政采内控管理其实可以这样做
作者：杜晓东 发布于：2016-10-11 08:44:05 来源：政府采购信息报/网
政府采购作为财政改革的重点内容，被称为“阳光下的交易”，它通过制度设计和法律完善，达到使政府采购行为公开化、透明化、规范化，以实现公平公正的目的。但由于权力过分集中，政府采购工作极易出现权责不清、权力滥用等问题。因此，完善的内部控制制度就显得尤为重要。
笔者所在的济南市财政局政府采购管理处，从落实《财政局内部控制基本制度（试行）》和八个专项内部控制办法的角度出发，构建了一套规范有效的政府采购管理处内控制度，从源头加强政府采购管理，有效防控业务风险及廉政风险，增强政府采购管理的科学性、合理性、规范性。
有关内控制度设计原则
合法性：依法办事是政府采购工作的首要准则，也是制定政府采购内控制度的首要原则。政府采购内控制度建设应严格遵守《政府采购法》、《招标投标法》等相关法律法规的规定。
适应性：政府采购内控制度的建设应当符合我国实际，应当与政府采购的特点和要求相适应，只有如此，才能使政府采购内部控制制度适应政府采购的管理要求并发挥作用。
规范性：政府采购内控制度应当对政府采购的各项工作进行全面规范，使政府采购工作严格按照规章制度有序进行。即政府采购的每个过程、部门、环节，包括单位内部、单位与单位都要相互牵制；既要事中控制，又要实施事前和事后控制等。
科学性：政府采购内控制度建设要符合科学性原则，既要有科学合理的可操作性，又要使其符合并体现政府采购活动中诸如采购方式、评标方法的科学性，不能违背相关的会计、统计、管理学科的基本方法和要求。
有关采购流程风险防范
1、政采管理系统导入采购预算指示
此流程的风险点主要包括：预算处未及时准确导入政府采购预算信息，预算处、部门处未及时将政府采购预算指标传送给政府采购管理处，政府采购管理处信息录入岗位负责人未及时在政府采购管理系统中导入政府采购预算指标，部门未按要求编报采购预算和采购计划。
针对以上风险，预算处、部门处应及时、准确地将政府采购预算指标（含调整预算指标）通过预算指标管理系统传送给政府采购管理处，政府采购管理处岗位负责人及时接收并导入指标。预算单位负责按批复的政府采购预算编制政府采购计划并报送部门处、政府采购管理处。
2、采购方式变更申请
此流程的风险点主要包括：未严格按规定审核部门采购方式变更申请、未及时批复部门采购方式变更申请、违规审批部门采购方式变更、部门提供不实的采购方式变更。
针对以上风险，严格按照《政府采购法》、《财政部政府采购非招标采购方式管理办法》和预算单位变更政府采购方式有关制度规定进行初审、复核、终审三道审核。预算单位申请采用单一来源采购方式中唯一供应商的，审核前应在指定政府采购信息发布媒体公示。
3、采购进口产品申请
此流程的风险点主要包括：未严格按照规定审核部门采购进口产品申请，未及时批复部门采购进口产品申请，违规审批采购进口产品申请，部门提供不实的进口产品申请材料。
针对以上风险，应严格按照《政府采购法》和采购进口产品有关制度规定进行初审、复核、终审三道审核。初审人严格审查采购人提交的采购进口产品的书面申请材料，仔细核实其提交的相关表格和材料。处长审查初审意见后作出终审，并报分管局长批复。
4、管理政采合同备案
此流程的风险点主要包括：政府采购合同备案管理不完善，造成相关资料收集不完整；部门未按要求提交政府采购合同备案材料。
针对以上风险，应加强合同备案管理，政府采购管理处指定专人负责管理政府采购合同备案材料；并督促部门和代理机构按时备案。而对于未按时提交政府采购合同备案材料的采购单位或代理机构，政府采购管理处要进行督促。
5、受理投诉或举报
此流程的风险点主要包括：负责人未按时处理政府采购投诉案件、未依法作出政府采购投诉案件处理决定、故意隐瞒政府采购违法违规事实、当事人不配合政府采购投诉处理、不当利用行政复议或行政诉讼程序。
