招标文件是招标人向潜在投标人发出并告知项目需求、招投标活动规则和合同条件等信息的要约邀请文件，是招标、投标、评标、定标的唯一直接依据，就像整个招标采购项目的指挥棒一样，如果指挥棒本身所指的方向有误，那各方后期免不了兜圈子、走弯路，甚至采购结果和最初的采购需求也会南辕北辙。所以，在招标采购中，一定要高效、规范、准确、严谨地编制招标文件。

 

　　从实践来看，编制出高质量的招标文件，要求招标采购人员把好四个维度上的舵，即：遵循公开、公平、公正的原则，遵守政府采购相关法律法规要求，体现政府采购的政策功能要求，以及恰到好处地贴合采购人的需求。

 

　　如何把舵呢？就是要招标采购人员具备综合把控能力，把这四个维度上的舵盘分别驶向一个方向，这个方向就是编制出“高效、规范、准确、严谨的招标文件”。那如何才能实现四路合一呢？首先需要招标文件编制人员闯过八道关。

 

 

　　接到项目委托后，招标采购机构应根据采购人提交的项目资料，从政策、资金、市场、技术、生产、销售、服务等诸多方面，对项目进行全方位、多角度地市场调研，为编制招标文件做好前期准备。在调研过程中，对一些专业性强、技术复杂的项目，还应聘请有关方面的专家和技术人员进行论证，进一步掌握采购人的采购需求，为编制高质量的招标文件做好充分准备。

 

　　而实践中，一些招标采购机构在编制招标文件时，往往套用现成的招标文件范本，商务部分和程序部分基本是一成不变，只是把采购人提交的项目内容和要求及项目的技术资料进行简单替换，至于采购人提供的参数是否存在错漏，是否符合国家有关法律法规规定，是否存在歧视性、倾向性或其他有悖于政府采购原则的内容，而并不注意着重审查，导致招标采购活动一开始就向不规范的方向倾斜，这是非常不负责任的行为。

 

 

　　在采购实践中，有些招标采购机构在招标文件编制前或者编制过程中，没有对采购人的需求进行分析，设备及服务的技术指标参数、工艺方法、质量要求、验收标准、服务项目不明确，招标文件没有也不可能全面准确反映采购人的需求，同时也造成投标人对招标文件理解偏差或者定位不准。

 

　　另外，在一些招标文件中，商务条款、使用环境、现场条件，甚至具体到交货期、保修期等条件都不明确，直接影响到了产品的配置和质量，影响到投标人的投标方案和正常报价。

 

　　如果在招标文件中不对这些问题进行明确，一来会给投标人编制投标文件造成困惑，二来也会使最终的采购结果偏离采购人的真实需求。所以，采购需求一定要清晰明确，这是在招标文件中和评审要素相并列的两大要点。

 

 

　　公平对待每一个潜在投标人，在招标文件中无倾向性和歧视性条款，这是对招标文件的基本要求。但在招标采购中，采购人往往会提出一些限制性条件，影响到招标文件的公平公正性。比较明显的，如标注产品品牌、规格、型号等；比较隐蔽的，如在产品的功能、技术参数、性能指标等方面的描述在形式上模糊不清，让人抓不住实质。

 

　　要解决这个问题，可以建立咨询论证制度，邀请有关专家进行集体分析、论证。如有必要，还可以采用预询价、市场调查等其他方式，征求有关供应商的意见，确保招标文件合法合理、公平无倾向性。

 

 

　　招标采购与采购人和供应商之间的利益攸关，如何在招标过程中既保护采购人的利益，又保护供应商的利益？这是招标文件编制过程中应当格外注意和权衡的问题。

 

　　但在这一环节，供应商的权益被侵害的可能性要更大一些。如把特定技术条款写入招标文件的必备条款，使大多数供应商失去投标资格；在编制招标文件时，对投标供应商的资格条件作一些限制性规定等。这两种做法的目的，都是排除有竞争力或是外地的供应商。

 

　　实践中还有一种情况，即供应商按正常的资格审查规定和标准是符合要求的，但招标方故意抬高资格条件门槛，或增加不合理的内容或条款，使之不符合要求。这种情况下，不仅损害了供应商的权益，也损害了采购人的利益，因为可能会使各方面都满足条件的供应商错失中标机会。

 

　　所以，编制招标文件时必须注意内容的合法性、合理性，以保护采购各方当事人的利益不受损害。

 

 

