基层央行集采在成长中查找问题

 

　　运作模式

 

　　作为基层央行集中采购实施主体，中国人民银行新余市中心支行（以下简称“新余市支行”）按照《中国人民银行集中采购管理办法》和《中国人民银行集中采购管理办法实施细则》的要求，成立了由主管副行长为主任，办公室、会计财务、纪检等部门为成员组成的集中采购管理委员会，负责对集中采购工作的领导、管理和监督。形成了“集中采购管委会领导，集中采购机构组织执行，归口管理部门协同承办，内审监察部门监督”的运作模式，并遵循公开、公平、公正和效益的原则，对总行、省会中支集中采购范围及限额标准以下的物品实行集中采购，体现了“财权与事权分离、管理与操作职能分离”的内部控制理念。

 

　　成效体现

 

　　一是资金管理得到强化。基层行财务资金有限，采购支出在财务支出的占比较高，集中采购的规模效应可以有效降低采购成本及财务费用开支。二是公平竞争得到体现。在内部监督部门的监督下从评审人员库中随机抽取评审人员，组织评审委员会现场投标、开标，事先防止评标人员串通勾结、事后防止内部人员暗箱操作，基本实现了供应商的公平竞争，营造了“公平、公正、公开”的良好竞争氛围。三是采购透明度得到提升。内审、纪检监察部门对招标、谈判、询价等采购流程进行全程现场监督，使业务操作趋于制度化、规范化、科学化。

 

　　存在问题

 

　　尽管集中采购的各个方面得到逐步完善，但在实际操作上仍存在很多问题亟需解决，主要体现为采购流程不规范、采购成本难控制、采购风险未防范和经济效率没体现等问题。

 

　　四大模块构建全生命周期管理体系

 

　　为克服以上问题，新余市支行对集中采购流程加以分解细化、归纳整合，构建了新常态下的适应中支履职和发展的集中采购全生命周期管理体系。该体系将集采流程分割为四大管理模块，主要内容为：

 

　　需求管理模块

 

　　确定采购需求是全生命周期管理体系的首要环节。在这一环节中，新余市支行要求每形成一项需求计划必须满足三个原则，即需求的必要性、准确性和均衡性。

 

　　一是必要性。指在提出采购申请时，使用部门应详细列明该产品的使用场景、使用范围等信息，同时附与采购立项相关的行领导签批、行长办公会纪要等资料，职能部门对该产品采购的必要性进行审核，从而确定是否应该启动集采计划，从源头上控制采购成本；二是准确性。指使用部门在提出需求计划时，还需详实提供项目的责任科室、配置技术、需求数量等信息，职能部门、管委会办公会对这些采购需求信息进行逐项审核，按照“适度从紧、快速供应”的原则对需求计划进行排序；三是均衡性。指在确定采购计划时，需同步考虑配套产品的需求，确保采购均衡性。

 

　　采购管理模块

 

　　采购管理模块是全生命周期管理体系的核心部分，该模块的主要内容分别为采购周期管理、采购评审管理、采购成本管理和采购验收管理。

 

　　采购周期管理。采购周期管理的主要矛盾体现在两个方面：一是需求与上级行的采购计划不同步；二是价格与物品销售淡旺季不匹配。为解决矛盾，新余市支行在年初即汇总全年需要总行批量采购和南昌集中采购的需求，根据仓库库存量合理匹配总行第一批、第二批批量采购计划，根据需求紧急程度及时同步南昌中支四个批次的采购计划；另外，针对经常采购的项目，及时总结其销售价格的波动情况，坚持“低价采购”的原则，尽量以低于市场平均价格的销售波谷时期采购。

 

　　采购评审管理。在明晰采购数量和预算的情况下，新余市支行考虑具体项目的特殊性，根据市场环境判断所采购的项目是供大于求还是求大于供等，有效合理地运用采购方式。在采购评审的有效管理方面，一是加强人才队伍建设；二是加强评审环境治理；三是提高评审人员积极性；四是强化评审人员政治思想和职业道德教育。

