在招标工作中，常常遇到有些项目需要提供样品，比如服装、家具等项目。提供样品有助于评审专家对标的物进行更加直观的审查评价，同时也可以依据提交的样品实物对照组织后期的验收评价。那么，样品评审涉及哪些法规？注意事项有哪些？容易引起争议的要点是什么？如何能更好地组织涉及样品的评审工作？笔者与大家一起探讨。

 

 

    《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号，以下简称“87号令”）第二十二条规定，采购人、采购代理机构一般不得要求投标人提供样品，仅凭书面方式不能准确描述采购需求或者需要对样品进行主观判断以确认是否满足采购需求等特殊情况除外。

 

    因此，招标采购活动是否需要提交样品，须谨慎设置。一般情况下不要轻易要求提交样品，会增加投标人负担，成为不必要的障碍，有些项目也根本不适宜要求提交样品。

 

    如果要求提供样品的项目，一定是非常有必要，符合不能准确描述采购需求，或者需要主观判断以确认是否满足采购需求的情形。

 

    我们在实际工作中常常遇到定制类用品：服装、家具等项目要求提供样品，这类项目通常在采购需求中有特殊样式、尺寸等要求，需要看实物比对是否满足采购需求，要求提供样品有一定必要性。

 

    八大注意事项

 

    如果采购项目需要提交样品，需要在招标文件中约定提交的相关要求，各项要求应当完整、详细、明确，便于投标人准备、提交。同时，设置相应的评分标准，便于评审。

 

    那么，样品提交都涉及哪些注意事项呢？对照87号令的相关规定，应当包括：

 

    是否需要提交样品：须明确哪些采购内容需要提交样品，递交的数量、单位、规格等。

 

    样品制作标准和要求：须明确制作的具体标准和要求。例如：按招标文件提供的样式制作成衣，整烫浆洗、含肩章、纽扣等。

 

    是否需要随样品提交检测报告：须明确检测机构的要求、检测内容等。

 

    样品提交时间：样品一般随投标文件一起递交，如有大件或者安装组件，须考虑留足充分的接收时间、场地，标记好现场，注意签收编号回执、包装、签署、验收、视频记录等。

 

    容易出现漏洞和混乱的情况，包括：未考虑到样品的尺寸没有准备足够充分的地方接收，如果开标场地在写字楼，有些大件不允许从客梯上楼，导致延误；有些样品没法进房间，如大型的标识牌；有些需要现场安装的组件或者多件样品，往往投标人是安排厂家直接物流到现场，物流到达的时间可能会不定时。

 

    样品的包装要求：随样品一同递交的检测报告、包装袋等的提交要求，在约定的时候需要充分考虑样品实物情况，结合项目要求确定是否需要密封或者不密封的简单包装；暗标评审需要提醒所有标记抹除，同时现场接收的时候要检查，暗标评审有助于评委不受影响更加客观的对样品进行主观评审，但是如果一点有异样的标记容易引起争议，有些样品在制作时可能会直接在实物上印刷厂家的标识、颜色、图案等不宜抹除的情形很容易引起争议，需要充分考虑。

 

    不需要暗标评审的，有样品件数较多的情形，为便于查找对照评分和退还，需要在每件样品上加贴明显标识，以免评分的时候无法对照给分，同时也方便退还。递交多件的须在接收时仔细核对数量、组件、配件、报告、包装标识等以免混乱出错，最好能拍照、签字进行书面记录，以免后期引起争议。

 

    样品退还要求：中标人的样品应按照招标文件的规定进行保管、封存，并作为履约验收的参考。退还时须注意仔细核对每家的样品，件数不能有误，退还手续要留痕。

 

    样品评审流程设置：招标文件中是否有关于样品递交不合格的废标情形，包括：未递交样品的不合格或递交样品不完整的不合格。

 

    样品评审的各项环节的设置，如样品评审时直接评审外观、是否有破坏性试验、是否需要演示功能、连接网络、电源或接驳其他设备、是否需要做实验、是否需要暗标评审等。

 

    值得注意的是，暗标标记的初验、暗标摆放排列打散顺序和编号，摆放排列和评分后的汇总均须仔细核对，最好安排监督人员核验流程，详实记录。

 

    样品的评审因素：招标文件在评分标准中要对照各指标、参数、功能要求设置细化量化的评审因素。不宜感官描述过多、分值区间过大、使用不可量化的描述名词、横向比较描述等。

 

    招标文件设置要求提供样品的，应同时在评分标准中设置样品评审的相关因素，评审因素应当细化量化，虽然是主观评审因素，但也需要对各项标准进行约定。部分样品比较多的项目，评审环节比较复杂的，如有现场演示、测试、实验的环节，更应注意好评审工作的组织，以免细节的疏漏影响评审的公正性。

 

    递交阶段：预留充分的时间、场地、工具、人力、资料接收样品，样品件数较多时，应注意核对数量、标识、外观，编号登记便于对照评审。如有暗标应注意在有监督的情况下处理暗标登记编号。条件允许的情况下可拍照留存，递交和签收方确认签字，避免因递交不齐、遗漏登记带来的后续问题。

 

    需注意投标人互相观察其他供应商递交样品的情况，要注意尽量保护每家投标人的投标信息，以免引起纠纷。

 

    评审阶段：所有要求提交的并已经递交的样品均应参加评审，在不同的评审环节有不同要求的，均需详实记录。如未递交、递交不完整导致初审不合格的，务必仔细核对。

 

    在实际操作中，如遇到样品件数特别多，递交家数特别多的情况，千万注意有些样品的组合配件也要一一拆开摆放，便于评委进行评审，万不可因为看起来差不多，或者小件就算了，就不拆开，这一定会让投标人觉得自己辛苦准备的投标没有被仔细的进行评审而进行质疑。

 

    评审开始前，工作人员应将进入评审环节的样品协助并列展示，便于比较、对照评分。并向评审小组讲解相关文件的要求，制作对应的表格，如果评审因素较多、家数件数较多，可考虑制作专门的样品评审表，便于评委在评审中对照评分，在将表格中的分值核对汇总后填写在总评分表中。有些需要展示和实验的需要事先做好相关准备，确保不因操作失误影响结果，同时也要注意安全。

 

    评审过程中，评委可能会翻看每件样品，拿起放下、比较使用，在这个过程中须注意不要混乱，以免标识掉落，放错位置导致退还的时候引起投标人误解。

 

    评审样品过程中涉及评审报告的要注意，很多评审报告和样品有可能因为型号、定制、配件的原因导致评审报告和实物样品甚至和投标文件中所投内容的具体规格、型号略有差距，这类情形是否有效在认定的时候要多加留意，以免引起后续的争议。

 

    评审结束后：评审结束后，工作人员应及时整理样品，包装标记，办理移交退还的手续。招标文件中约定中标人要移交给采购人的，一定要按照文件规定执行，以免引起争议无法弥补。退还和移交样品的时间、流程要注意，评审结束后采购人未确认结果，结果还未公布的时候，此阶段所有评审的相关事项应保密。样品退还领取的时候注意核对领取人身份，逐一退还，注意不宜出现代领的情形。逾期未领取的，请注意提醒，可以办理寄回托运的，约定好办理细节后留存凭证，相关记录注意做好保存归档。

 

 

    招标文件对递交要求不明确，导致误解；未按文件要求保管样品，提前退还导致结果引起争议；递交混乱、退还混乱、有些样品甚至没拆封等。

 

    各类现场突发状况，如物流延误有些配件没送到，现场组装、实验、演示失误，暗标评审标识未涂抹导致废标，递交的样品与投标产品不符等。