黑龙江省黑河市政府采购中心通过政采档案管理推动标准化规范化科学化

　　政府采购档案是反映政府采购活动过程的"记事本"，政府采购档案管理作为政府采购的基础工作，记录政府采购活动的全过程，是政府采购风险的监控器。合法合规、系统完善的政府采购档案在防范采购风险方面发挥着"防火墙"的作用。黑龙江省黑河市政府采购中心（以下简称"采购中心"）档案管理工作严格按照程序操作，着力规范档案管理工作，明确职责要求，有效促进了政府采购基础工作的标准化、规范化、科学化和系统化建设。

　　提高思想认识 完善规章制度

　　要做好政府采购档案管理工作，规范政府采购行为，提升工作质量，就要规范政府采购档案管理制度，细化管理程序。采购中心一是严格执行《档案法》、《政府采购法》的规定，在工作中，积极开展宣传和教育，提高全体工作人员的思想认识，使大家充分认识到采购档案管理工作的重要性，形成了人人重视采购档案，自觉收集、整理、管理采购档案的良好氛围。二是在实际工作中，采购中心参照现行的档案管理制度要求为档案管理工作专门出台了《黑河市政府采购中心档案管理制度》，该制度涵盖了采购中心档案管理人员的工作职责。三是实现政府采购档案管理的标准化，以达到归档范围明确、立卷标准清楚、采购文件归档时间严格。严格归档要求，凡对进入采购中心交易的各类项目，均按照归档要求单独分项整理归档，做到资料齐全、完整、真实，单位及法人盖章、签字无遗漏，手续完备，并限定档案移交时间。

　　提升硬件设施 实现有序运作

　　在搞好制度建设的同时，采购中心还进一步提升了档案管理工作的硬件设施，并抓好档案管理工作人员的业务培训工作。一是采购中心自成立以来，办公条件一直受到限制，只有三间办公室，没有档案室。采购中心多次向领导汇报工作，终于调剂出一间办公室作为专门的政府采购档案室。二是在配置了政府采购档案室后，采购中心挤出经费狠抓政府采购档案室的硬件升级，配置了密集架、档案柜等硬件设施，确保了政府采购档案的安全。三是尽管人手不够，但采购中心还是专门配备了一名工作人员专门负责政府采购档案的收集、整理、归档工作。为了使档案工作人员更具有专业水准，将其委派到市档案馆学习培训，系统学习档案管理知识。此举强化了采购管理环节，提高了资金拨付效率，提升了采购工作的规范化管理水平。

　　科学分类建档 规范使用管理

　　科学的档案管理制度要发挥功效，还需要通过执行落实效果。采购中心规定由采购项目负责人员承担具体收集和整理工作，档案管理人员负责日常维护和管理工作，形成了分工明确、规范有序的采购档案管理机制。一是政府采购项目存在许多特殊性，有的政府采购项目完成时间较长，为了加强政府采购档案管理，采购中心明确规定在政府采购活动中由项目负责人严格按照《政府采购法》的要求收集当次采购文件、相关资料、合同文本等采购文件的收集及对该项目的档案整理、移交，对于资料不全的档案，档案员可以拒绝接收。二是政府采购工作严格按照程序进行，在申报、审批环节及整个采购活动全过程都要形成文字材料，并由档案员分类、整理、立卷，对收集的采购项目文件资料，采购文件整理完毕后，及时进行科学分类、排列、装订等，按照档案管理移交程序，及时清点移交档案室备存，实现了档案管理的标准化、规范化。三是严格执行档案的借阅和使用制度、销毁制度。为最大限度地发挥政府采购档案的效用，妥善保管政府采购档案，采购中心严格执行借阅制度，防止政府采购档案丢失或缺损，最大限度地延长政府采购档案载体寿命，达到法律要求的保存十五年的标准；对涉及商业秘密的资料，严格限定查阅权限，以保护厂商的合法权益；另外，严格政府采购档案销毁制度，防止了为逃避监督检查销毁证据等行为的发生。