供应商管理——每年定期审查 有效期2-3年

 

　　日本政府采购的相关信息，原则上采购机构必须在《官报》上公告其采购需求，凡具有履约能力、愿意参加投标的供应商，不论国内外企业（外国公司可通过其在日分公司或子公司），均可提出资格审查申请，每年的12月至次年2月为定期审查期。

 

　　采购机构必须公告的资料信息包括如下内容。

 

　　（1）采购机关名称及联络单位电话；

 

　　（2）采购项目的货物服务品类和数量；

 

　　（3）供应商投标期限（除非紧急采购，一般产品至少公告30天，电信通讯、医疗产品应有45天时间）；

 

　　（4）招标会议召开的时间及地点。

 

　　经审查符合资格的供应商，采购机构即将其列入名册。其后对各项采购除资格审查外，原则上以价格竞标作为决标方式；为了避免低价竞标并确保中标供应商具备履约能力，少数案件也可以采用综合评估的方式，以使最有利的标的中标。

 

　　目前，日本各采购机构给予上述资格合格的供应商适用的有效期限为2-3年（今后将统一为3年）。在规定的期限内，除供应商有违法行为外，原则上不再审查其资格。

 

　　供应商申请资格审查要提交的文件包括：申请书、身份证明、营业登记与财务报表、纳税证明等相关资料。

 

　　采购机构的资格审查方式和流程为：各采购机构依据申请者的资本额、营业额、员工人数等基本资料，以量化方式判断其履约能力并区分等级。以邮部省为例，得分在70点以上的为A级，50-70点的为B级，50点以下的为C级（采购3000万日元以上的，可以在《官报》上说明只接受A级供应商参与投标）。

 

　　争端解决——三大组织机构 五项处理细则

 

　　政府采购申诉制度

 

　　日本政府采购申诉机制，主要由下列三个单位构成并具体执行。

 

　　①日本官房长官政府采购办公室。由日本政府内阁秘书长担任主席，其成员是来自各部委机构的副职或者高层主管，成员的主要任务是决定申诉的审议程序。

 

　　②政府采购审议委员会。委员会是独立运作的公正单位，负责审议各项申诉，若发现已执行的政府采购中有不符合GPA规定或其他适用规则的，则拟定建议书送政府采购机构查处。委员会由政府采购方面学者、专家和退休官员组成，目前有25名成员。

 

　　③秘书处。由日本经济企划厅协调局负责，是受理申诉的联系部门。

 

　　政府采购争端解决程序

 

　　日本政府采购争端解决程序原则上适用WTO“争端谅解”和《政府采购协议》的相关规定，并且明确了如下处理细则。

 

　　①磋商解决：原则上，日本希望所有的政府采购争端案件，均能通过磋商方式解决，由秘书处负责安排双方的磋商事宜。

 

　　②提出申诉：曾经参与某项个别或特定政府采购的当事人，均可就该采购之瑕疵作为理由（如认为采购规格书内容有偏袒或者招标过程与决标方式不合理合法等）提出申诉，但必须在案情缘由发生后的10天之内向秘书处提出。

 

　　③受理申诉：申诉一经受理，审议委员会将通过《官报》、互联网等其他渠道予以公告，并邀请与该采购活动有利害关系的各方参与审议过程。

 

　　④采购单位的说明：采购单位应当向委员会提出报告，并将其副本抄送申诉当事人及与该案有关的对象；若后者对该说明报告满意，则审议结束，否则就进入下一程序。

 

　　⑤委员会审议：原则上，委员会须在申诉提出的90天内审议议决，如果属于采购单位违反GPA等规定的情况，则发送建议书及审议结果至涉案采购单位查处。

 

　　由于近年绝大多数政府采购争端案件均在提出申诉前即予磋商解决--至今仅有美国摩托罗拉公司申诉一案提送到了审议委员会--因此有人曾怀疑日本政府采购争端解决制度与运作不完备。但实际情况是，日本政府采购争端解决机制的基本架构比较完整，而且也发挥了比较好的作用，日本也尤其鼓励通过磋商的方式解决各种政府采购案件争端。

 

　　政府采购电子化

 

　　日本前首相小渊惠三在其任内就曾推动政府采购的电子化程序方案，计划在2001年年底前完成采购手续电子化及资格审查统一化两项目标。

 

　　目前，日本最新的审查制度有三个优点。

 

　　一是，将目前采购机构各自为政的资格审查标准予以统一。

 

　　二是，日本虽不准备成立事权统一的采购厅（如美国的GSA），但将筹建一个专门的审查单位统筹办理相关事宜，以简化手续。

 

　　三是，建立定期审查制度。

 

　　日本政府在推动资格审查电子化过程中面临的主要问题有两方面：一是如何与商业登记数据联网；二是财务报表等文件真伪（是否为正本）的确认。

 

　　电子招标推动的困难之处在于，日本企业使用互联网不如美国普遍，且出于对网络安全的担心，采购机关也不主张使用E-mail传递招标信息及接受网上投标。日本政府曾于1999年研究在2005年前引进电子招标系统，计划经由互联网提出标单并在网络上开标，有关合同签订书及所需文件也可通过电子邮件传递。但目前这一研究仍在进行之中，并进行了若干试验，其难点在于如何保证供应商的商业机密不致泄露（有关电子采购，WTO虽积极推动，但并不予以强制规范。美、欧则一向鼓励各国采用，但其他国家普遍持反对立场，主要原因是各国的电子商务发展程度不一，尤其对发展中国家恐有不公）。