案例细点评
样品是履约验收唯一依据吗？
作者：马正红 发布于：2019-09-23 14:16:38 来源：政府采购信息报/网
案例回放
某政府采购中心受委托，对某高校家具项目进行公开招标。本项目的采购预算416万元。招标文件规定：本项目采用“综合评分法”评标，总分为100分，样品分20分，采购文件规定投标人需要递交投标样品，并作为评审和履约验收的依据。
招标公告发布后，有17家供应商下载了投标文件，截止投标时间前，共有15家投标单位送达投标文件，13家单位截止前递交了样品。开标后，最高投标价为415万元，最低投标价380万元，平均投标价399万元。经评标委员会评审，虽然A公司的样品存在瑕疵，样品得分13分，但由于其报价低，业绩多，综合实力强，最后总得分第一，推荐其为第一中标候选人。采购人对第一中标候选人A公司的样品进行了封存，作为履约验收的依据。
中标公告期满后，采购人和A公司签订了合同。到了履约验收环节，对验收依据，采购人和供应商有分歧。供应商认为：投标样品应当是履约验收的唯一依据。采购人认为：A公司的投标样品存在瑕疵，投标样品只是履约验收的依据之一，并不是唯一依据，还需要依据采购需求中明确的技术要求等进行验收。
问题引出
1.设定投标样品的作用是什么？
2.样品是不是履约验收的唯一依据？
专家点评
在政府采购活动中，尤其是复杂的货物采购，比如家具采购等项目，采购人往往要求供应商提交样品来判断其是否具有履行合同的能力或判断其技术能力。因此，在采购文件中会要求投标人递交投标样品，作为评审和履约验收的依据。
问题一：一般来讲，投标样品等同于标准样品，能够直观反映供应商的实际生产水平和能力，在采购活动中可以作为评审委员会的评审依据、履行合同的验收依据，其作用是多方面的，在采购文件中应明确约定，以免在评审过程或履约过程出现歧义，影响公正评审或验收。
设定投标样品的作用包括：评审用。依据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号，以下简称“87号令”）第二十二条第一款规定，“采购人、采购代理机构一般不得要求投标人提供样品，仅凭书面方式不能准确描述采购需求或者需要对样品进行主观判断以确认是否满足采购需求等特殊情况除外。”如果招标文件书面已经描述明确的技术要求，就没有必要提交样品，即便提交样品也不应以样品作为评审的依据。
采购项目确实需要递交投标样品的，采购人应事先提出，并明确约定递交投标样品的要求。如果将投标样品作为评分标准，在采购文件中还应当约定对投标样品打分的依据，未按招标文件要求提供样品的，对应评审项扣减得分，不宜作无效标处理。
履约验收用。递交投标样品用于评审打分不是最终目的，关键在于履约阶段的验收。履约验收是政府采购活动的重要环节，也是保证政府采购质量的关键，直接影响到政府采购活动的成效。中标人的投标样品作为履约验收的参考依据，可以加强对采购项目履约验收的工作，降低中标人违约的风险。
问题二：政府采购的履约验收环节作为政府采购工作的最后一道关口，关系到政府采购活动的成败和政府采购的形象声誉。对于本案例，评审结束后，采购人封存了中标人提供的样品，并作为采购项目合同履行的验收依据，但A公司的投标样品并不是唯一的履约验收依据。理由如下：
一是A公司虽然中标，但其投标样品并没有完全符合采购文件规定的要求，存在瑕疵，得分较低，如果完全按投标样品验收肯定是不合理；
二是87号令第二十二条第三款规定：“采购活动结束后，对于未中标人提供的样品，应当及时退还或者经未中标人同意后自行处理；对于中标人提供的样品，应当按照招标文件的规定进行保管、封存，并作为履约验收的参考。”从法条中可以得知，投标样品只是履约验收的参考，并不是唯一的依据。
三是实际验收时，投标样品只是履约验收的依据之一，并不是唯一依据。提交投标样品并作为验收依据的应该是招标文件中书面无法准确描述的部分，其他采购需求中有描述的部分应当按描述的技术要求进行验收，也就是说履约验收时还需要依据采购需求中明确的其他技术要求等进行验收。
四是投标供应商提供的样品与最后履约验收时所提交的产品可能不一致。采购人可能会有更高的要求，或者是供应商可能在履约验收前通过对产品改进使得产品更加优化，更加符合采购文件、响应采购文件的要求。在招标文件或合同中一般也会明确，交货时所提供产品必须优于或等于投标时所提供的样品。因此，履约验收依据可能高于投标时的样品要求。
法规链接
《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）
第二十二条 采购人、采购代理机构一般不得要求投标人提供样品，仅凭书面方式不能准确描述采购需求或者需要对样品进行主观判断以确认是否满足采购需求等特殊情况除外。
要求投标人提供样品的，应当在招标文件中明确规定样品制作的标准和要求、是否需要随样品提交相关检测报告、样品的评审方法以及评审标准。需要随样品提交检测报告的，还应当规定检测机构的要求、检测内容等。
采购活动结束后，对于未中标人提供的样品，应当及时退还或者经未中标人同意后自行处理；对于中标人提供的样品，应当按照招标文件的规定进行保管、封存，并作为履约验收的参考。
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