在开标前，应准备一系列文件材料，以备开标时之用。这些文件材料主要包括在招标阶段、投标阶段所形成的文件材料和开标阶段、评标阶段以及定标阶段需要使用的文件材料。由于招标采购过程是以法定方式和程序进行的，其中各个阶段所使用的文件材料都应该便于查阅和使用，因而所有的文件资料都必须以书面形式准备并提供。根据开标需要，应准备以下几类文件资料：

 

 

　　在招标阶段，由于要编制、发售招标文件等，在这些项工作进行过程中，会形成与招标采购有关的一系列文件、材料等书面资料，而这些资料在开标、评标过程中都要用到，因此在开标前有必要对这些文件、材料进行整理、归集，形成招标阶段文件资料。一般来说，根据招标阶段的几个工作环节，招标阶段的文件材料主要有：招标文件编制过程中所形成的资料和招标文件发售过程中所形成的文件材料。其中，招标文件编制过程中所形成的文件材料主要包括采购人委托项目时所提交的与项目有关的资料，招标采购机构在组织项目实施前所编制的采购方案和所归集的项目资料，在编制招标文件时对项目的分析论证资料，招标文件底稿以及正式的招标文件。招标文件发售过程中所形成的文件资料，主要包括招标公告信息发布资料，响应招标项目的供应商信息，供应商在响应报名时提交的资格证明文件材料，对供应商进行资格审查时的书面记录及其相关资料，经审查资格合格的供应商名单和资格不合格供应商名单及其理由说明和文件证明材料，资格审查工作底稿，招标文件发售记录，组织供应商进行现场勘察及对项目解释答疑会记录或答疑纪要，供应商对招标文件有关内容提出的书面询问，招标组织机构因对招标文件进行修改、澄清、补正所形成的补充和变更文件等。值得注意的是，有关招标文件的发售记录，尤其是购买了招标文件的供应商名单要在一定范围内和一定时期内相对保密，以防有可能参与投标的供应商信息泄露。

 

 

　　招标阶段之后，所要进行的是投标，即投标供应商编制投标文件并向招标组织机构递交投标文件。在这个过程中，由于投标供应商对招标文件的有关内容有疑问而需要向招标组织机构提出书面询问，招标组织机构要对询问的有关内容作出书面答复；投标供应商要向招标组织机构递交投标文件、交纳投标保证金，招标组织机构要接收投标供应商递交的投标文件并向出具签收证明等，这些工作，都需要有书面的文字记载，而这些书面的文字记载集中起来，就形成了投标阶段的文件材料。招标组织机构在开标前，必须注意收集这些文件材料，并进行归集整理，以备开标时之用。在这些文件材料中，最重要的就是投标供应商递交投标文件时的记录，供应商递交投标文件时的签名，招标组织机构在接收投标文件时的书面记录、向投标供应商出具的签收投标文件的证明、收取投标保证金的收据等。值得注意的是，在投标阶段，有关投标供应商递交投标文件的资料、记录等信息，应在一定范围内和一定时期内相对保密，尤其是要对供应商提交的投标文件要妥为保管，以防投标文件遗失或者投标信息泄露。

 

 

　　开标，有地方和机构称其为开标仪式，有些也称其为开标大会或开标会，不论叫什么，其形式都是按照招标文件的规定，以一种商务会议的方式公开举行，其程序都是法定的。在开标时，要公开宣读投标人的投标报价以及投标文件中的有关内容，宣布有关注意事项，并对评标、定标作出安排。在这个过程中，需要使用一些书面的、格式化的文件材料，这些文件材料都必须在开标前制作、准备完备。根据开标需要，这些书面、格式化的文件材料主要有：开标议程，开标会场纪律，监督人员和工作人员以及参加开标的领导和来宾以及其它有关人员名单，开标仪式主持词，工作人员职责及注意事项，投标人注意事项等；如有领导参加并需要领导讲话，则还应为出席会议并讲话的领导草拟准备讲话稿；如有监督人员或者监证人员参加，则还应提前为他们准备监督或监证时所使用的相关文件材料。另外，还需要提前准备开标前到会人员的签到册，并为与会人员准备必要的书面文件、材料等。

 

　　四是，评标过程所需要的文件材料。

 

