采购文件保存根据采购方式确定

　　政府采购档案应如何管理？政府采购监管部门、采购代理机构和采购人应分别保存哪些文件？应保存的政府采购档案都包括哪些？采用不同方式的政府采购项目应保存的文件是否相同？……政府采购文件依法应保存至少15年，但是由于法律并未详尽地规定采购文件的管理方法，政府采购实践中还是会出现各种问题。

　　日前，北京市海淀区抓住政府采购档案管理这一处于政府采购全流程最末端的环节，根据政府采购项目采取的不同采购方式分别对采购监管部门、采购代理机构和采购人的采购文件管理进行分工。

　　北京市海淀区财政局政府采购办公室（以下简称“海淀采购办”）主任刘雁向《政府采购信息报》记者表示，海淀区财政局日前修订了于2006年下发的《海淀区政府采购项目档案管理暂行办法》，主要修改事项都集中在采购当事人及相关当事人对采购文件管理的分工之上，目的是根据各方职责进一步细化采购文件管理，有效地保护和利用政府采购项目档案资源，保证政府采购项目档案的完整和规范。

　　采购各方保存文件各不相同

　　政府采购项目所采用采购方式的不同，其产生的采购文件种类也不同。比如，虽然采购代理机构在操作5种采购方式时都需要政府采购项目执行通知书、委托代理采购协议书、采购人技术需求资料等，但采用邀请招标的项目则不需要采购信息公告，采用竞争性谈判的项目需要选择确定参加谈判供应商的过程记录，采用询价方式采购的项目需要询价小组组建资料，采用单一来源方式采购的项目需要单一来源采购方式申请，等等。

　　刘雁表示，《政府采购法》第四十二条勾勒出了政府采购文件保存的基本框架，确定了必须保存的文件种类，此次修订的《海淀区政府采购项目档案管理暂行办法》是在此基础上的进一步细化，并明确了采购监管部门、采购代理机构和采购人分别应保存的文件种类，细化分工，以保证每一个政府采购项目的任何一份重要资料都有相关主体妥善保管。

　　《政府采购信息报》记者了解到，根据海淀区财政局的规定，采用公开招标方式采购的项目其政府采购项目执行书、委托代理协议书等文件需要采购监管部门、采购代理机构和采购人各执一份、共同保管，采购人技术需求资料、采购文件论证意见等由采购代理机构和采购人保存即可，变更采购方式申请及相关附件等只由采购监管部门保管，供应商收到补充或澄清文件确认资料等由采购代理机构保存即可……

　　与此同时，海淀区财政局也明确无论采用5种采购方式中的哪种组织采购，都必须对开标、评审等关键环节全程录像，之后由采购监管部门和采购代理机构共同保存录像光盘。

　　与时俱进更新档案载体形式

　　修订后的《海淀区政府采购项目档案管理暂行办法》更新了政府采购档案的载体形式，政府采购活动中形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等等都属于政府采购文件。

　　海淀采购办认为，随着科学技术的进步，政府采购文件会逐渐从单一的纸质形式向各种媒质载体过渡，而无论以哪种形式完整记录了政府采购行为的文件都应被妥善保管。

　　此次海淀区财政局再次明确了政府采购档案管理不仅仅包括文件的妥善保存，同时还包括档案的立卷、归档和销毁等环节。其中，还有一些细分的采购文件管理步骤，如文件的收集、整理、装订、编制目录等。海淀区财政局还要求管理政府采购文件的各个主体要建立起健全的政府采购项目档案查阅、复制及借阅制度，并指定专人管理采购档案。

　　与此同时，海淀区财政局还依据《政府采购法》的规定要求政府采购项目档案从采购结束之日起至少保存15年，未中标供应商的投标文件作为资料由采购代理机构从采购结束之日起保存2年。保管期满的政府采购项目档案，可按档案管理的有关规定销毁。采购人或采购代理机构因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，采购档案不得随意销毁，必须把在终止和办理注销登记手续之前形成的政府采购项目档案按有关规定移交相关部门。