“实施定点采购，不但节约了大量的财政性资金、简化了采购程序，而且也为供需双方提供了不少便利。”湖南省株洲市财政局政府采购管理办公室主任王庆玲在5月12日接受记者采访时说。
　　
　　为了在此基础上进一步提升定点采购的效率，进一步节约采购时间，株洲市采购办于5月正式实施协议供货备案制度，简化采购程序，将监管的关口后移。
　　
　　备案制度简化程序据了解，截至到目前，湖南省株洲市的协议供货工作已经开展了8年，包括台式电脑、笔记本、打印机等在内的多类产品均先后实施了协议供货。“成效有一些，但问题也有一些”，王庆玲表示，特别是采购程序还过于复杂。
　　
　　此前，株洲市定点采购需要3个程序，首先采购人先要按年初预算编报采购计划，上报上级主管部门，然后采购计划被送财政相关业务科室审批，最后再由株洲市采购办审核、汇总。看似环环相扣，逐级把关，“但在实际操作中，年初预算已对采购数量和金额作出了规定，中间的一些审批环节显得多余”，王庆玲说，也有些采购人为此而抱怨。
　　
　　为此，株洲市财政局下发了《株洲市财政局关于实行政府采购协议供货备案制度的通知》（以下简称《通知》），要求自5月1日起，市本级行政事业单位和社会团体的政府采购协议供货工作实行备案制度，采购单位只需年按初预算编报采购计划，然后直接从已经中标的协议供货商和品牌中选取需要采购的货物；再填制《备案表》交株洲市采购办备案即可，“这就大大减少了采购程序，进一步提高了采购效率，更加便于了监督和管理”，王庆玲说。
　　
　　价格成为监管重点实行备案制度之后，株洲市采购办不再对项目进行前期的审批、把关，但这并不代表着监管力度的降低，而是监管环节后移，所有的事项，特别是采购价格都需要在采购活动结束之后审核。
　　
　　为了降低协议供货的价格，株洲市采购办为价格设定了两道关卡--优惠率和市场平均价格，要求，中标价格必须履行招标时确定的折扣率，并且必须低于市场平均价格。
　　
　　然而，市场平均价格的确定并不是件容易的事情，不但要准确还必须有一定的时效性。为了解决这道难题，株洲市采购办要求所有协议供货的入围供应商必须每月将相关产品的价格更新一次，并综合自己对市场行情的了解确定市场平均价格。
　　
　　据了解，和《通知》一同下发的还包括株洲市协议供货《备案表》，该表格不但包括采购人的相关信息、供应商的相关信息、货物的相关信息，而且包括价格的相关信息。每次采购任务完成采购人均需将其填报完整，以备株洲市采购办对价格等内容的监督管理。
　　
　　支付环节集中把关“截止今日，协议供货备案制度已经执行了一周时间，效果良好，这主要还要感谢集中支付制度的保驾护航”，王庆玲如是说。
　　
　　为了保证备案制度的顺利推行，株洲市采购办使用了“杀手锏”--支付。《通知》规定，协议供货货物验收后,采购人应在5个工作日内，将《备案表》、《考评卡》和相关验收资料报该市采购办备案。市采购办在《备案表》上加盖政府采购备案专用章，作为采购人协议供货支付货款的依据。
　　
　　这就表示，采购人只有拿到株洲市采购办签字盖章的《备案表》才能顺利申请到到资金，供应商才能拿到钱，如果发生协议供货的价格高于市场平均价格、没有执行招标时确定的折扣率、采购人没有购买协议供货的中标产品等情况。资金将不予批复。
　　
　　同时，株洲市采购办规定，对于违规比较严重的采购人将按照《政府采购法》的相关规定进行处罚，违规较为严重的供应商将取消其参与协议供货的资格，从而保证备案制度的顺利推行，协议供货采购的优势淋漓尽致的发挥。