针对以上风险，应严格执行政府采购投诉处理相关规定，并建立律师事务所横向协助制度，确保案件从启动到作出处理决定全流程专业透明。建立政府采购专家审查委员会纵向把关机制和投诉案卷存档备查制度，并对处理结果依法公开。
6、开展集采机构监督考核及代理机构监督检查
此流程的风险点主要包括：考核或检查工作方案与制度规定有冲突、未依法处理考核或检查中发现的违法违规行为、隐瞒考核或检查中发现的违法违规事实、包庇考核或检查中发现的违法违规事实。
针对以上风险，建议严格对集中采购机构开展定期业务考核，对代理机构执业情况开展监督检查；建立集中采购机构考核和代理机构监督检查指标体系；组建考核工作组，建立政府采购专家审查委员会纵向把关机制，将考核发现的违法违规问题，提交专家审查委员会审查，专家提出处理处罚意见，并将考核的工作底稿、书面报告等，建立纸质档案入卷。
有关内部岗位职责分工
笔者所在的济南市财政局政府采购管理处主要工作包括以下内容：拟订政府采购管理办法和工作规程，拟订年度政府集中采购目录和有关限额标准；负责市级单位采购计划编制审核、采购方式审批；承担政府采购信息管理、聘用专家管理、投诉处理、市级集中采购机构考核与业务指导工作；指导全市政府采购工作，监督检查全市政府采购政策执行情况。
对政府采购管理处的干部岗位进行明分工，将每项工作落实到个人，使各岗位人员之间加强协作，确保各项业务工作顺利开展。通过对工作人员强化廉政风险防控机制建设，建立健全惩治和预防腐败体系、规范和制约权力运行，推动政府采购工作依法、有序、深入开展。
有关内部管理具体制度
1、一次性告知工作制度
“一次性告知制”是指办事人到政府采购管理处或电话咨询办理有关事宜，因手续、材料不完备等原因退回补办，或未按规定程序、受理时限办理而不予受理的，经办人员必须一次性告知其所需要办理事项的依据、时限、程度，所需的全部材料以及不予办理理由的制度。
对不履行一次性告知义务或者对符合规定、手续齐全又不能马上办好的事项又不出具回执的情况，给予严厉惩罚措施，一经查实，视情给予诫勉教育，对情节较重的，给予通报批评或效能告诫。
2、首问责任制度
“首问责任制”是指采购人、供应商、中介机构、评审专家或社会各界人士，来人、来电到政府采购管理处办事、咨询或者申办事项时，第一位接受询问或受理的政府采购工作人员即为首问责任人。
首问责任制的制度设计，避免了群众对机关内设机构职责分工和办事程序不了解、不熟悉而办事困难的问题，有利于转变政府职能、提高工作质量和效率，有利于更好地为社会和广大人民群众提供优质服务。
3、服务承诺制度
“服务承诺制”是指机关特别是“窗口”单位，在遵守法律、法规和有关规定的基础上，向管理和服务对象作出服务质量和服务时限的承诺，并通过媒体向社会公开，并接受公众监督的制度。
服务承诺制具有一定的法律效力和较强的规范性与约束力，由于有关承诺都要在社会公开监督下实施和兑现，从而使承诺单位工作人员手中的权力变成一种责任。
4、限时办结制度
“限时办结制”是指各类须经政府采购管理处办理的事项，在手续完备、资料齐全，以及内容符合法律法规及有关规定的前提下，要努力提高效能，在规定时限内及时办结。
“限时办结制”加强了政府采购管理处的效能建设，改进了机关作风，进一步提高了工作效率, 切实做到为社会和广大人民高效服务。
5、公文运转管理制度
公文运转管理主要包括：收文管理、办文管理、发文管理、公文督办管理。
对公文运转各个环节的流程进行规范，能更好地抓住风险点，并有效提出防范措施，避免公文运转出现问题，以实现公文管理工作的规范化、制度化。
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