立足需求 打造便捷务实物资采购新平台
编者按 在国家“互联网+”战略引领下,广州军区深刻认识到,电子商城采购是物资采购信息化建设的一个重要发展方向,也是提升采购保障质量和效益的重要途径。自2014年以来,广州军区就着手军网商城的筹备建设工作,军网商城于2015年5月正式上线,极大地方便了军区的物资采购工作,并成为军队物资采购网上商城建设的一个样本,在军队物资采购和政府采购业界引发极大关注。本期系统地介绍了广州军区网上商城的建设背景、基本状况以及详细的运营管理机制,以为军队物资采购和地方政府采购网上商城的建设运营提供借鉴。
网上物资采购是总后勤部(以下简称“总后”)深化采购改革的一项重要内容。2014年以来,广州军区积极适应采购工作新形势,根据总后年度工作要求和军区实际,在现有军区网上采购系统的基础上,开始推进军网商城建设。
2014年,深圳罗湖区政府试水电子商城采购后,军区物资采购管理部门主动上门取经,积极跟踪这种新型采购模式运行,结合部队需求深入调研论证,全面启动军网商城建设。简单地说,就是将淘宝、京东等电商平台搬到军网里面,让部队可以更加便捷、直观地自主采购物资。经军区、联勤部首长批准,决定自今年5月起,在军区机关和驻穗部分单位进行试点。军网商城上线后,官兵自主比价、直观选购,进一步收拢部队零星采购,方便小额采购,拓展家属团购,受到官兵广泛欢迎,采购质量效益不断提升。
建设背景
有良好基础:2007年,经总参和军区领导批准,广州军区在全军率先推行网上物资竞价采购工作。七年多来,管理严格正规,无失泄密问题无投诉纠纷,年采购额数千万元,平均节资率11%以上,积累了网上采购经验。同时,战区地处改革开放前沿,仅广东就有龙头企业300余家,大型物流公司20余家,大型电商和物流企业均在广州设有中心库,建设军网商城资源丰富。
有问题牵引:军区现行网上采购系统在采购方式、采购效率、配送服务等方面已难以满足部队需求,急需升级转型。一是保障范围受限,只能服务军区机关等广州片区单位,难以拓展辐射到全区部队。二是采购周期长,一般项目需1~2周,程序比较繁琐。三是缺乏直观、统一的商品信息,不仅影响采购准确度和满意率,也不利于规范需求和形成规模效益。四是价格优惠不明显,在销售渠道上不占优势。
有现实需求:当前部队零星物资采购是千军万马跑市场,既不安全,也不利于形成规模效益。特别是驻偏远地区部队,买正品耗材、电子产品比较困难,且价格偏高。经过调研,各级普遍期盼军区借鉴电子商务模式,搭建统一的采购平台,让官兵足不出户就买到质优价廉的商品。日常保障中,很多部队已经在使用淘宝等平台采购急需物资。
基本情况
基本架构:主要依托成熟的商城软件系统,在军事综合信息网(内网)、国际互联网(外网)同步部署两个商城平台。外网平台接收供应商商品信息,通过物理隔离手段将商品导入内网平台,官兵通过内网平台浏览商品、下达订单,然后从内网平台导出订单,与相关企业进行对接。
协议供应商来源:主要有三类。
一是大型电商。由我部牵头组织物资采购站和军区纪检、财务、审计部门考察选定国内三家大型电商,依托其覆盖全区的物流配送能力实现直达配送上门。
二是建立工厂直采。由军区机关牵头,与大型龙头企业签订战略框架采购协议,得到20%以上的厂价优惠。
三是优质本地企业。从协议供应商中筛选大型企业作为有益补充。
采购流程设置:一是需求部门根据军网商城商品信息,填写采购需求计划并报领导审批。
二是相关部门在汇总需求计划后,登录商城后比较选择所需商品并下达订单。
三是广州物资采购站汇总订单信息,向相关协议供应商下达订单。
四是协议供应商根据要求将采购物资配送上门。
五是需求部门验货签收并实施货到付款。
六是需求部门在线打印军网商城采购凭证,并会同各种资料报领导审批后,送财务部门核销。
关键环节
