物业管理

　　成立“业主委员会” 法律专家把关采购文件

 

　　■ 顾文林

 

　　项目概况:上海国际舞蹈中心项目是上海市“十二五”期间的重点教育和文化项目，项目采购提前启动并顺利完成，为整体物业的交接验收打足了时间富余，也为国际舞蹈中心如期投入运营提供保障。

 

　　实施难点:属多用户共同使用的混合型物业，采购需求复杂。

 

　　操作关键：建成后的舞蹈中心项目将交付给上海芭蕾舞团、上海歌舞团、上海戏剧学院附属舞蹈学校和舞蹈学院等诸多舞蹈教学演出院团共同使用，功能集演出、展示、教育培训及创意创作和研究中心为一体，除大小剧场外，物业类型有办公用房、各类业务用房、教学用房和学生公寓，物业公司入场后的服务对象有办公人员、老师、学生、演职人员及外来观众，特别是学生，年龄跨度很大，从小学至中学、大学均有，且校园为开放式管理。

 

　　对此，采购中心提出建议，希望该项目所有用户法人代表成立一个类似“业主委员会”的协调小组，协商签订委托协议书，共同委托上海戏剧学院附属舞蹈学校作为全权授权代表参与招投标活动，授权代表负责汇总内部采购需求，向财政部门提出立项申请，向采购中心提出采购申请。采购人接受建议，项目启动之初便签订权责明确的内部协议，有效节约了协调时间，也符合目前运行的上海市政府采购管理电子招投标系统的特点，提升了项目的整体采购效率。

 

　　另外，该物业多用户多类型的基本特点决定了其采购需求的复杂性，“两团两校”近两年发展规模不一样，对物业的需求差异较大。采购中心领导在参加完第一次市政府专题协调会后，立刻落实内部保障机制，要求主动对接采购人，为其制定采购需求提供帮助。采购中心不仅提供了常规物业项目采购需求标准模板，还邀请业内资深专家召开论证会，为采购人出谋划策；业务分管领导亲自督阵，多次参加需求讨论会，提出专业建议。在充分听取专家、政府部门等各方意见的基础上，经过数次修改完善，明确了各类建筑外墙清洗的要求及频次、岗位设置和工作时段含义、校园通道和学生公寓安全保障及巡逻频次要求等关键要素，形成了《上海国际舞蹈中心物业管理服务采购需求》。在此基础上，采购中心提前编制了招标文件初稿，针对未成年学生的人身安全、全年无休的演出安排、新老建筑的融合等难点，在实质性响应条件设置、评标细则制定和投标文件编制要求上再三斟酌，并特聘法律顾问把关，确保采购文件合法合规。

 

　　采购中心公告一发布，便吸引了全国多家大型物业公司，共有15家单位报名参加投标。为确保项目采购成功，采购中心组织相关竞标单位开展现场踏勘并进行详细答疑。为帮助投标人熟悉上海市政府采购信息管理平台电子招投标系统，采购中心专门针对本项目组织了一次电子投标培训，并向财政提出申请，请系统开发软件公司派员协助培训。至投标截止日，12家单位最终提交了投标文件。

 

　　开标后，采购中心组织开展标书的初步回标分析，对照实质性条款逐项检查，详细分析商务报价要素组成，以确认是否完全响应招标文件规定的工作范围和要求，查验客观分计算所需有效证明和依据，形成了较为详细的初步回标分析供评审参考。采购中心组织专家评审会，经过6名专家和1名采购人代表近一天的认真研究，对竞标单位投标文件进行了客观公正的评审，最终的中标单位位居商务分、客观分和技术分第一，体现了技术和商务的统一。

 

　　采购效果：中标价较上海市物业管理预算标准节约了312万元，节支率19.5%，这在物业管理品目采购中是非常罕见的。

 

　　信访系统采购

　　注重细节充分竞争 提前介入后期跟踪

 

　　■ 秦志龙

 

　　项目概况：全国网上信访信息系统（上海分系统）建设，以“三个要素、两个平台、一套体系”为核心，全面提升上海市信访工作的法治化和信息化水平。

 

　　实施难点：该项目事关全国信访系统的全面建成和实现，时间紧、要求高、任务重。

 

　　操作关键：上海市领导牵头协调推动，上海市政府采购中心采购人员全程跟踪提供咨询服务。

 

