供应商应做到“三注意”

 

　　一、注意做好前期准备工作

 

　　对于投标前的准备工作，很多供应商在不同事务的时间分配上往往不均衡，包括一些具有参与政府采购活动相关经验和综合实力很强的供应商，也都多把精力放在投标文件的编制上，重点关注投标方案、价格制定等，而对于一些投标的事务性工作则明显重视不够，如对投标文件的签署、包装、密封以及递送车辆及人员的安排、开标前的准备工作等等，并不关注。但这些看似琐碎的事务性工作，有时恰恰决定了供应商参加项目采购的命运和成败。

 

　　比如在此次项目中，美国航空航天公司仅仅因为建议书迟交5分钟，就给自己参与该项目竞争制造了致命的阻碍，之后尽管花费巨大财力聘请业内知名律师团，仍然没能挽回建议书迟交遭拒的命运。

 

　　如果美国航空航天公司在前期委托快递公司递交建议书时，能细致入微地做好相关准备工作，如事先进行地点勘察，对于美国空军基地的进入手续、通行证件办理、进入路径方式、提交建议书的具体方位等，都做好调查咨询和预期应对工作，此次提交建议书迟到的事件就能完全避免。

 

　　二、注意同快递公司签订风险协议

 

　　就此次美国航空航天公司派一名快递员提交建议书的做法，可能在中国政府采购从业者看来会有些诧异和不解，因为在中国政府采购活动中，参加金额如此巨大的重要项目的采购活动，通常投标文件或是响应文件都是供应商自己前去提交，甚至认为公司法人代表亲自提交更为可靠（当然也有被迫的），实则不然。

 

　　虽然此次美国航空航天公司委托快递员提交建议书出现迟交事故，但委托快递公司不是建议书迟交的主要原因。不可否认的是，在通常情况下，对于提交建议书这一事务，委托快递员比由项目负责人或相关人员亲自提交更为合适和妥帖。因为就递送物件这项工作来说，显然快递员更为专业，因为他们对一定区域内的地理交通、建筑方位更为熟知，也了解递交程序和进入路径等。所以，美国航空航天公司此次委托快递员提交建议书的做法本身无可厚非，但关键之处在于，要强化快递公司及时送达的责任和承担过时送达的风险。应当通过签订协议的方式，增强快递公司在提交建议书过程中对于时间的主动把控责任，确保按时送达，这是今后供应商在委托快递公司提交响应文件时应当注意的问题和改进的方向。

 

　　三、注意发现问题及时提出

 

　　在建议书迟交引发的这次“案中案”中，供应商方面还有一些做的不周全和不到位的地方，比如快递员到达美国空军基地19号门后，门卫没有允许其进入，美国航空航天公司应及时同美国空军和合同官方面积极沟通，寻找解决路径，而不是让快递员消极被动地坐在车里等待消息。虽然美国航空航天公司在这期间也同美国空军采购办公室作过沟通，但显然是不到位的。

 

　　另外，在合同官代表在570号楼大堂递给快递员写有2:05接收建议书的收据时，如果对收据上的内容有异议，一定要当场提出，而不是事后再提出异议。因为事后面对收据上“2:05”的白纸黑字，任何异议都是显得苍白无力的。

 

　　采购人应注重“三提高”

 

　　对于采购人来说，虽然在这起“案中案”中获胜，但也花费了大量时间、精力和财力。如何避免类似事件发生？采购人应该把握三个要点。

 

　　一、提高采购文件编制水平

 

　　就这一案件来说，采购文件要对如何提交建议书以及提交时间、具体地点、路径等作以详细的规定和描述，避免供应商因对建议书提交的相关问题不清楚而引发质疑投诉。对于管理严格的军事基地，虽然到达指定地点是供应商的责任，但是如果能在采购文件中作出必要的提示是否更好呢？

 

　　二、提高内部管理水平

 

　　在此次“案中案”中，美国航空航天公司聘请了业内实力非常雄厚的律师团，在提起的投诉中，涉及了提交建议书方方面面的问题，甚至涉及采购人网上提供地图的准确性，如果采购人内部管理有任何漏洞，都可能因此陷入被动境地。而据了解在此次事件之后，美国空军也将网上提供基地地图的事项外包给了Google公司，以免今后出现此类情况。

 

　　另外，基地建设的基础设施，如路牌、门牌号、位置等，也应当明确完善，避免给供应商提交建议书造成客观障碍。门卫进出录像，以及基地内各个方位的监控录像，都应当完好保存，以备应对供应商不期而遇的投诉。

 

　　三、提高合同官业务水平

 

　　此次案件中，合同官代表在整个接收建议书过程中的表现可圈可点，他下午1:58接到邮件，1:59给快递员打出电话，并迅速引导快递员将车开到570号楼停车场。期间快递员多次请求其当场接收建议书，合同官代表经电话联络合同官后，将快递员领到570楼大堂，根据自己手表的时间写下了2:05接收的收据，完成了建议书物理监护权的转移。可以看出，合同官代表在处理相关事务时表现出了非常专业和严谨的素质，而这一行为也成为采购人胜诉的关键。细节决定成败，合同官的业务水平成为本案胜诉的另一关键因素。[本文转自“赵标勇说”微信公众号（joybid）]

 

　　引申思考

　　政府采购规则至上

 

　　此次美国航空航天公司无缘300亿美元大项目的竞争，实为可惜。可能会有业内同行认为：仅仅是响应文件晚交几分钟，就让供应商参与这一项目的前期心血付诸东流，是不是有些小题大做？况且在参与竞争的供应商数量本就有限的情况下，多一家供应商不是让采购人多一个选择吗？

 

　　从表面上看，这种想法貌似有一定道理。但从政府采购权威性和整个社会规则意识的建立角度看，这一“案中案”最后的处理决定是具有长远意义的。

 

　　沿承GAO判决此次案件的原则分析，制定规则的目的是保障所有供应商的平等待遇。既然采购人规定下午2:00前提交建议书，这就是此次采购的规则之一。部分供应商克服重重困难将建议书按时送达，但有的供应商由于各种原因没有及时送达，违背了这个规则。此时在衡量收与不收的问题上，是考虑供应商投入多少心血，采购人多一个选择，还是遵循一贯规则？如果此时规则至上，则体现了依法治国的精神，那所有供应商乃至整个社会公众，都会相信采购制度中规则是最重要的，对政府的信心也会增强。