　　评标是在开标结束后进行的，一般情况下，开标结束之后，接着就要进行评标。实践中，开标与评标的两个阶段之间其实是没有时间间隔的，因此在开标前就要把评标时所需要的文件材料准备完备，以备评标之用。根据评标需要，评标需要使用的文件材料主要有：招标文件，评标工作安排，评标程序，评标工作纪律，评标注意事项，评委会工作职责，评标办法、评分标准、评分表格等，其中最主要的就是评标办法和评标标准、评标表，这些文件材料已经载入了招标文件的，则不必另行准备；如果没有在招标文件中载入，则要另行准备并向评委会提供。有些地方、有些机构还要求评委会成员在评标前要签署廉政承诺书，如有必要，就应该在开标前把承诺书格式准备齐备，在评标开始前提供给评委会，要求评委会成员签订。

 

 

　　评标结束之后，招标组织机构则要根据评标委员会提交的评标结果报告以及评委会推荐的预中标人确定中标人。一般情况下，招标组织机构在定标时，应依照《政府采购法》《招标投标法》和有关法律、法规，并根据项目招标文件关于定标条款的规定，确定中标人。定标时所需要的文件材料主要是定标原则和定标依据等，这些文件材料一般也在招标文件中事先已经载明，但有些在招标文件只是原则性规定，如有必要，应在开标前将其细化，制定出具体的细则。按现行规定，招标组织机构在评标结束后两个工作日内，应当将评委会出具的评标结果报告提交给采购人，由采购人根据评标结果报告确定中标人；同时，采购人也可以授权评标委员会直接确定中标人，或者委托招标组织机构根据评委会的评标结果报告直接确定中标人，不论采用哪一种方式，都必须在开标前将定标所需的文件材料准备齐备。

 

 

　　开标，类似于召开会议，应该有相关人员参加。参加开标的人员，主要是主持人、工作人员、采购人代表、供应商代表、监督机关代表以及相关单位的领导及其来宾。在开标前，应当把参加开标的人员提前准备好。首先，应当明确哪些单位和哪些人员必须参加开标仪式，其次对必须参加开标仪式的单位和人员，应确定到位，并备齐人员名单，通知到本人，要求其务必按时参加开标。在这些人员中，最重要的是开标的工作人员，必须在开标前予以确定，并明确其具体职责和分工及相关责任，确保开标过程万无一失，不出差错。另外，开标结束即要转入评标阶段，接着就要进行评标，因此在开标前必须将评委会组建完成，并确定出评标工作人员或服务人员。对这些人员也应该根据需要，并依照相关法律法规确定并通知到本人，确保开标后即能进行正常的评标，使评标工作不至于受到影响。如有必要时，还应召集有关人员召开预备会议，进一步明确每个人的相关工作职责及其责任。根据开标以及评标工作需要，开标前在人员上应做好以下准备工作：

 

 

　　评标，一般是在开标之后进行的，评委会也是开标之后在评标时开展工作。但一般情况下，在开标结束之后就要直接进入评标阶段，开标与评标两个阶段之间一般不留间隔时间，因此就要在开标前将评委会组建完成。按照《招标投标法》《政府采购法》《政府采购评审专家管理办法》等有关法律、法规、规章以及相关规范性文件规定，评标委员会一般由五人以上的单数组成，其成员包括采购人的代表和有关技术、经济方面的专家，其中技术、经济方面的专家人数不少于评委会成员总数的三分之二。同时，对于一些采购预算一定数额的大型招标项目，评委会中的专家人员必须达到五人以上，这时就要根据专家人数确定代购人单位代表人数，以确保专家人数不少于评委会成员总数的三分之二。评委会中的专家应来源于政府采购监督管理部门管理的专家库，具体由采购人和招标组织机构的代表于开标前（一般在开标前半天或者一天）在专家库中随机抽取，抽取专家时应在监管机构的监督下进行。专家抽取以后，应通知到专家本人，如被抽取的专家不能参加评标，则应在专家库中顺延抽取（或者在第一次抽取时可留有余地，届时可以递补）。专家抽取以后，应通知采购人，由采购人确定其单位代表进入评委会，采购人单位代表进入评委会的成员人数应不超过评委会成员总数的三分之一，同时还要严格限制采购人代表参加开标仪式并参加评标的人数，并规定项目经办人和前期制定项目实施方案的人不得进入评委会。采购人代表进入进入评委会的，应当有采购人单位法定代表人的授权，采购人代表也得以专家身份参与本单位采购项目的评审。有的地方针对采购人在评标过程中有可能导致意向性评标、进而影响其它评委或者人为干扰评标的现象，已经在试行采购人代表不进入评标委员会的做法，实践表明这对避免评标过程中的人为因素干扰已经取得了很好的效果。值得注意的是，在评标委员会组建以后，特别是评委会名单确定以后应在评标结束前相对保密，不得泄露评委会成员特别是专家的有关情况。

