军队各级采购部门历来重视采购项目的档案管理工作，特别是《军队物资采购档案管理规定》颁布以来，物资采购管理运行机制逐步完善。但由于档案管理是一项具体细致、业务性很强的工作，涉及物资采购活动的各个环节、各个岗位，在档案管理中还存在“散、乱、缺”等问题，必须引起各级采购部门的高度重视。

 

　　管理制度缺位 职责不明确

　　须健全档案管理制度

 

　　军队物资采购档案管理工作是规范物资采购行为的基础工作，也是采购活动的全程书面见证和采购活动经验总结、效能分析、质疑投诉、案件处理等最为原始的资料。

 

　　当前各级采购档案管理制度还比较缺乏，加上管理人员专业知识缺乏，致使在物资采购档案管理方面出现诸多乱象；有的项目管理人员与档案管理员之间衔接不够紧密，导致档案整理与收集脱节，造成关键采购资料缺失；有的借阅登记制度执行不够严密，糊糊涂涂借出，迷迷糊糊收回。

 

　　物资采购活动的档案资料，是反映物资采购活动的真实记录，容不得“掺水”，只有保持其“真实性”和“原始性”，才具有支撑力。

 

　　根据《档案法》和《军队物资档案管理规定》要求，要细化物资采购档案管理办法，包括采购经办人员的工作职责、保密规定、档案查阅使用办法和销毁规定等，确保做到归档有分类、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、管理有措施、查询有程序，从细节上保证物资采购档案管理工作的顺利进行，为日后的监督检查等工作留有完整、准确的资料。

 

　　要严格责任区分，明确物资采购当事人、各个操作环节业务资料收集范围和职责；采购文件在没有移交前，项目负责人要对资料的真实性、完整性、有效性负全责，移交后由档案管理人员负责。

 

　　要对电子和纸质采购文件档案资料的分类、收集、整理、立卷、归档、使用、管理进行详细规定，明确规范物资采购文件档案在传递、交接、保管等方面的工作流程。

 

　　资料收集上要做到齐全，包括前期的计划文件、市场考察、方案审查、公告发布、招标文件、评审标准，实施中的投标文件、供应商和评审专家的抽取、评审资料、评标报告、询标记录，后期的中标通知书等纸质文件，以及录音录像电子文件、后补的质疑投诉及处理意见等，都应收录登记在册。

 

　　专业人员缺乏 管理层次低

　　须加快电子化管理进程

 

　　采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评审报告，定标文件等文件资料、档案。采购档案种类多、数量大，从业人员不仅要承担繁重的纸质资料和大量的扫描工作，而且需要正规的档案管理人员和档案室、密集架、档案盒等。但目前许多采购部门还缺少专业档案管理人员，大都半路出家，兼职人员较多，档案管理业务水平不高，卷内目录编辑混乱，整理次序前后颠倒；许多单位没有专业、独立的档案资料室，采购资料只能东放一堆、西存一片，有的虽有档案室，但普遍容量较小，只有简易的可移动的档案柜，未能按照空间大小合理设立档案密集架；也有的没有按要求设置电子档案，未及时输入电脑，手工操作居多，甚至连手工登记的资料也不成册、不完整，影响档案使用，这就要求必须加快推进采购档案电子化管理进程。

 

　　在物资采购活动中，需要制作并生成很多存档的资料，而每一份资料都是记录采购过程的基本依据，也是建立采购档案的构成要素。随着采购电子化的加快，特别是采购计划、投标文件、采购文件实行网上报送、报名、售卖、传递等信息化手段的应用，档案管理的数字化、信息化是科学化档案建设的必然趋势。电子文件的高保真性和易操作性是电子档案管理的优势所在。在当前提高档案管理人员素质的同时，必须充分应用现代信息，完善档案管理软硬件设施建设。

 

　　要大力抓好档案数据库建设，按照“一个采购项目、一份采购档案、一个完整目录”的要求，将采购档案全面实行电子档案和纸质档案双轨制，利用信息化技术设备，将纸质档案电子化、数字化，提高档案管理、查询和使用效率。

 

　　管理方式陈旧 收集不及时

　　须加大日常维护力度

 

　　陈旧、毫无章法的管理手段，只能造就低层次的缺位管理。部分单位物资采购工作的不规范，使得采购资料的收集遇到一定困难，直接影响资料收集的完整性；有的采购项目管理人员归档不及时，特别是对一些时间较长的项目，项目管理人对堆积起来的档案不能及时归档；有的单位管理方式落后，有的档案资料放在自己的柜子里，把这些资料当成了私有财产，未考虑到档案的集体使用功能；有的单位缺乏保密性，档案收集程序不严密，不合理、经办人员人多手杂，现场资料不保密。

 

　　档案资料管理需要遵循集中管理、规范有序、方便利用、安全保密的原则，无论是纸质文档、电子文档、图表、声像、实物样品等采购资料，还是中标（成交）资料、未中标（成交）资料或临时资料，都要按照采购年度、采购批次进行整理归类。

 

　　要建立项目档案管理责任制，采购部门负责在采购项目执行过程中认真收集并妥善保管采购文件和有关记录；档案管理人员负责档案的审核、归档、储存和管理工作，并负责定期制作档案目录明细表。

 

　　要严格按照公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源不同的采购方式所明确的“军队物资采购项目实施文件类档案目录”顺序要求进行准备、开展及整理，也就是按照采购项目及其文件产生的先后顺序，与采购活动同步进行，在发出付款建议书一定时间，由项目负责人按相应的采购方式明确的“军队物资采购项目实施文件类档案目录”顺序进行整理，制作档案资料目录，档案管理员依据资料目录表核对检查，主要核对检查序号、目录与资料名称内容是否相符，纸质是否符合规定，张数、页数是否齐全完整等。

 

　　管理使用脱节 效率不够高

　　须加强采购档案管理

 

　　在实际采购档案管理工作中，还存在管理使用脱节，一些单位往往是采购完了，采购资料也就销毁了；还有一些单位，为了达到所谓的保密效果，一律不得借阅，使可用的档案成为一堆死材料；也有的档案借阅制度不全，借阅没有登记，不能严格执行保密制度。这就要求加大对档案管理工作的监管，对出现的问题及时解决。

 

　　要采取日常检查和专项检查相结合的方式，对采购项目，尤其是重大项目的采购档案进行细致检查，通过查看档案资料是否完整、齐全，及时发现采购过程中存在的问题和薄弱环节并整改纠正。

 

　　要严格管理借阅，没有借阅申请、未经严格批准程序，不得私自借阅或复印，防止涂画、调换、遗失、损坏等情况发生。另外，要把采购档案管理纳入采购部门年度工作考核要求，提高各级领导和采购人员对采购档案管理工作的重视，充分调动采购档案管理人员工作的主动性和积极性。

 

　　要按照统一名称、统一标准、统一代码、统一数据的原则，建立与采购流程一致的采购文件类别的档案资料指标体系，实现对采购文件档案的统一存储和综合运用；建立“一户式”电子采购文件档案管理库，实现集数据采集、过程、监督、流程控制和分析查询等功能于一体，按照业务操作人员生成归档任务，并将其通过系统确定下来，有效避免多头搜集资料、重复报送资料的现象，确保采购文件资料的真实性、准确性、实现对归档过程、归档结果进行有效地事前提醒、过程跟踪和事后监督，解决责任不清的问题。