中小企业视频会议系统利用率低的情形主要分成三类。第一是这些企业原有的治理流程与新系统融合困难；第二是这些企业的人员在异地沟通上习惯了松散而传统的组织方式；第三是有些中小企业自身本不需要高频度的沟通会议。中小企业在视频会议系统应用中存在的这些问题，往往是大型会议系统拥有者和供应商所难以体会的。中小企业往往没有内部的那么多条条框框，很多企业“事务”组织比较不健全，企业活动经常是以“项目为中心”，而非政府或者大型国企那类“以部门分工协调”为主。中小企业单一项目团队的内在决定权一般都很大。团队内部解决不了的问题，通常不是协调问题，而是高层的决策问题，都需要老总来亲自定夺和拍板。

 

　　中小企业对视频会议系统的需求与政府和大型国企是截然不同，他们就连日常工作的“习性”都差异甚远。所以，中小企业视频会议系统必须是专门为此设计和定制的产品。目前,市场上有很多号称针对中小企业开发的视频会议系统，但是大多数都是“软件性”产品，少数是硬件产品。但是，这些产品真的都适合中小企业吗？答案是“不一定”。比如，拿某些知名的软件视频会议系统来看，这些产品往往在强调“单位开支可控”和适合中小企业的同时，又在强调能满足“数百、数千”，甚至多达万点同时开会的“强大性能”。试问，除了政府、超大型国企和政府主导的事业单位系统，又有那些中小企业真正需要数百点、数百个会场同时开会呢？

 

　　软件视频会议产品的核心优势不适用于中小企业，而是产品的灵活性特别突出。这些系统能更快“增容”，也能有效控制每次会议的成本（但是，高频度使用情况下未必综合成本就较专有硬件产品更低），同时能够有效地扩展到每一个桌面和PC终端。这类产品更为适合需要高灵活性会议需求，尤其是会议规模灵活变动，大小差异巨大的客户，例如教育机构和以学校教学为主的会议应用。

 

　　但是，与专业的中小企业视频会议系统比较，灵活性也意味着“部署”成本的不可控，比如，在每一台电脑配备终端和系统环境，安装话筒麦克风、音箱耳机和视频探头，这都是不小的维护成本。一旦将这样的系统普及到每一个桌面电脑、手机、笔记本和平板电脑上，对于中小企业而言，不亚于一次大的“IT革命”。相反，专门为中小企业定制的视频会议产品才是真的成本可控、易于维护和应用的产品。（安防）