联合国《采购指南》，哪些要点值得政采人关注？

编者按

联合国《采购指南》详细说明了联合国项目事务署（UNOPS）的采购指令、程序和过程，并为按照联合国项目事务署财务条例和细则以及其他适用的联合国项目事务署法律文书开展有效而高效的采购活动提供了进一步指导。联合国《采购指南》与我国的政府采购法,二者之间有很多相通之处，政府采购信息网（caigou2003.com）将其中的要点摘录出来，供政府采购从业者了解和学习联合国采购的规则，开阔眼界。同时，也有助于更深刻地理解我国的政府采购制度。希望对您有所帮助！

第一章《简介》

一有效竞争：通过推动供应商之间的有效竞争，联合国项目事务署采用公平、公正和公开的原则，以实现最高的性价比。有效竞争通过下列条件实现：足够数量的独立潜在承包商；彼此独立行事的潜在承包商；在同样的条件下争夺同样的商机；以足够数量的报价响应采购机会。
二道德规范：在预招标阶段，供应商不得在向整个企业界提供特定信息之前，优先获取特定采购信息；在招标阶段，所有供应商必须收到相同的信息；制定的规范不得包括限制竞争的条件，例如品牌要求，除非出于标准化的目的；工作人员不得与响应联合国项目事务署投标活动的任何供应商有经济利益关系，如有，则不得参与采购活动……
三利益冲突：下列情况下，供应商应被视为在采购过程中存在利益冲突。供应商（包括其人员）与联合国项目事务署人员有密切的业务或家庭关系。供应商直接或间接地与一家公司或其任何附属公司有关联。一个供应商与为同一采购活动投标的其他供应商有利益关系，包括当他们拥有共同所有权和/或管理权时。供应商不得提交一份以上的投标书，除非允许提供备选方案。[详细]

第二章《采购组织》

一采购的定义：联合国项目事务署财务报告准则第1.02条将采购界定为通过从联合国系统组织以外的任何来源购买、租用、租赁或交换而获得财产、厂房和/或设备、货物、工程或服务。工程是指与基础设施的建造、重建、拆除、修理或翻新有关的所有活动，例如场地准备、挖掘、安装、建造、设备或材料的安装、装饰和装修，以及与建造有关的服务......
二采购官员的责任：采购官员是联合国项目事务署负责执行采购程序的人员。在大型业务单位，采购活动由专门的采购人员进行，而在较小的办事处，只要有相关知识和经验，这些活动可以由其他人员进行。采购官员在采购过程中的责任：在审查采购计划后，与项目经理合作确定采购策略；审查需求定义，并从采购的角度确保这些定义是适当的；领导采购流程和市场调查（如适用）；准备招标文件，管理招标过程；执行和协助对提交的材料进行评估（如果被任命为评估小组成员）；准备授标建议，并向合同和财产委员会（CPC）提交案例（如适用）；在联合国项目事务署输入和更新供应商信息；在联合国项目事务署编制合同和创建采购订单；在收到适当文件后，在联合国项目事务署准备付款请求；履行合同管理职责，支持项目经理/申请人。[详细]

第三章《供应商登记与管理》

一供应商登记：联合国全球市场网站是联合国系统的采购门户。它将联合国采购工作人员和供应商群体聚集在一起。联合国全球市场网站是一个单一的窗口，潜在的供应商可以通过这个窗口向联合国系统各组织，包括联合国项目事务署，进行登记。
二供应商不符合资格：在采购过程中尽可能促进竞争符合联合国项目事务署的利益，因此认为所有供应商都有资格获得合同，除非该供应商因下列任何原因被视为不符合资格——供应商来自联合国项目事务署与其客户/合作伙伴签署的与采购过程有关的项目协议所排除的国籍；供应商存在利益冲突......[详细]

第四章《采购策略、计划和需求定义》

一采购规划：是针对单个采购活动的采购规划包括根据已确定的招标方法、合同类型和竞争类型，为执行采购过程的每个步骤设置所需的时间表。采购规划的优势在于——更好的需求定义，增加收到极具优势报价的可能性，从而促进评估过程，采购满足客户需求的合适产品，使合同管理变得更轻松；改进采购，确保适当合格的供应商和足够数量的供应商，促进供应商竞争，并可能以更低的价格提供更有力的报价...
二明确需求：为了定义需求，必须根据产品的性质，对正在采购的产品（即货物、服务或工程）及其目的、性能需求、特性、目标和/或预期产出进行分析。必须收集市场上现有产品的信息。所有需求定义都必须指定准确的需求，而不必做过多说明。过高的产品规格可能会提高价格和/或减少报价数量，因为这会导致供应商提供比所需产品更先进的产品。反之，降低产品规格会取得相反的效果，因此，定义确切需求的要求对提高资金使用的成本效益是至关重要的。[详细]