　　政府采购的公开原则，主要是指信息要公开，因此招标采购中最关键的，就是要把招标采购信息公开化，让所有的潜在供应商及有关方都能充分了解采购信息。

 

　　在招标采购实践中，信息风险主要体现在三方面，分别是不完全信息风险、信息不对称风险和信息遗漏风险。

 

　　不完全信息风险：主要表现为招标采购机构搜寻的市场信息不完全，影响正确的采购决策，从而形成一定风险。

 

　　信息不对称风险：主要表现为采购人与招标采购机构的信息不对称、供应商与采购人的信息不对称、招标采购机构与供应商的信息不对称，应特别注意避免由于人为因素造成供应商获得信息不均等的情况发生。

 

　　信息遗漏风险：主要是因为信息传递环节过多，信息遗漏的可能性增加，进而产生采购信息风险。

 

　　所有这些信息风险，在招标文件中都应当最大程度地予以排除。

 

 

　　在招标采购过程中，常遇到一些内容繁多、技术复杂、涉及多个行业的采购项目。对于这类采购项目，单个供应商很难独立完成，需要招标方按工艺或类别分成几个相对独立的标段，也就是常说的分包，由不同供应商来分别完成。

 

　　比如一个系统集成工程，需要有设备供应、网络综合布线施工、系统集成等；一个装饰改造工程，需要有建筑工程、装饰工程、安装工程、建材供应、装饰材料、水电器材供应等，还包含网络部分等。

 

　　对于需要分包的项目，必须在招标文件中明确和详细说明情况，将不同分包的项目内容（包括设备、材料供应和施工）和技术要求载明。

 

　　在确定分包时，除应考虑项目因内容、技术原因需要分包外，还必须考虑投标人在一定时间内的有限履约能力。有的采购项目在招标时，由于招标文件没能明确指出分包界线，或者分包不准确，使得投标人对招标项目理解不透彻，造成投标内容不完整，报价不准确，致使投标无效。即使不作为无效投标，也会给后期的评标工作带来难度，不仅造成不必要的损失，也影响到招标质量。

 

　　因此编制招标文件时，必需考虑项目是否需要分包；对需要分包的项目，必须明晰各分包的界限，有利于供应商投标，有利于评委会评标。

 

 

　　在项目评标时，评标委员会主要依据的是招标采购机构制定的评标办法和评标标准，在此，招标文件的重要意义得到充分体现。

 

　　但在一些采购项目的评标中，往往遇到评标标准表述不清，或者对某一项设备的配置、性能以及技术指标叙述不明确，各投标人在各自的投标方案中也选用了不同的配置，造成投标报价差别过大而失去可比性，给评标造成困难。

 

　　有些招标采购机构编制的招标文件，只很简单地规定了一些评标原则，有的是在开标后才公布，甚至是在评标过程中经评标委员会研究后才确定评标方法和标准。这些做法，必然会掺杂进人为因素，影响评标的公平公正性。

 

　　因此编制招标文件时，必须按照国家有关招标法律法规规定，把评标原则、办法、标准在招标文件中载明，详细规定评标程序、方法和有关标准。如果是开标以后由评委会进行供应商资格审查和投标文件有效性、符合性审查的，则需要在招标文件中详细规定资格及投标文件的审查办法。

 

 

　　招标文件编制完毕后，要正式对外发售，还需经过内部审查和外部审查两个程序。

 

　　内部审查

 

　　第一步：必须在招标采购机构内部进行严格审查。制作招标文件的人员必须对招标文件进行细致修改、校对、审查，确认无误后，按程序逐级上报上一级主管人员审定。

 

　　第二步：上一级主管人员应按招标文件结构和要素及相关组成部分对招标文件进行修改和完善，确认无误后，报机构主管领导审定签发。

 

　　第三步：招标采购机构主管部门对下级上报的招标文件进行认真审阅，必要时召开有关人员参加的会议讨论，经审阅或讨论修改完善后，正式确定招标文件编制工作完成。

 

　　外部审查

 

　　在内部审查过程中还有一个重要程序，即采购人审核确认的步骤，就是招标文件应送采购人审核确认。因为在编制招标文件的过程中，招标采购机构可能对项目内容和技术要求作修改，与采购人当初提交的内容和要求出现不一致，采购人对此应当有知情权。

 

　　经过招标采购机构内部审查及采购人审核确认后，招标文件编制工作才算是画上了一个句号，这时候的招标文件才能正式对外发售。