　　一是提前介入。在采购人编写需求时，采购中心提供各项服务，无论是决定分包，还是决定入门条件、功能、性能及某些参数、指标、标准，都提供专业咨询和帮助。根据项目特点和性质及相关法律法规，对入门条件及各项参数、指标、标准都进行详细讨论，确保需求合规、完整、明确。由于时间紧、要求高，采购中心专门召开专题协调会，明确采购要求、程序及岗位职责。本项目自接受委托到合同签订，只用了42天。

 

　　二是充分竞争。正因为采购中心对需求文件作了充分论证并设置了合适的入门条件，确保了项目的竞争性。本项目共有6家供应商递交了投标文件，平均投标价837.2万元，经评审委员会综合评审，推荐的中标单位投标价为835.19万元，与平均价非常接近。根据信息系统集成项目采购经验，此中标价格比较合理。

 

　　三是注重细节。采购中心结合项目特点对投标文件格式、填报等细节作了统一规定，让投标人按要求填报，便于汇标、评标。开标后，采购中心及时进行汇标，首先进行符合性检查；其次按招标文件要求对各项指标的偏离情况进行汇总，汇标工作不仅列出了各项重要内容以及所在页码，而且严格遵守只摘录不评价的原则，力保结果客观公正。

 

　　四是后期跟踪。按照《政府采购法实施条例》有关要求，在合同签订后，采购中心没有当“甩手掌柜”，而是继续跟踪项目的实施和履约，继续协助采购人做好各项协调与配合工作。督促中标供应商严格按合同及投标文件的承诺进行履约。

 

　　采购效果：该项目采购预算1071万元，合同价835.19万元，节约资金236万元，并且采购效率和经济社会效益均较好实现，采购结果获各方满意。

 

　　博物馆建筑模型信息化采购

　　成立领导小组 反复论证需求及验收方案

 

　　■ 傅旭明

 

　　项目概况：上海世博会博物馆建筑模型信息化总包采购项目，涵盖全过程顾问、全生命周期三维协同管理平台、施工阶段管理、运维平台建设四个子项目的总包服务招标。

 

　　实施难点：本项目为市政府重点工程，涉及单位众多（上海市发改委、上海市财政局、上海市建管委、上海市文广局、市委宣传部、上海世博会博物馆等多个部门）。

 

　　操作关键：本项目为政府购买服务的新型项目，采购中心首次接触，将其列入重点项目管理。用户在前期对BIM技术作了大量调研工作，并经不断修正，形成了较为完整的采购需求。采购中心参与后，聘请专家和法律顾问对需求进一步论证，力求需求更加符合项目实际，并对项目如何验收也提出了参考意见。经多次专题工作汇报会，明确了以下方案。

 

　　一是费用支付方式，相关费用由国库集中支付改为财政授权馆方支付项目供应商。

 

　　二是关于项目招标，按照政府采购流程办理，不在工程招投标平台招标。

 

　　三是项目验收，由市建设和管理委员会统一组织专家验收。过程验收由馆方报市建设和管理委员会另行组织开展。

 

　　四是试点项目点面结合，世博馆BIM项目除了考虑和工程本身结合的应用点外，同时也要考虑在全市试点范围内进行适当的BIM科研创新探索，为全市的BIM应用推广及BIM标准规范制定起到参考作用。

 

　　五是试点项目领导小组，拟成立由市发改委、市财政局、市建设和管理委员会、市文广局、市委宣传部、市采购中心等部门组成的世博馆BIM试点项目指导小组。

 

　　第一次公开招标，由于本项目的BIM特性，以及作为市政府确定的试点项目要求，仅有两家供应商投标。于是，采购人书面请示将本项目由公开招标转为竞争性谈判，并得到上海市财政局的同意。但竞争性谈判过程中，其中一家供应商的响应文件被专家当场否决，竞争性谈判失败。为加快实施，采购人提出单一来源的要求。根据市财政局相关文件，由竞争性谈判中合格的一家供应商作为单一来源供应商。

 

　　此后，采购中心组织了单一来源协商，与会专家在协商会上就BIM项目如何适应工程及如何指导工程进展，以及运维阶段如何利用BIM技术与供应商进行了详细沟通，并针对目前国内尚未制定BIM相关规范的情况下，如何衡量和验收BIM项目的最终成果与供应商进行了充分沟通。最终协商小组确定上海某公司为本项目的成交供应商候选人。

 

　　采购效果：本次项目，采购中心和世博会博物馆事先仔细分析项目特点，并积极与相关委办局沟通，取得了相关上级部门的支持，使得项目得以顺利进行，最终的结果也令采购人满意。