“档案管理是一件很重要的工作，但又是常常被忽略的事。”贵州省财政厅政府采购管理处（以下简称贵州采购处）处长张羽振开门见山，直接点出此次对档案管理工作“定规矩、画方圆”的初衷。

　　日前，贵州省财政厅向全省印发《贵州省政府采购档案管理暂行办法》（以下简称《管理办法》），要求政府采购各方当事人根据《政府采购法》和《档案法》加强和规范档案管理工作。

　　贵州采购处计划出台对采购代理机购考核等多项办法，在此之前首先对档案管理行为进行了规范，用张羽振的话说是“越早规范越好”。

迫在眉睫

　　贵州省在政府采购代理方面，一直是实行市场化管理。自财政部31号部长令发布至今，贵州全省已有50多家政府采购代理机构。今年10月份，贵州采购处对全省政府采购工作进行了全面检查，发现采购文件的管理非常混乱。“乱放、乱堆、资料不全等情况非常普遍，更重要的是很多单位没有采取保密措施，投标文件都涉及供应商的商业秘密，没有保密措施隐患很大。”一位当时参加检查的工作人员介绍说。

　　《政府采购法》第42条对采购文件的保存内容和期限有明确规定，但由于这项工作是在整个采购活动结束之后，常常被各单位忽视。“很多人在观念上不重视这项工作，总认为采完了就完了。再加上单位撤销、变更，人员调动等客观因素，很多文件会在这过程中遗失掉。”张羽振强调，其实这项工作很重要，供应商投诉、甚至今后一些经济案件的追溯调查，都会用到原始文件。

严格要求

　　针对检查中发现的这些突出问题，此次出台的《贵州省政府采购档案管理暂行办法》对档案内容、归集、管理和使用、销毁等各方面做了具体规定和严格要求。

　　“所有的规定和要求都在《政府采购法》和《档案法》的框架之内，又对法律的原则要求进行了具体细化。”贵州采购处负责起草该《管理办法》的工作人员介绍，此次规范管理，最重要的两点是对档案内容的定义和管理要求。在内容方面，《管理办法》进行了扩大和细化，将采购计划、采购方式审批文件、委托代理采购协议书、公证书等都包含在内，并要求相关部门在政府采购合同签订后三个月内整理归档，并要求必须是原件、签名和印鉴手续齐全。

　　随着科技手段的发展，采购活动的文件材料和记录除了纸质文件内容外，还会有许多载体，包括图纸、效果图、磁带、光盘、磁盘等，还包括采购现场监控系统录制的音像资料等，“此次规范管理，把这些因素都考虑进去了，都作为档案资料或辅助档案资料提出保管要求。”该工作人员介绍说。

各方有责

　　《管理办法》第五条规定，政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构要加强政府采购档案管理工作。“我们想强调的是，档案管理不是一方当事人的事，政府采购各方当事人都有职责做好这项工作。”张羽振说。

　　为此，贵州省专门印发了“政府采购项目档案目录”作为附件，详细罗列了32项档案名称，并明确了存档单位。比如“变更采购方式批复”的文件，监管部门、采购代理机构、采购人三方都要存档；“招标文件发售记录”就只要采购代理机构存档。“希望在明确规定下，不再出现推委的问题。同时，在明年，采购处还将出台采购代理机构考核办法，会将档案管理这一项列入考核内容。”张羽振说。