采购档案管理是指对采购档案的归档、收集、保管、鉴定、借阅、销毁等各个环节的总称。物资采购档案，是各级物资采购部门在组织物资采购工作中形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，可分纸质文档、电子文档、图表、声像、实物样品等。物资采购档案资料归档工作，可分为整理、归档、组卷三个步聚和阶段。

 

　　第一步：收集整理

 

　　纸质文字图表

 

　　纸张 通常整理成标准A4型纸。如果是尺寸小于A4型纸或热敏的纸质资料，应影印成A4纸大小；如果尺寸大于A4型纸，则要按照下、右顺序折叠成A4型纸尺寸。

 

　　整理 在发出付款建议书20个工作日内，严格按公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等不同采购方式所明确的“物资采购项目实施文件类档案目录”顺序要求进行准备、开展及整理，按采购项目及文件产生先后顺序与采购活动同步进行。档案管理员依据资料目录表核对检查，主要核查序号、目录与资料名称内容是否相符，纸质是否符合规定，张数、页数是否齐全完整，相关人员签字是否签全等内容。

 

　　编号 资料管理员根据目录核对确认无误后，在短时间内按要求进行纸张编号：每个文件依次逐张在翻口一侧的正面下角用阿拉伯数字编写序号，原有页号符合编写要求的可代替张号使用，不再重编；凡有文字的纸张都要编号，空白张不编；张号用黑墨编号机编印。

 

　　装订 以每个文件为单位进行装订；纵向页面的装订在左侧，横向页面的装订在上方；张数过多的，可分册装订；装订要牢固，保持文件原貌，整齐美观，不掉页、倒页、压字，不损坏文件，不影响阅读。

 

　　电子文档

 

　　①“物资采购项目实施文件类档案目录”中要求提供电子文档的，要随纸质资料同步收集整理。

 

　　②电子文档文件名要与所对应的纸质文字图表资料文件名称相同。

 

　　③电子文档要刻制在只读光盘上。

 

　　④光盘标注“电子文档”字样及项目名称、项目编号；超过两张（含）的，要对照电子文档文件顺序，注明光盘序号。

 

　　声像资料

 

　　①采购活动的声像要实行全过程录像，要及时收集整理资料，刻制在只读光盘上。

 

　　②声像资料要附有文字说明，内容包括：采购活动的时间、地点、人物、事件，以及活动播放时间等。

 

　　③光盘标注“声像资料”字样；超过两张（含）的，要对照活动顺序，注明光盘序号。

 

　　第二步：资料归档

 

　　物资采购项目实施文件类档案内容包括：采购任务文件或者委托协议，采购任务或者采购方式变更记录，事业部门和其他需求单位提供的采购物资技术参数要求，物资采购实施方案；市场调查和供应商考察报告，供应商和评审专家抽取（记录，库外）供应商和评审专家选用审批资料；物资采购的招标谈判、询价、（组织工作文件）以及变更、修改、澄清和补充文件，供应商的投标竞价、报价文件，物资采购的开标、评标（谈判、询价）记录，供应商对投标（竞价、报价）文件的澄清、说明和补正资料，评委打分表，评标（评审）报告，中标供应商审批文件、中标（成交）和未中标（未成交）通知书等文件资料；物资采购合同文本及采购补充协议，审价记录、报告，合同履行及纠纷处理等文件资料；质量监督验收实施方案，产品验收记录、报告，运输计划，物资接收和经费结算凭据等文件资料；领导批示、会议记录、电话记录，采购任务完成情况总结、报告等文件资料；采购物资接装培训实施方案、培训计划、培训报告，产品售后服务实施方案、产品售后服务记录和情况报告等文件资料；供应商质疑函、投诉书和与质疑投诉有关的电话记录，质疑、投诉调查及答复资料，投诉处理决定书等文件资料；及其他文件资料。

 

　　采购文件文件资料、档案业务种类多，数量大，除抓好资料的归档外，还应按照“一个采购项目、一份采购档案、一个完整目录”的三个“一”要求，将采购档案全面实行电子档案和纸质档案双轨制，利用信息化技术设备，将纸质档案电子化、数字化。

 

