中心在不同采购类别方面的专业性，又通过这种专业性提高了开评标的工作效率。
　　
　　一言以蔽之，以三段式采购模式为纲、以按项目类别设置科室的方式为目，黑龙江采购中心在科室设置上可谓纲举目张，一举多得。（付政浩）

　　
　　重庆：质量管理立标杆

　　2010年，重庆市政府采购中心的组织架构在原有的基础上，按照“两段操作、多点控制、相互制衡、强化监督”的原则，增设了综合处和质量管理处，以提高政府采购工作的质量和效率，加强政府采购工作的综合管理，从组织机构上对采购过程的各个主要环节实行相互监督和制约。
　　
　　具体而言，综合处主要负责接受采购计划、编制采购文件、发布采购公告、办文办会、统计归档等工作；采购处主要负责组织开标评标，发布中标或成交公告、网上询价采购、网上政府采购系统的开发及维护与管理等工作；质量管理处主要负责采购中心各处采购的质量管理、质疑处理、协助重庆市财政局处理投诉、对采购中心各处在采购活动中的不规范行为下达处罚意见等工作。
　　
　　除此以外，保证金收取由财务处负责，涉及法律问题由法规处负责，各部门职责明确、多人负责、各司其职、多点控制、相互协作、相互监督，从制度设计上更好地保证了规范运行，最大限度地避免了不规范操作，强化了监督管理。（黎 娴）

　　
　　成都增设调研监察部 统一答复质疑

　　2010年3月，成都市政府采购服务中心（以下简称“成都采购中心”）内部新增设了一个处室--调研监察部。据成都采购中心副主任陈仕伟介绍，调研监察部的建立主要起到了内部监督管理的作用。
　　
　　该部门内设部门主任及职员各一名，主要负责受理该中心有关质疑和争议的协调和处理、反馈、报告等工作。即当供应商对某项目提出质疑时，首先要由该部门对被质疑项目进行审查，无形中增加了对该项目经办人的约束。除此之外，该部门还负责终审招标文件的制作是否存在纰漏。“该部门没有成立之前，招标文件需过两道关。第一关是招标文件经办人，第二关是项目招标经办人。”陈仕伟说，“该部门的建立，承担了第三次审核招标文件的作用，进一步强化了招标文件的规范性。”
　　
　　同时，该部门还承担制定重大项目的市场调研计划，并组织开展市场调研活动。“这样一来，该部门业务基本形成事前调研、事中处理质疑、事后完成采购人委托验收的完整体系。” 陈仕伟说。
　　
　　据了解，在2010年3月以前成都采购中心的质疑环节分布在各个处室，由项目经办人进行质疑答复。“成都采购中心建立初期，接手项目并不多，这样的机构设置便于缩短工作流程、提高采购效率。”陈仕伟说，“随着成都采购中心的规模一步步扩大，我们发现将质疑环节散落在各个部门中，每个部门处理质疑的标准不同，容易引发其他问题。”
　　
　　陈仕伟举例说明，一个家具类政府采购项目的投标供应商向成都采购中心提起了质疑。如果按照2010年以前的机构设置，就要由分别负责这两个项目的主要负责人负责答复该供应商，而两个人对待质疑的态度一旦有所不同，便会给供应商留下上升为投诉的空间。
　　
　　为此，成都采购中心将质疑答复环节从每个业务处室中抽离，进行合并同类项。“这样一来，质疑答复环节就有了统一出口。”
　　
　　据悉，除了调研监察部，成都采购中心还设有办公室、采购一部、采购二部、财务部、招标一部以及招标二部等六个处室。其中，采购一部主要负责除车辆、家具、锅炉、电梯外的货物、工程以及通用类服务项目；采购二部主要负责采购一部中未包含的所有项目。采购一部、二部中分设一名主任及一名职员。招标一部、二部主要负责对接采购一部、二部所承担的采购项目招标文件的编制工作，并肩负发布采购公告和结果公告以及政府采购相关信息等职责；协助组织开标、评标工作，负责供应商的质疑答复工作。（杜子越）