采购文件档案保存有法可依

 

　　笔者梳理发现，在《政府采购法》第四十二条、第七十六条，《政府采购法实施条例》第四十六条，《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号，以下简称“87号令”）第七十六条、第七十八条，《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）第二十六条，《政府采购代理机构管理暂行办法》（财库[2018]2号，以下简称“财库2号文”）第十三条、第十六条、《政府采购评审专家管理办法》第十七条，《财政部关于在政府采购活动中查询及使用信用记录有关问题的通知》第二条第（二）款等条文中不同程度地规定了采购文件的保存、保管等相关事宜。

 

　　结合上述法条，笔者认为，采购文件档案管理涉及六大要素，具体如下：

 

　　保管主体。虽然《政府采购法》、87号令等规定了采购人、采购代理机构共同负有保管或保存采购文件的责任。但从民事法律关系上，由于采购人和采购代理机构系委托代理关系，根据《民法总则》《合同法》的规定，采购代理机构在代理权限范围内的代理行为后果应归采购人承受。而财库2号文明确，对于采购文件的保存或保管的责任可在委托代理协议中约定。

 

　　保管对象。采用招标方式采购的政府采购项目，保管的采购文件，具体包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料；采用非招标方式采购的政府采购项目，应保管采购文件，包括采购活动记录、采购预算、谈判文件、询价通知书、响应文件、推荐供应商的意见、评审报告、成交供应商确定文件、单一来源采购协商情况记录、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定以及其他有关文件、资料。此外，还包括信用信息查询记录及相关证据。

 

　　总之，保管的对象应为采购文件和采购活动记录及整个采购过程中所形成的材料、资料。

 

　　保管方式。采购文件的保存或保管方式以书面方式为主，可以采用电子档案方式保存。

 

　　保管期限。《政府采购法》以及财库2号文均明确，采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少十五年。

 

　　保管要求。结合上述法条，妥善保存采购文件，不得伪造、变造、隐匿或者销毁采购文件，建立真实完整的招标采购档案。

 

　　保管责任。《政府采购法》第七十六条仅对采购人、采购代理机构违反政府采购法规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的，将被罚款，对直接负责主管人员和直接责任人员依法给予处分；若构成犯罪的，则追究刑事责任。而87号令第七十八条规定，采购人、采购代理机构未妥善保存采购文件的，由财政部门责令限期改正，情节严重的，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报；采购代理机构有违法所得的，没收违法所得，并可以处以不超过违法所得3倍、最高不超过3万元的罚款，没有违法所得的，可以处以1万元以下的罚款。

 

　　由此可见，《政府采购法》和87号令有一定区别，前者仅规定对“隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件”规定了责任承担和处罚方式；后者对未妥善保存采购文件规定了责任承担和处罚方式，且两者处罚的方式也有诸多差异。

 

　　笔者认为，在实践中，一旦采购人或采购代理机构有违保管或保存采购文件情形的，财政部门将根据情形适用。因此，为便于更好规范，建议健全立法规定，便于实务适用。