　　（一）物资采购项目实施文件，通常在采购合同签订后30日内，由采购项目实施人员或者指定专人送交本单位档案室或者采购业务资料室管理人员归档。其后产生的需要归档的物资采购项目实施文件，要随时收集整理，补充归档。

 

　　（二）中标（成交）供应商的投标（报价）文件正本必须归档；未中标（成交）供应商的投标（报价）文件正本，由实施人员交本单位档案室或采购业务资料室统一保管，一般不少于3年。

 

　　（三）文件交接要履行签字手续。资料收集上要做到齐全，包括前期的计划文件、市场考察、方案审查、公告发布、招标文件、评审标准，实施中的投标文件、供应商和评审专家的抽取、评审资料、评标报告、询标记录，后期的中标通知书、采购合同、验货记录等纸质文件，录音录像电子文件、后补的质疑投诉及处理意见等，以及物资采购供应商（评审专家）管理资料类档案，包括供应商入库申请与审批资料和年度审核资料，参加采购活动资料及诚信记录和参加采购评审活动资料及履职情况记录等内容，都应收录登记在册。

 

　　第三步：组卷管理

 

　　同一物资采购项目实施文件组成一卷档案。每卷档案编一个档案号。每卷档案可以分装若干个档案盒。不同物资采购项目实施文件不得混装。

 

　　编档案号 档案号由全宗号、保管期限代码、门类代码、种类代码、年度、卷号和件号七部分组成。其格式为：全宗号-保管期限代码-门类代码.种类代码-年度-卷号-件号。

 

　　①全宗号：填写采购机构代码。

 

　　可分别用数字或汉语拼音或所在城市名称分别规范。

 

　　②保管期限代码：填写“D”或者“Y”，分别表示定期档案、永久档案。

 

　　③门类代码：填写“ZM”，表示专门档案。

 

　　④种类代码：填写“CG”，表示采购档案。

 

　　⑤年度：可用阿拉伯数字填写下达或者委托采购任务年份。

 

　　⑥卷号：用阿拉伯数字填写本单位年度物资采购项目实施文件类档案案卷顺序号。

 

　　⑦件号：用阿拉伯数字填写卷内文件总件数。

 

　　⑧门类代码与种类代码之间用下点“.”连接，其余部分之间用短横线“-”连接。

 

　　针对纸质档案整理，将下达的第几批设为第几卷，第几批中的所分项目数按序号分为第几卷的第几册，每册按确定的目录整理分装文件盒，所有资料盒对共享的资料用复印件整理，对某批中某项未完成的可留空资料盒，原件待全完成后，由负责人移交资料管理员单独登记，全年任务完成后汇总装订成册。

 

　　排列文件 ①“物资采购项目实施文件类档案目录”置于每卷档案最前面。②卷内每件文件按照“物资采购项目实施文件类档案目录”序号排列。③电子文档光盘、声像资料光盘放在纸质文件最后面。

 

　　盖档号章 ①纸质文字图表档案要逐件在首页左上角加盖、填写档号章，如左上角没位置，可加盖在其他适当位置。②档号章的规格为20mm×30mm。③档号章的项目包括：年、第X卷、第X件、共X张。④档号章上固定不变的项目要刻制在档号章上，变动的项目用黑色铅笔、阿拉伯数字填写或黑墨编号机编制。⑤档号章使用红色印油。

 

　　制作标签 ①使用统一规格和同一质地、颜色的档案盒。档案盒尺寸应满足A4型纸存放需要，厚度一般为50mm。②档案盒标签规格、字体要统一，并用计算机打印。③档案盒正面标签项目包括：档案号、项目名称、项目编号、采购方式。项目编号：按照规定要求和统一格式编制填写。④档案盒侧脊标签项目包括：年、“物资采购档案”字样、第X卷、保存X年。

 

　　采购档案管理要遵循集中管理、规范有序、方便利用、安全保密的原则，按照统一名称、统一标准、统一代码、统一数据，建立与采购操作流程一致的采购文件类别的档案资料，完善“一户式”电子采购文件档案管理库，实现集数据采集、过程、监督、流程控制和分析查询等功能于一体的“一户式”电子采购文件档案库，提高档案管理、查询和使用效率。