第五章《采购寻源》

一采购寻源：是确定能够为联合国项目事务署提供所需货物、服务或工作的适当供应商的过程。采购寻源还提供有关产品和规范的有价值信息，并用于确定适当的招标方法和竞争类型。
二资格预审：是根据预先确定的标准对供应商进行评估的正式方法，只有符合既定标准的供应商才被邀请投标。这一过程保证招标文件只适用于具有足够能力和资源的供应商。必须留出足够的时间让潜在供应商准备响应性申请。资格预审邀请函与提交资格预审邀请函回复截止日期之间的期限不得少于十个日历日，除非采购授权（PA）人员提供了较短期限的书面理由并已包含在采购文件中。资格预审邀请必须在联合国全球市场网站（UNGM）和任何其他相关媒体上刊登广告。资格预审是在发布招标文件之前对供应商进行评估的正式过程。如果对特定采购活动进行了资格预审，则应邀请提交申请并符合资格预审标准的所有供应商投标。资格预审并不意味着预先签订合同。
三供应商选择短名单：在进行市场调查时，可能会导致潜在供应商名单过长。如前所述，可能有理由说明为什么只邀请数量有限的供应商（短名单上的供应商）提交报价是有意义的。建立邀请供应商短名单的目的是保障合格供应商之间的成本效益竞争。 [详细]

第六章《招标》

一招标是要求供应商提供投标、报价或建议书的通用术语。用于传达采购要求和要求潜在供应商提供报价的方法称为招标过程，可采用采购、报价邀请书（RFQ）、招标邀请书（ITB）或建议邀请书（RFP）的形式。选择适当的招标方法必须基于预期的采购价值、要求的性质或两者的结合，且如果执行首席采购官（ECPO）已授权使用紧急采购程序（EPP）。
二开放的国际竞争和开放的国家/地区竞争：在联合国项目事务署，公开的国际或国家/地区竞争是默认的竞争方法。公开的国际或国家/地区竞争的目的是向所有可能的供应商及时充分地通报联合国项目事务署的要求，并提供平等的机会和公平的机会来竞争所需要的货物、服务或工程合同。
三有限的国际竞争和有限的国家/地区竞争：有正当理由不进行公开竞争的，可以进行有限竞争制赛。根据定义，有限竞争只允许选定的供应商参与招标。有限的国际和国家/地区竞争仅限于以非歧视方式从名册、资格预审、意向书、市场调查等中选出的供应商的短名单。在基于有限竞争发出招标之前，采购官员必须事先获得采购授权（PA）。采购授权批准必须在短名单批准时给出（通过在短名单模板中填写相应字段）。
四招标方法：招标是要求供应商提供投标、报价或建议。向供应商征求报价有四种方法：询价采购、报价邀请书（RFQ）、招标邀请书（ITB）或建议邀请书（RFP）。前两种被认为是非正式的方法，后两种是正式的招标方法。
五招标文件的组成部分：联合国项目事务署的招标文件为书面文件，由以下部分组成：1. 邀请函；2. 投标人须知；3. 评价标准；4. 要求明细表；5. 可退还的投标表格/附表；6. 契约信息。虽然招标文件的细节和复杂性可以根据要求的性质和价值而变化，但每个招标都必须包含能让投标者了解联合国项目事务署需要并准备有意义报价所需的所有信息和适当的条款。因此，招标文件必须包括与特定采购活动有关的所有信息，并尽可能简洁。
六电子招标：联合国项目事务署的电子招标被理解为通过以下方式进行招标：a）使用电子邮件；b）使用联合国项目事务署电子采购系统；c）使用电子逆向拍卖系统。这些都可以成为提高采购过程效率和效力，以及改善招标过程环境特征的有效途径。[详细]

第七章《投标文件的管理》

一投标文件的接收：供应商须确保按照招标文件的相关规定向联合国项目事务署提交报价书。投标文件可通过邮政信函、安全传真、专用电子邮件（即专用传真号码或专用电子邮件地址）或联合国项目事务署电子采购系统接收若报价书采用人工投递的方式，则联合国项目事务署必须开具收据，注明交付的日期和时间。
二投标文件的撤回：只有在公布的报价书提交截止日期之前，供应商书面告知联合国项目事务署后，方才允许供应商撤回投标文件。撤回的报价书应在开标之前与其他标书/建议书分开，不得开启。在公布的截止日期之后若撤回投标文件的，原则上不予应允。若发生此种情况，联合国项目事务署应将申请撤回的报价书与其他报价书一起打开、评估。若供应商提交了投标保函，则联合国项目事务署应将其扣留。如果经评标后该报价书被选定，则投标保函必须兑现，除非供应商愿意按照其原始投标文件的报价提供货物/服务/工程。若未要求提交投标保函，则须通过谈判解决这一问题，必要时可向法律顾问寻求法律意见。
三迟交报价书：联合国项目事务署不会接受指定投标截止日期之后送达的投标文件。除下列情况外，在指定日期和时间之后收到的投标文件应被拒收，在开标小组的开标报告中记录，并根据第7.5条"投标文件的拒收"的规定处理。如在招标文件规定的具体投标文件接收时间之后重新提交、修改或撤回联合国项目事务署已收到的投标文件，均视为"迟交"标书，除非是在授标之前收到，否则将不予考虑， [详细]