 

 

　　开标工作人员，主要分为开标前的工作人员、开标工作人员和开标后的工作人员。开标前的工作人员，主要负责接收投标供应商递交投标文件和组织开标活动，办理开标筹备过程中的有关准备事宜；开标工作人员，包括开标人、唱标人、监标人、记标人，主要负责开标过程中与开标有关的各项工作，如开启投标文件、宣读投标报价、监督开标唱标、记录开标过程的有关情况等；开标后的工作人员，主要负责收集与开标有关的文件资料和开标的后续工作以及与评标委员会进行联络，负责与有关方面的联系等。对于这些人员，都必须提前确定，并通知到本人。工作人员确定以后，还应明确每个人的职责分工和相关责任以及在各个工作阶段所承担的具体任务。如有必要，应召集相关工作人员，召开工作人员预备会，由主持人对其进行必要培训，进一步明确并落实各自的工作任务和相关责任。

 

　　三是，确定评标工作人员。

 

　　评标工作人员，主要是在评标过程中为评委会的评标提供服务，负责传递、收集、整理与评标有关的文件、资料，记录评标过程的有关情况，汇总、审核评标结果，办理评委会交办的与评标工作有关的其它事项，并负责招标组织机构与评委会之间、评委会与投标供应商之间的联系和联络，办理各项联系和联络事务。评标工作人员可根据评委会成员人数和评标工作的需要确定，其原则是既能保证评标工作的需要，确保评标顺利进行；又要适当控制人数，确保评标工作在相对保密的情况下进行，避免评标工作受到人为干扰。

 

 

　　在开标时，采购人应派代表参加，有些地方还邀请采购人的单位领导及其纪检监察机构人员参加，同时还应要求采购人单位的代表和项目经办人参加，对采购人单位应参加开标的人员，应在开标前通知到采购人单位，由采购人单位通知到本人，特殊情况下可在征得采购人单位同意的情况下直接通知到本人，要求其按时参加开标。对于招标组织机构的领导和项目经办人需要参加开标的，也应提前通知到本人。

 

 

　　开标及评标，须有监督单位及其代表参加，并进行现场监督。政府采购的监督单位主要是政府采购监管机构和同级行政监察机关，这些部门、单位有义务也有责任对政府采购活动实施监督，对政府采购活动实施监督是法律法规赋予他们的职责。在开标前，招标组织机构应将招标项目的基本情况和实施情况以书面方式告知他们，并将开标时间、地点通知给他们，邀请他们届时派员到现场进行全程监督。有的地方，还要求对开标过程实施法律监督，如有必要，可申请检察机关或者公证机关进行监督，如要进行法律监督，则必须在开标前向检察机关和公证机关提出邀请，请他们届时派员进行监督。有的地方还试行义务监督员监督制度或者行风评议督察员监督制度，如有这种制度和要求，则可根据需要和可能，通知义务监督员和督察员到现场进行监督。

 

 

　　按照一般惯例，参与投标的供应商须派代表参加开标仪式，这也是招标文件对参加投标的供应商的基本规定。但是，供应商参加开标的人员和人数是不确定的。按理说，提出投标响应、购买了招标文件的供应商都有可能派员参加开标仪式，但也有的供应商虽然提出了响应也购买了招标文件，但有可能因故放弃投标，或者已经准备投标但却临时改变而不参加投标，不能参加投标也就不可能参加开标。这就要求对参加投标的供应商及其人员作出预测，预计有可能参与投标并能参加开标仪式的潜在供应商，并确定出参加开标仪式或者开标会的供应商代表的准确人员，以提前做好接待工作。如有必要，可在开标前的某一个时间（最好是在开标的前一天）以电话或者传真方式，向已经购买了招标文件的供应商进行确认，以确定其是否能参加投标并是否能参加开标仪式，以及有可能前来参加开标仪式的人员构成及其确切人数。值得注意的是，预测或者确认参加投标以及开标的供应商及其代表，应当在相对保密的情况下进行，以防因此而泄露投标供应商的相关信息。

 

 

　　开标，要举行开标仪式，或者称为开标大会，其形式和会议相似，是公务会议或者商务会议的一种。因为开标与举办会议相同，而会议的举办有一些不确定因素，所以在开标前要按照筹办会议的办法，做好相关准备工作，也就是要做好开标前的会务准备。一般来说，开标前的会务准备主要应做好会场、用品以及其它相关准备工作。

 

 

