招标是一种预约采购，因此招标文件就是一种要约行为，把采购项目的各种要求、全部条件等，以约定的形式在标书中明确。所以，招标文件的作用在于：阐明采购标的的性质，通报招标活动将依据的规则和程序，告知订立合同的条件，以及投标供应商必须响应的要件。

 

　　招标文件既是投标人编制投标文件的依据，也是采购人与中标供应商签订合同的基础和依据。招标文件在整个采购过程中起着至关重要的作用。如果说政府采购集中采购目录和限额标准是政府采购工作的基础性文体，那么招标文件则是政府采购工作的关键性文体。政府采购招标文件是整个招标投标活动中比较重要的信息源，招标文件编制的好坏，直接影响到投标人投标文件的编制，决定着招投标活动的成败和招标项目的实施。因此，招标文件的制作和信息量必须要素齐全，应符合“五性”原则，即合法性、规范性、严谨性、易解性和完整性。

 

　　合法性  必须以现行法律法规为依据

 

　　招标文件首先必须合法合规。招标文件在编制过程中，必须以法律为依据，不得违反我国现行的法律法规。这里所说的“不得违反法律法规”，既包括要符合政府采购方面的相关法律法规要求，也包括要符合与政府采购政策功能相关的法律法规要求，还要符合政府采购的有关规定等。合法性是招标文件的基本要求，它还包括对供应商的资格要求必须合法合规，也包括对采购标的物的描述必须合法合规。

 

　　规范性  不能有地域性限制和要求

 

　　政府采购市场是一个全国性的大市场，对供应商不能有地域方面的限制，更不能有歧视性条款。所以，招标文件必须符合规范性要求，虽然采购对象分为货物、工程和服务，且标的物众多，但招标文件必须统一规范。

 

　　在招标文件编制的规范性方面，要重点做好五方面的工作。

 

　　一是招标文件的文体格式要统一规范。招标文件的格式不能各地“各吹各的调”，不能让供应商每参与一个地方的项目投标就要适应一个地方的要求，不能让供应商总在“学习和理解”中。二是招标文件所用的字体和打印格式要统一规范。特别是在网上下载招标文件时，更要使用统一的软件。三是招标文件使用的语言要统一规范。我国是一个多民族的国家，不仅国家规定可使用少数民族多种文字，而且还存在大量的地方方言，特别是当下网络语言的流行，在招标文件中可能出现大量不规范的“现代语言”，容易给后期项目的履约验收埋下隐患，因此必须对文字性表述加以规范。四是招标文件上的数字运用要统一规范。五是招标文件中的技术标准描述要统一规范。如用国家标准就全部用国家标准，用国际标准就统一全部用国际标准，不能一会儿是国家标准，一会儿又是国际标准。

 

　　严谨性  不能使用模棱两可或带有歧义的词句

 

　　招标文件的严谨性，是指在招标文件制作过程中必须符合逻辑性要求和用词的严谨性要求。招标文件不仅不能前后矛盾，还要与招标公告相对应，不能超出招标公告要约的范畴。招标文件的严谨性，表现在表述标的时，在用词方面要准确无误，要表述清楚，一是一、二是二，不允许用“大概”“大约”等无法确定的词语，以及表达上含糊不清或者模棱两可的语句，尽量少用或不用形容词，禁止使用有歧义的语言，防止投标人出现理解上的误差。

 

　　易懂性  语言要简单明了易读易懂

 

　　招标文件的重要作用之一，就是帮助投标人有针对性地编制投标文件，并切实响应招标文件。

 

　　所以，招标文件应尽量让供应商读懂，并准确理解采购人的购买意图，以便于实质性响应和编制投标文件。

 

　　为了使招标文件达到易解性的目的，招标人在编制招标文件前应周密考虑，将方方面面可能的因素都考虑进去，把采购人的想法、思想、设计都提出来，做到百密不漏。不怕做不到，就怕想不到，特别是在采用二阶段招标时，投标人更要尽早参与设计，更应做到详细、详实。同时，招标文件要以最简单明了的语言，把采购的目的、采购的要求、采购的进度、采购的售后服务说清楚。

 

　　完整性  四部分要素须完备无缺

 

　　规范的招标文件必须内容完整。我国《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第十八条规定，“招标采购单位应当根据招标项目的特点和需求编制招标文件。”招标文件包括以下内容：一是投标邀请；二是投标人须知（包括密封、签署、盖章要求等）；三是投标人应当提交的资格、资信证明文件；四是投标报价要求、投标文件编制要求和投标保证金交纳方式；五是招标项目的技术规格、要求和数量，包括附件、图纸等；六是合同主要条款及合同签订方式；七是交货和提供服务的时间；八是评标方法、评标标准和废标条款；九是投标截止时间、开标时间及地点；十是省级以上财政部门规定的其他事项。

 

　　《政府采购法实施条例》第十七条规定，“参加政府采购活动的供应商应当具备政府采购法第二十二条第一款规定的条件，提供下列材料：一是法人或者其他组织的营业执照等证明文件，自然人的身份证明；二是财务状况报告，依法缴纳税收和社会保障资金的相关材料；三是具备履行合同所必需的设备和专业技术能力的证明材料；四是参加政府采购活动前3年内，在经营活动中没有重大违法记录的书面声明；五是具备法律、行政法规规定的其他条件的证明材料。”

 

　　《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第三十条规定，投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应对招标文件提出的要求和条件做出实质性响应。投标文件由商务部分、技术部分、价格部分和其他部分组成。

 

　　既然投标文件由四个部分组成，而且还要求投标文件要按照招标文件的要求逐一作出实质性响应，那么，招标文件也应当具备四个要素，即分别也应是商务部分、技术部分、价格部分和其他部分。

 

　　商务部分：招标人及招标项目的基本情况；投标邀请；投标人须知（包括密封、签署、盖章要求等）；投标截止时间、开标时间及地点；投标人应当提交的资格、资信证明文件；评标方法、评标标准、无效投标（投标无效）条款、废标条款；合同主要条款及合同签订方式；投标文件编制要求及采用的格式等。

 

　　技术部分：项目的情况简介；项目的技术规格、要求和采购数量，包括附件、图纸等。

 

　　价格部分：各项目的投标报价及总价；投标保证金交纳方式；付款方式的响应。

 

　　其他部分：采购人提出的相关要求；特殊服务条件；供应商采用联合体或分包方式的说明及相关资料。