第八章《投标文件的评估》

一评标：是根据招标文件中规定的评标方法和标准进行评估和比较投标文件的过程。其目的是确定最符合评价标准的报价书，从而为联合国项目事务署创造最佳价值。客观、公正和执行良好的评估过程至关重要，因为会形成建议和授予合同的请求。总体而言，联合国项目事务署根据最高物有所值的原则（即技术和商务因素的理想结合）对所有报价书进行评估。物有所值可以包括获得、使用、持有、维护和处置货物或服务（如果在招标文件中有此规定）的价格、生命周期成本和交易成本。也可以考虑非成本因素，如目的适合性、质量、服务和支持，以及社会和环境效益。在收到和开启报价书后，必须按照招标文件编制过程中确定的、并在此等文件中明确规定的评标标准和方法对报价书进行评标。在任何情况下，均不能在报价书评标过程中引入新的或修订后的评标标准，也不能改变评标方法。
二评标小组：评标小组的目的是核实供应商及其报价书是否满足招标文件的要求，并根据预先确定的评标标准对报价书进行评标。为了对投标文件进行公正和公平的评估，评估必须由至少两名成员组成的小组执行。评标小组的实际人数将取决于采购活动的性质、复杂性和价值，但通常不应超过五人。在所有情况下，除了采用采购招标方法进行的采购外，评标小组必须包括第2.4 条中定义的采购官员（通常是从招标阶段起开始管理采购过程的人员）和主席。
三重大偏差：联合国项目事务署必须保持公平性和透明性，并确保只有且无论何时与相关要求存在重大偏离时，必须对报价书进行拒收。在某些情况下，实质上符合要求的报价书可能包含非重大偏差，这将导致其不符合要求。然而，为了达到"物有所值"的要求，重要的是不要仅因为存在非重大（即微小）偏差，就轻易取消报价书的资格。重大偏差是指：将以任何实质性方式影响到合同中规定的货物及相关服务的范围、质量或性能；由于与招标文件、联合国项目事务署权利或投标人在合同项下的义务相抵触，从而将以任何实质性方式发生限制；一经修正后，将对提交实质性响应标书书的其他投标人的竞争性地位带来不公平的影响。[详细]

第九章《采购流程审查》

一采购流程审查：所有采购活动在授标前都要经过审查程序，即根据联合国项目事务署财务条例和细则，由授权人员授权设立的承诺（详情见第10章"授标"）。审查过程应确保获得资金承付的适当授权；确保联合国项目事务署及其客户的最大利益；采购活动按照联合国项目事务署财务条例和细则、相关政策和程序进行，并符合公认的领先商业惯例。
二回溯和追溯：联合国项目事务署财务条例和细则要求在其签订的任何承诺之前进行授标，例如在签订服务合同之前，对设备发出订单等。在授予合同之前，如果联合国项目事务署作出承诺，或事实上存在承诺的，则视为发生了回溯或追溯情况。合同的回溯/追溯批准并非采购流程，而是行政程序，允许对不完全按照上述审查和授标程序的行动进行审查和可能的批准。 [详细]

第十章《授标》

一授标：根据联合国项目事务署财务条例和细则，授标是被授权人员为确立承诺而给予的授权。联合国项目事务署采购中，这是指授权与选定供应商订立合同的决定。合同由相关授权PA授予，并在适用时根据合同和财产委员会（CPC）的建议授予。参见第2.5.2条"授权"和第9.4条"合同和财产委员会审查范围"。
二抗议程序：供应商如果认为其在联合国项目事务署业务部门的招标流程或合同授予方面受到不公正对待，则可以直接向总法律顾问（GC）提出投诉。必须在招标文件和随后的合同中向所有投标人通报联合国项目事务署的独立投标抗议程序。 [详细]

