规范协议采购程序

 

　　在实施过程中，应按照协议采购准备、协议采购实施、协议采购的后续工作三个阶段实施。

 

　　准备阶段

 

　　第一步是确定协议供应商。采购机构可以组织相关的供应商进行投标，中标供应商明确为本年度或一段时间内的协议采购供应商，并与之签订采购协议，明确双方职责；也可以在现有的供应商库中选择2-3家有着良好合作关系、具有较高资质等级的供应商，通过谈判或协商的方法，明确双方的权利义务，并报上级采购管理部门批准，签订采购协议，确定双方在某一段时间内的协议采购供货关系。

 

　　第二步是签订采购协议。在供应商被确定以后，物资采购机构应该与供应商签订采购协议，明确以下内容：一是采购对象。协议采购的产品必须是双方在采购协议中明确的产品种类，不得擅自变更。二是采购双方的权利和义务。尤其是在应急作战条件下双方应履行的职责和法律责任必须细化、明确。三是采购双方的协商机制。双方应建立长期有效的采购协商机制，及时互通信息，以适应环境与要求的发展变化。

 

　　实施阶段

 

　　物资采购机构在接到采购任务后，首先要对采购方式进行选择。若采购任务中的采购对象符合采购机构签订的物资采购协议，应首选协议采购。

 

　　第一步是确认供应商。物资采购机构在确定运用协议采购方式后，立即与签有采购协议的供应商进行联系，要求供应商按照采购协议履行采购供应义务。若供应商拒不承担此项采购任务，物资采购机构应立即终止与该供应商的协议采购关系，并按照采购协议的要求对供应商的违约行为进行处理。同时，立即与签有同样采购协议的其他供应商取得联系，要求其参加此项采购活动。若协议采购效果不能达到预期目标，物资采购机构须立即选择其它的采购方式进行采购。

 

　　第二步是签订采购合同。物资采购机构在取得供应商参加采购活动的确认后，须在第一时间内派人员到现场或通过其他形式与供应商签订物资采购合同，明确物资的品种、规格、供货期限、付款方式、索赔、双方权利义务等内容。

 

　　第三步是督促生产及协调发运。在签订采购合同后，物资采购机构应该加强与供应商联系，及时掌握产品的生产情况，必要时，协助供应商解决在生产中遇到的问题。同时，对物资生产进行质量监督，确保供应商在规定的时间内保质保量地完成生产任务。物资采购机构在产品生产的同时，应该着手选择合理的物资调运方式，科学组织运力，协调物资第一时间发运。

 

　　最后是物资验收及资金支付结算。物资采购机构应会同需求单位、相关技术部门对供应商提供的物资进行质量验收，确保所有物资质量合格。物资验收后，验收单位填写《武警部队物资到货验收表》，财务部门按规定集中支付资金。若属于应急采购，可由采购部门先向供应商提供书面担保，待态势平稳后申报财务部门，根据合同支付结算。

 

　　后续工作阶段

 

　　物资采购机构应本着“服务出保障力，服务出战斗力”的宗旨，适时进行跟踪问效，根据部队要求适当调整采购计划，考虑与供应商的物资协议采购合作关系。同时，做好协议采购工作总结。
 

 

　　规范协议采购应解决五个问题

 

　　在规范统一采购程序的同时，应结合武警部队实际，解决好以下几个问题。

 

　　完善法律规章制度

 

　　目前，武警部队物资采购法规体系中没有明确的协议采购条款，应对当前的采购规章进行修订，加入协议采购的内容，使协议采购程序标准化、规范化，防止协议采购有关人员钻空子，损害武警部队利益。

 

　　科学选择协议供应商

 

　　选择协议采购供应商，是由物资采购机构运用公开招标、竞争性谈判方式，通过规范操作，择优选定；根据不同的物资来明确期限。为了防止形成垄断，一般是确定2-5家供应商作为协议采购的供货对象，形成一定的竞争，并非“一定终身”。

 

　　合理签订采购协议

 

　　部队物资保障讲求时效性，因此，在签订采购协议时要结合武警部队自身的特点，确保物资保障及时、准确。采购协议应该明确以下内容：

 

　　首先是协议采购物资的种类、数量、交货期限、协议采购有效期。特别是在应急采购中，对于一些不能在特定的时间内完成生产的物资，必须在采购协议中明确要求供应商有一定的库存。

 

　　其次是协议采购中产品的价格。协议采购的价格统一按照采购机构招标的中标价格标准执行。其中，中标价格为最高上限，价格折扣（优惠率）为最低优惠幅度。在采购协议中，也可以规定协议采购价格的产生方法：协议采购价=采购市场价×中标折扣率，“中标折扣率”为采购机构采购中标产品时所能享受的最低折扣率。

 

　　最后是协议双方的权利、义务以及违约责任。物资采购机构在签订采购协议时应全面考虑，特别是紧急情况下双方的权利义务，如供应商的应急生产机制，保密要求，资金结算方式等，以提高部队保障力和战斗力。

 

　　有效控制协议采购价格

 

　　物资协议采购中要控制采购价格，力争以最低的价格为部队提供最好的服务。

 

　　一是引入激励和制约机制，实现协议采购价格动态自主管理。通过与中标入围的供应商签订采购协议，在协议期内，分别明确供应商更新中标产品信息以及按照市场行情及时报价的责任义务。同时，在网上设置价格信息维护权限和产品报价权限，通过不同用户的网络操作完成各自分工。提供价格信息限时更新的自动提醒功能，督促协议供应商必须随时根据市场行情变化及时更新产品价格信息。如果在规定的时间内协议采购价格得不到更新确认，系统将自动屏蔽该品牌产品信息。信息屏蔽期间，采购机构不能查询和选择该品牌，无法进行交易，督促供应商实时更新价格。

 

　　二是实行网上二次竞价，竞争机制贯彻始终。一方面，规定采购机构必须选择不少于两家的协议供应商，防止形成产品价格垄断，保持良性竞争；另一方面，利用军队物资采购网，进一步提高协议采购活动的透明度，采购机构确定采购需求后，需要通过网络统一发布竞价信息，在规定的竞价期限内，由协议供应商分别提交电子报价，采购机构按照报价最低的原则，确定成交供应商。这样使成交价格更加优惠、低廉。

 

　　加强协议采购监督

 

　　加强对武警部队物资协议采购的事前、事中、事后全过程监督，着重把好供应商选择关、品牌选择关、价格公示关、质疑处理关。

 

　　在对供应商监督方面，一要建立供应商资料信息库。凡获得协议采购供应商资格的都必须进入该库，详细记录供应商的资质信息。二要建立供应商年检制度。每年由采购机构结合条件组织一次资质复审，复审结果以书面形式上报军需物资部门审定。然后，要将年检结果通报供应商。三要完善供应商绩效评价和反馈机制。依据评价结果及时对供应商进行反馈，实施奖励惩罚，促进供应商不断改进，更好地满足部队物资采购的需要。

 

　　在对采购机构的监督方面，事前，是否按照程序和相关标准选取协议供应商；事中，是否按照操作流程规范操作；事后，是否对其采购的产品满意。军需物资部门、财务部门、纪检部门在整个过程中对采购机构的监督起着重要作用。另外，还应该细化配套制度建立供应商投诉机制，以保证整个采购活动公平、公正、公开。