打通系统壁垒 实现信息共享
作者： 发布于：2019-07-08 11:07:57 来源：政府采购信息报/网
“我们学校建立了一个采购与招标工作领导小组，由主管校领导及负责工程、货物、服务采购与招标工作的各个职能部门负责人组成，统筹协调全校的采购与招标工作，基建规划处、资产管理处、实验室与设备处、后勤管理处分工负责基建类、房屋装修维修及物业服务类、仪器设备类、后勤综合类采购与招标的归口管理工作。”清华大学实验室与设备处处长黄开胜向《政府采购信息报》记者介绍。
据了解，实验室与设备处的设备采购及资产管理业务量很大。截至目前设备及家具在库资产超过105亿元。2018年设备采购申请19580单，采购金额14.3亿元。2018年试剂材料11万单，采购金额1.5亿元。涉及范围广，全校100多个二级单位，上万个种类。
清华大学实验室与设备处有五个科室来负责相关的业务：设备科负责预算、采购前论证、合同、外贸、验收；采购与招标管理办公室负责设备家具类采购执行；化学安全办公室负责试剂材料类采购执行；资产科负责资产建账、盘点、变动、处置；实验室科负责开放共享。
黄开胜认为，设备从前期预算编制、论证、采购执行、合同审核签署、合同执行，到建账、使用、处置，业务流程很长，需要信息的打通。
据黄开胜介绍，清华大学采购及资产管理信息化建设做得比较早，1998年建立了资产管理系统，2006年建立了购置审批系统，2014年建立了大型仪器设备开放共享平台，2017年建立了试剂材料管理系统。
原有系统六大痛点
黄开胜介绍，上述原有系统是彼此独立的，信息没有打通，而且相当多的业务模块还没有进行电子化管理。具体来讲，原有系统有六个痛点。
一是资源整合少。采购审批与执行库、评标专家库、合同库、资产库、供应商库的数据没有完全实现电子化。如采购合同需要保存15年，由于没有实现电子化，查找合同特别费事；评标专家库信息不全等，存在一系列问题。
二是统计功能弱。各系统入口不统一，数据标准不一致，在年终上报政府采购统计报表时很难整合数据。
三是信息传递差。业务不同阶段，采购经办人及管理部门经手人各不相同，无法保证信息完整性和准确性。
四是表格文档多。各环节之间没有实现已有数据的自动提取和共享，数据重复填报的情况比较突出。
五是师生跑腿多。预算、论证、申请、审批、采购执行、合同签署、到货验收、资产建账，各流程之间没有做到顺畅衔接。每一个环节都要让师生跑一趟，到年底尤其紧张，“我们办公室在二层，有时候队伍都排到了一层”。
六是等待时间长。多级审批，还需线下纸质公文流转，需要等待较长时间。
原有系统留存信息不全
原来的信息系统，采购节点也未做到有效控制。2018年，公开招标项目198项，非招标106项，采购金额约8亿元，仅采购申请审批及资产建账有线上记录。
2018年，签订外贸合同1200余份，系统仅记录简单的派单、合同及办理免税等业务的结果，外贸办理进程没有实现信息化，采购人对于外贸进程不掌握。
采购有法定时间节点，如《政府采购法》规定，自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，不得少于二十日。黄开胜提到，“即使采购申请审批非常顺畅，采购人在我们的指导下编制采购招标文件非常迅速，一个招标项目从提出申请到开标，往往要花费30天以上的时间。评标、签订合同也要花费时间，有时评标时出现废标的情况，还得重新组织实施采购。遇上外贸业务，合同执行期更长。如果采购一个几千万的磁共振设备，采购周期有可能需要一年的时间。”
“大家觉得很奇怪，为什么会这么长时间？处里解释，时间不是耽误在我们这儿，但是网上没有痕迹，有苦没处诉。”黄开胜向记者提到，作为一个窗口部门，作为一个服务部门，需要把采购和执行的进程摆出来，职能部门和师生共同努力，提高政府采购效率，这就需要加快步伐推进信息化建设。
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