第十一章《合同定稿及发布和合同文书》

一合同编制：如果联合国项目事务署在招标过程中确定要求，在此之后，根据标书或建议书选择一个供应商，并由联合国项目事务署授予合同。必须始终使用联合国项目事务署的示范合同，除非捐助者（如世界银行）在得到法律顾问批准后，强制要求特定工业部门（如公用事业、财产租赁、电力或水务服务）中经常使用的各种模板或其他格式。示范合同是联合国项目事务署的模板，必须采用特定合同的数据填写。
二履约保函：联合国项目事务署可向选定的供应商索取履约保函，以减轻供应商不履约和违反合同义务而发生的风险（如交付所有设备、提供的服务和按照合同完成的工程）。证券和担保通常以无条件和不可撤销的见索即付银行保函的形式发行。然而，如果得到法律顾问和金融集团（FG）的批准，可以接受经过银行证明的债券、即期汇票、本票或不可撤销支票来代替担保。这一点应在招标文件中具体说明，还应对此提供联合国项目事务署的模板（如适用）。
三总包施工合同：总包施工合同应用于雇用承包商进行以一次性总付的方式定价的施工合同。总包施工合同应用于合格承包商进行的复杂工程，需要联合国项目事务署有经验的人员对合同条款进行管理。总包施工合同应用于授予价值超过1,000,000美元的工程。该合同具有全部功能，明确规定各方的义务。旨在用于合格承包商和经验丰富的联合国项目事务署人员参与的复杂工程。 [详细]

第十二章《物流》

一物流规划流程：有效的物流规划考虑各采购流程不同步骤中的活动。这是确保采购流程效率并最大限度减少成本和延误增加风险的关键因素之一。合理及时的物流规划有助于将相关环境损害降至最低。物流规划开始于采购流程的需求评估阶段，考虑申购人和最终用户的预期结果，并确定确保活动圆满完成所需的措施。关键要求是提出请求的业务部门和采购官员之间的密切协作和有效沟通。 [详细]

第十三章《合同管理》

一合同管理：是指合同授予后采取的所有行动，涉及的活动有：供应商绩效监控、合同修订、付款、合同终止、记录保留、合同文件维护等。合同管理由项目经理/申购人负责，在采购流程中得到采购官员的支持。
二供应商绩效评估：项目经理/申购人应在采购官员的支持下（在相关情况下听取最终用户的意见），对供应商的绩效进行评估。评估必须考虑整个合同期间供应商的经验。仔细记录合同履行情况以提供供应商绩效证明是非常重要的；发生争议时；以形成制度记忆，用于审计。供应商绩效评估（SPE）对于所有价值在250,000美元或以上的采购活动都是强制性的，但对于价值较低的采购活动，也建议使用，并且必须使用oneUNOPS中的功能进行评估。这是采购流程中的一个强制性步骤，必须及时进行，不得超过合同完成后一个月。
三工程变更管理：在基础设施专业管理和实施过程中，始终需要有效的变更管理，包括处理合同执行过程中出现的变更。招标过程和后续合同仅包括计划的工程和范围。然而，所有工程都包括未知的和不可预见的因素，因此，变更应被视为工程合同管理的常规内容。 [详细]

第十四章《合作》

一联合招标：联合国项目事务署可根据一个或相关系列计划采购行动的预估总价值，选择与一个或多个联合国实体开展联合采购活动。通常，根据该联合国实体的采购规则和条例，各合作组织将选择一个组织领导采购过程。合作的联合国实体将共同商定招标文件和评标标准，并将共同评估提交的报价书。招标文件应明确规定实现采购的预期合同形式。联合招标仅遵循牵头的联合国实体的审查要求，除非适用的评标标准或最终授标与牵头的联合国实体的不同。若联合国项目事务署是牵头的联合国实体，则可规定其他参与的联合国实体在负责审查采购活动的相关采购委员会中设有代表。 [详细]

第十五章《横向主题》

一可持续采购：可持续采购（SP）是将符合且有利于保护环境、社会进步和支持经济发展的要求、规范和标准结合起来的做法，主要是通过寻求资源效率、提高产品和服务质量以及最终优化成本实现。可持续采购的概念认为，政府机构、公共部门和联合国有机会通过其集体的巨大的购买力撬动市场，生产更多可持续性的货物和服务。这种市场影响可以作为战略信号，进一步推动各种可持续性问题和政策目标方面的积极行动。这可包括但不限于：保护劳工权利、减轻不利环境影响、消除贫困、支持地方发展和实现可持续发展目标。如果应用得当，可持续采购可以帮助生产国和接受国，特别是发展中国家，在区域和国际市场上变得更有效率和竞争力。
二紧急采购程序：紧急采购程序允许联合国项目事务署使用简化的流程，在紧急情况下能做出迅速反应，而同时不违背联合国项目事务署采购原则。对于联合国项目事务署而言，允许使用紧急采购程序的情况仅限于本条第15.4条所规定的情况。如需采用紧急采购程序须事先获得行政首席采购官的批准。所有其他重要和紧迫的情况都必须通过采用常规采购程序加以处理。 [详细]