安全保密:一是在操作维护方面,采购站严格执行两网之间信息交换的物理隔离措施;二是用户模糊处理订单地址,商城订单统一使用部队代号与行政地址,屏蔽部队敏感信息;三是机关尽量采取传达室收货;部队采取服务中心统一收货、统一检测、统一配送,减少地方人员出入营区。
内外网数据同步:军队建设电商平台,难点在于商品信息的跨网更新维护,订单信息的跨网传送。试点阶段,每天18时由管理人员与相关企业对接当天的订单,并反馈前一天的订单执行情况,每两天同步一次商品价格信息,基本与相关企业保持一致。
采购操作:采购部门可登录军事综合信息网进行浏览采购,基层连队可通过军区统一配发的政工视窗访问军网商城进行选购,并将商品加入购物车。各单位在网上发布信息时,要严格遵循保密制度和有关规定,部队番号、代号、地址等涉密信息,在互联网上均以数字代码形式出现。
采购报销:在报销审核环节,设置三道管控关口。一是所有产品均要求供应商提供明细发票;二是公务采购统一刷公务卡、报销时附刷卡单;三是商城在“我的订单”栏中设置“采购凭证打印”功能,在线打印后用于报销。是否需要各单位采购部门盖章确认,各单位自行确定。在监督管理上,向纪检、财务部门分配最高权限账户,实时监控项目竞价情况,随时查询每一单物资明细,使网上采购更加阳光透明。
电商选取
针对电子商城特点,为有效规避监管风险,要求入围供应商除满足《军队物资供应商库管理规定》和总后《关于做好供应商和评审专家入库审核工作的通知》等基本规定外,还应结合实际,区分类型确定入围条件。
电商型企业:应优先考虑以下五方面要求。①商品品类齐全,能覆盖办公用品、电脑电子、家用电器、日用百货等多个领域;②以自营商品为主,有完善的售后服务体系;③承诺给予部队电子商城在互联网价格基础上的一定折扣优惠;④自有发达的物流配送体系,中心城市24小时、大中城市48小时配送上门;⑤支持货到付款,刷公务卡结算。
生产型企业:也应优先考虑五方面要求。①国内知名品牌、上市公司,确保财务管理正规;②与部队签订战略框架协议,产品价格比市场价有15%以上的折扣优惠;③有便捷高效、覆盖大中城市的销售、配送、维修服务终端网络;④支持货到付款或60天以内账期;⑤自有电子商务平台。
区域大型销售企业:应优先考虑四方面要求。①大型连锁超市、连锁办公用品、电脑设备销售企业,在一定区域内有覆盖中心城市的终端销售、配送、服务网络;②具有渠道优势,为某类品牌产品的高等级代理或总代理;③支持货到付款,刷公务卡结算;④自有电子商务平台。
建设定位
创新“两网”运行结构:军队建设电商平台,难点在于商品信息的跨网更新维护。经多轮方案论证,确定在军事综合信息网(内网)、国际互联网(外网)同步部署两个商城镜像平台,企业通过外网平台的数据接口更新商品信息,部队通过内网平台选购物资并下订单,采购机构将订单导入外网平台实现订单对接。两个商城的商品信息通过物理隔离手段进行数据交换。
针对性抓好商品筛选:为确保商城提供的商品符合部队采购需求,对2007~2013年的,军区机关网上物资采购数据进行了全面分析,在机关和部队进行了广泛的问卷调查,并会同京东网,按商品销量进行统计分析,第一批筛选办公用品、电脑数码、家用电器、副食品四大类7000余种常用商品供部队选购。同类商品均有多家供应商供货,由部队自主比较选择。
合理区分保障方式:军网商城先期在军区四大部机关和驻穗单位试运行。3万元以下、需求分散且不明确的小额零星物资,由机关采购人员、部队各级采购办汇总需求后,通过军网商城自主选购订购;军区机关和驻穗单位3万~20万元、技术规格明确、利于比价的批量物资,由采购机构每周组织相关供应商进行一次网上竞价;单批采购额在20万元以上的物资,按大宗物资采购模式进行招标采购。通过分段划分,形成了衔接配套的采购保障模式。