政府采购中档案保管制度
作者：李承蔚 发布于：2020-08-28 09:45:31 来源：政府采购信息网
那么，保管主体究竟是强制性还是任意性？
根据《政府采购法》以及87号令等法律法规均笼统规定采购人、采购代理机构共同负有保管或保存采购文件。
据此，可以认为保管主体是强制性规定，这是因为采购人、采购代理机构为共同保管主体。但是，笔者发现，在财库2号文中却允许采购人、采购代理机构通过委托代理协议约定谁保存或保管采购文件。
财库2号文的这一规定明显延续了委托代理制度的立法精神，赋予了采购人与采购代理机构意思自治安排。
笔者认为，财库2号文的任意性规定更符合立法制度意旨，不会导致实务中理解上的混乱或偏差。
综上，对于采购文件档案管理的责任也就容易分辨。那么，对于本文开篇案例，笔者认为，应通过条件设定来分析：
第一，若采购人和采购代理机构之间没有约定由谁承担档案保存的，如何处理？笔者认为，综合民事委托代理制度和政府采购相关法律法规，应由采购人对政府采购项目每项采购活动的采购文件进行保存或保管。采购代理机构应配合移交采购文件和采购活动记录。
第二，若采购人和采购代理机构之间有约定由谁承担档案保存的，如何处理？笔者认为，按采购人和采购代理机构之间约定办理。
第三，若因财政部门抽查，采购人或采购代理机构无法出示采购文件档案或不能出示完整的采购文件档案，如何处理？笔者认为，可依照“第一”和“第二”条的分析处理。
若采购人和代理机构有约定档案保存由谁负责的，若该责任主体不能出示或完整出示，应由该主体受责罚；若采购人和采购代理机构没有就档案保存进行明确约定的，原则上应由采购人负责档案保管或保存，财政部门不宜对采购代理机构责罚，除非采购人因此曾、已或正向采购代理机构主张移交采购项目档案的权利或相应主张。此时，财政部门可根据具体情况，归责责任主体。
综上可知，关于档案管理主体，有待政府采购法律体系的进一步完善，明确由采购人和采购代理机构双方进行约定保管主体，而不应一律规定两者共同保管。
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