宁夏财政厅要求政府采购档案保存25年，以便于配合领导问责和纵向工作比较
　　
　　宁夏首开档案管理“良方”
　　
　　面对重采购、轻档案管理这一政府采购顽疾，近日，宁夏开出了诊断良方。宁夏回族自治区财政厅首次出台了《自治区本级政府采购档案管理暂行办法》（以下简称《办法》），对自治区本级采购单位、采购监管部门和采购代理机构对采购档案的收集、归档、管理、使用和销毁等活动提出了细化的管理思路。
　　
　　采购管理寻求一统
　　
　　说起档案管理，宁夏回族自治区财政厅政府采购处相关负责人用了一个“乱”字来形容。据介绍，目前宁夏在政采档案管理上五花八门、良莠不齐：有的装订做得不错，但整体内容却杂乱无章；有的缺失情况严重，不少采购单位只保存了发票、中标通知书、结算单等几样重要的文件，有的对档案的理解十分局限，认为只有评标现场的录像才有保存价值。
　　
　　“由于政府采购当事人和相关当事人对档案管理的理解不一，档案管理整体显得比较混乱，正是为了对档案管理统一认识，明确档案归集的具体要求，财政厅才制定了这个《办法》。”该负责人如是介绍了《办法》出台的初衷。据介绍，为了制定《办法》，相关负责人还对《档案法》进行了一番认真研究。
　　
　　档案管理专人负责
　　
　　政采档案究竟包含哪些内容呢？对这个各采购当事人理解不一的问题，《办法》开宗明义给出了具体定义，指出政府采购档案是指从政府采购活动开始至结束过程中有价值的各种文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录。政府采购档案的整理应包括政府采购计划、招标公告、招标文件和答疑记录、图纸、效果图、磁带、光盘、磁盘等载体的各类文件材料以及开标、评标现场监控系统录制的音像资料。
　　
　　为了保证档案的系统性和可查性，宁夏对采购档案的归集提出了具体要求，指出采购档案要有封皮、目录，档案内容要规范统一，采购过程中形成的文件材料要齐全完整，必须是原始件的不可用复印件替代，文件材料中的签名、印鉴手续齐全，整理的政府采购档案应便于保管和使用。
　　
　　“采购档案凌乱，主要原因就是档案管理没有落到实处。好像人人都在管，最终却是谁都没有管。不少采购人在遇到投诉后，才想到要去翻看原始资料，可翻来覆去地却只找到了一张购买发票，一些原始资料已经不知所终，到最后不得不到监管部门来查阅。”该负责人认为，要做好档案管理工作，还需要将管理责任落实到人，建立档案管理岗位责任制。档案管理人员发生变更时，还应办理相应档案的移交手续。
　　
　　档案保存期限为25年
　　
　　参照《档案法》的一些规定，《办法》对档案的使用和销毁也作了详细的规定。查阅政府采购档案，应填写政府采购档案查阅登记表，经单位负责人批准或档案管理人员审核后，由档案管理人员抽调档案，交查阅人查阅；复印政府采购档案，应填写政府采购档案复印登记表，经单位负责人批准或档案管理人员审核后，由档案管理人员抽调档案，交复印人复印。外借档案，最长不超过3天。保管期满的政府采购档案，应按规定程序销毁：档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造册；销毁意见应报单位负责人审核批准，同时报同级档案行政管理部门备案；销毁政府采购档案时，应邀请同级政府采购管理部门人员参加监销；销毁政府采购档案前，销毁单位和参加监销人员，应认真核对清点销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名。
　　
　　《政府采购法》规定，政府采购档案的管理时限至少为15年。宁夏对这个时限进行了扩延，将保管时限定为25年。“确定这个时间我们是经过多方面考虑的。这个时间我们参考了会计档案的一些做法。我国目前会计档案的保管期限一般为25~30年 。将时间规定得略长主要还是为了便于日后有据可查，不至于到出现问题时再‘抓瞎’。我国现在对领导干部实行问责制，很多干部的问题都是在多年甚至几十年以后才暴露出来的。同时保管时间长还便于对采购人、代理机构等采购当事人的采购行为进行长时间纵向比较。”该负责人如是解释道。
　　

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