 

　　采购成本管理。新余市支行采用了价值分析法，在分析项目功能的基础上，满足采购的各项基本需求，确保产品价值得以体现，结合新型管理技术为经济效益有效提升提供保障。

 

　　采购验收管理。科学实施采购验收环节，必须确保项目的规范性、完整性、高效性。一是规范性，新余市支行根据项目进度及时组建验收小组，以采购合同协议等文件，对所采购货物、服务或工程进行验收，验收结束后出具验收证明，验收证明作为申请支付采购资金的必要文件，评价结果连同验收报告一同报送采购中心进行协商。二是完整性，在需求部门、采购部门、内审部门和供应商四方见证下同时验收并试运行采购标的，验收人员对运行结果做出评价并签字确认，大型复杂的项目，聘请质量检测机构参与验收。三是高效性，按照文件要求控制资金节支率在10%以内。新余市支行2017年采购预算92.51万元，实际采购金额90.02万元，资金节约率为2.69%，其中货物、服务项目资金节约率分别为2.44%和2.89%。

 

　　风险管理模块

 

　　新余市支行在风险管理模块上的着力点体现在合同管理、供应商管理和监督管理三方面。

 

　　合同管理。依据采购项目的性质选择对应的合同类型，在签订合同前应严格审核、确认合同的条款内容，避免合同双方发生权益纠纷。

 

　　供应商管理。一是入围管理，一方面审核供应商相关资质，另一方面丰富供应商信息的收集，更加全面地掌握供应商的情况及联动关系，及时发现风险点并制定防范措施。二是投标管理，一方面增加供应商违规成本，向供应商施加更大的压力，另一方面设置合理的投标限价，确保供应商来源的多样性，充分体现招投标的竞争性。三是履约管理。只有在合同履约过程中定期检查，才能及时发现问题，将风险损失程度降到最低。

 

　　监督管理。一是充分利用内部、外部审计监督管理的职责，积极开展相关部门的管理和协调工作，及时督促集中采购各部门不断强化制度执行力度；二是接受社会和群众的外部监督，促进采购人员自觉按照集中采购规定的程序进行采购。

 

　　运行管理模块

 

　　虽然运行管理是采购生命周期管理体系的“最后一步”，但却是需求部门使用项目的“第一步”，新余市支行管理内容主要分为满意度调查和维护处置管理。

 

　　满意度调查。满意度调查分为对内、对外两种情况。一是集中采购效果满意度；二是供应商服务满意度。

 

　　维护处置管理。大部分货物、工程采购存在后期运行的维修管理，这些事项是集中采购流程的延伸，能够体现采购的经济效率。主要管理内容有维修保养支出、折旧、处置收支等情况。

 

　　两点建议强化全生命周期管理体系

 

　　集采全生命周期体系在新余市支行试运行一年，取得了较好的效果，为了进一步挖掘该体系的功能和作用，提出以下两点建议。

 

　　一是强化队伍综合素质建设。全生命周期管理体系涉及的范围广，制度性、技术性和专业性强，对采购人员的素质要求较高，提高现有人员素质对充分利用全生命周期体系有很大的帮助。因此，新余市支行集采人要注重政策制度的学习，即加强对《政府采购法》等有关制度的学习。同时管委会办公室要加大对评标人员的管理和培训力度，包括在专业技术水平、所属行业发展及市场状况的了解程度、评标过程的公正性、责任心等等。

 

　　二是推进信息化建设。总行门户网对全生命周期管理体系的运用有桥梁作用，一方面充分利用总行门户网集中采购专用平台，突破地域限制，扩大供应商的选择范围，解决部分商品地区价格垄断的问题，另一方面通过门户网平台实现信息共享和流程传递，既增加了采购工作的透明度，又可节省采购操作过程中的时间，提高工作效率。