　　开标需要使用相应规模的场地，在开标前应根据参加开标的人数和规模，选择合适的场地，并做好场地布置等相应准备。首先是选择场地.。要根据参加开标的人数和规模，选择适当的会场。所选的会场要有足够的使用面积， 灯光、音响、话筒、电源、空调等设施要符合开标的基本条件，要尽量选择入口处在会议后方的会场；会场是要有足够量的长条桌及椅子，有良好的通风效果，有足够的活动空间，在摆放了预计人数的桌椅后，会场内还要有能让与会人员走动的空间；会场确定以后，要确定订做主横幅的长度、宽度并与会场主席台成比例；还要了解预计开标的同一天所选择的会场是否有其他会议，是否与其它会议冲突等。因为开标是严格按照法定方式和程序进行的，开标的时间应该按照招标文件规定的时间、地点进行，一般一得随意更改，如果选择在宾馆开标，为保证场地不会被挤占或挪用，有必要和宾馆签订协议书。如果是本单位的会议室，则需要提前与管理部门联系协调，确认当天没有其它会议或者其它活动。其次是场地布置。开标类似于会议，但又有别于一般会议，因此不能按照一般会议的会场来布置，特别是不能按照政府机关的公务会议来布置。开标会场布置要突出商务活动特色，要根据接标、开标、唱标、监标、记标等工作需要以及参加开标的有关人员的活动需要来布置会场，在会标（横幅）、主持台、工作人员台、与会人员台、签到台以及开标所用物品的摆放和布置上，要根据需要和可能，随时调整。会场布置既要灵活，得体大方，又要严肃，整洁便捷，切忌不顾实际，照抄照搬，千篇一律，死搬硬套。

 

 

　　物料即开标用品，在开标过程中，需要使用一些物品用具，因此在开标前就必须根据开标过程中的需要做好相应准备。这些物品用料包括工作人员需要使用的用品，如剪刀、签字笔、记录纸、订书机、包装袋、包装箱、交通工具等；还有会人员即参加开标会的其它人员需要使用的用品，如记录笔、记录纸等。由于开标之后，接着就要进行评标，因此评委会成员在评标时需要使用的物品、用料，如记录笔、记录纸、计算器等，也应在开标前准备齐备。开标过程如需要照相、摄像、监控，则应在开标前把照相、摄像以及监控器材准备齐备，并调试正常。随着现代办公自动化设备的广泛应用，计算机、投影、视频展示台等也应用于各类会议，一些地方在开标时，也开始使用这些设备，特别是有些地方已经试行网上招标、投标、评标，在这种情况下，就要根据需要和可能，尽可能地把这些设备、设施准备齐备，并调试好，以备开标、评标之用。

 

　　三是，后勤服务准备。

 

　　从开标到评标，是一项连续性的工作，一环套一环，中间不能有停顿和间歇，这个过程有可能是半天，也有可能是一天或者几天，而参加开标的人员以及评委会成员及其工作人员可能很多，如果开标、评标在短时间内不能结束，就有必要为有关人员做好后勤服务准备工作。比如说，工作人员及评委会成员的用餐，应该提前做好安排。对于开标、评标过程中的用餐，一般以工作餐的形式，做到精打细算，厉行节约，避免浪费，并尽量选择地附近，避免人员远离，造成现场涣散或者相关信息泄露。

 

　　四是，开标前预备会准备。

 

　　在开标前，应召开一个预备会，了解、通报、汇总、检查各项准备工作的筹备情况，研究、部署、安排开标及评标过程中的有关事务性工作，重申开标、评标流程以及开标、评标过程中的人员配合和工作纪律以及相关人员的责任，进一步明确每个工作人员以及相关人员的个人岗位定位，查漏补缺，充分考虑各种环境和因素，确保开标前的各项准备工作万无一失。

 

　　五是，其它准备。

 

　　开标，虽然说是按照法定的方式和程序进行的，一般都有一定模式，但在实践中，在具体工作中，往往还存在着一些不确定因素，影响到开标的正常进行，这些不确定因素有主观的，也有客观的，有时是可以预见的，是可以采取措施加以防范的，是可控的；但还有一些因素是不可预见的，难以进行防范，是不可控的。在招标采购活动中，特别是在开标的前期准备过程中，招标组织机构及其工作人员要提高预见和应对各种复杂问题的能力，并根据经验进行临场控制。但不论是可预见的或者是不可预见的，在开标前，都是可以由工作人员根据经验，提前做好准备，提高对不确定因素的预见性，对可预见的，要做好充分准备；对不可以预见的，要提高预测和防范能力，变不可控为可控，变不可预见为可预见，充分做好开标前的各项准备工作，以确保招标采购活动的顺利进行。