一、岗位制约与分工合作。政府采购工作涉及岗位多，相关岗位间联系密切，如果重要岗位控制不力，就会出现寻租与腐败行为，因此要根据机构人员素质、数量等实际情况，科学合理地设岗定员，既要相互分工、又要相互监督，各司其职，权力分散，领导主抓。采购工作岗位涉及信息发布、标书与评分办法制作、资格预审与标书发放、开标现场管理、档案管理、合同审核、履约验收等，在人数受限不能做到一人一岗，特别是对于只有三、四个人的采购中心来说，内控措施显得更为迫切，任务更为严峻。岗位合并也是不得已而为之的，几个联系密切的岗位可以合并，如信息发布与标书制作工作具有内在连贯性，合并起来反而有利于提高工作效率。合并的总原则是必须保证经办采购人员与负责采购合同审核、验收人员相互分离。每个岗位只能在自己连贯性或相关性的工作范围内活动，不得插手与自身无关的事务。采购中心领导也不得插手细节性的东西，也要对可能存在的领导寻租与暗箱操作行为避嫌。做到一切靠制度说话，任何一个人不能左右开标结果，岗位定职定责，便于管理与渎职审查。各岗位工作要由主管负责人最后把关，对于某些未设科室的采购中心来说，中心负责人要多吃辛苦，信息发布、标书与评分办法制作、标书发放、开标组织、档案管理等，各项工作要道道把关，各岗位也要主动地汇报问题。当然负责人要从宏观上进行控制，要抓住主体，协调组织好内部各岗位工作机制，使整个机构保持良好运行状态。

 

　　二、全员保密制。政府采购是公开性与保密性相统一的活动，采购信息、中标信息公示、标书内容、评分原则、操作规序、投诉处理结论，都是为保护投标人的合法权利，维护“三公一透明”原则，而投标供应商的数量、名称及相关信息、标前评委名单、评分细则及评标现场商讨内容、评分小项分值、招标信息（可以进行“先登陆”与“报备”的采购项目）的提前泄露等，这几种情况就必须严格保密。保密性与公开性一样都是为了保证供应商的合法权利，保证采购工作顺利进行，预防无理取闹行为。保密工作涉及到机构内部所有岗位，标书发放岗位与会计岗位合并时，也要注意票款分离引起的信息泄露情况，因为供应商名单可以通过开票渠道外泄，由第三者（如银行）开票时要明确保密职责。标书发放岗位专人负责，能够有效控制泄密事件发生频次，在投标供应商不足三家情况下，岗位工作人员要及时报告中心负责人，以便及时做出处理。项目经办人可以在开标当天领取投标供应商登记名单，为开标准备相关材料，从时效上控制泄密的可能性。项目经办人在中标结果公布七个工作日以后，可以把所有材料转交档案管理岗位人员，防止中途泄露开标内容。档案借阅要登记，知情人对档案关键内容更要严格保密，涉密内容要严格控制在一定范围内，各岗位要严格保密制度，制度要有可操作性，及时查办泄密案件，处理手段要严，不能姑息养奸，要给予泄密者一定的震摄力。

 

　　三、票据断档工作衔接控制要规范。普遍实行的收支两条线管理，以及领导离任审计，对采购中心收费规范起到了一定的促进作用。财务管理也是各级采购中心工作重点之一，实际工作中存在票据领取断档现象，对规范财务行为提出了挑战。一般来说，财政收费票据开完以后，换取的新发票不能及时到位，相关费用收取就要断档。假如由一名出纳入员凭白纸条收取有关费用，会有一些隐性弊端：一是购买标书者不参与投标了，白纸条怎么处理；二是开标结束后票据依然没有领到，天南地北供应商已回去了，怎么办；三是出纳人员承诺过寄发票往往是在需求方催要前提下才会发生，说明了什么问题，服务意识不强是什么性质；四是领到财政票据，相关收费项目票据已开好，一直没人来领取，票据一直存在当事人手中；五是内控机制不力，出纳人员私吞款项。对票据断挡工作要引起高度重视，采取切实措施加以规范，为了工作的连续性而必须打白条的，一定要严格制度，实行“白纸条”与收款分离，相互监督，投标人交纳的钱可以由出纳会计收取，出具白纸条，但白纸条要有编号及相关名称，保管要有开票人员负责，不能由受钱者掌握，并做好登记工作。盖章签发的标书份数要与白纸条份数相对应，正常情况下，标书发放岗位标书份数要登记，与开票份数相一致，必要时可以让投标人在开标时出示购买标书发票，当然由第三者收款开票（银行收取）不存在票据断档行为，但会存在标书发放者凭关系不收钱情况，标书数量登记、投标人领取标书登记、现场投标人登记、购买标书凭证出具四个环节要统一起来，环环环相扣，严密控制，堵塞漏洞。财政票据到位后，负责开票人员将开好的票据与白纸条还归出纳会计。另外投标保证金往来款也要拒绝白纸条，要开具财政结算凭证，拒绝现金交纳，防止经办人私存私用有一定时间间隔的投标保证金。对于只有一名出纳会计主办收取往来款事宜的，可以采用投标保证金标书数额与结算票据数额相对照的方法，由总帐会计把关，项目经办人定期汇总应收项目保证金数额，与出纳汇总的票据对帐，会一目了然，没有任何空子可钻，当然一旦人手宽裕，实行款票分离是最好的选择。

 

　　四、监管部门辅助内控管理。招标方式采购由评委根据评分办法评定，现场有多方人员监督，一般不会出问题，而对于某些小规模的询价项目，监管者一般不参与监标，往往由采购中心经办人在公开唱标比价后定标，会出现某项目一家、二家报价情况，甚至有供应商报错价，在此项目经办人自由裁量权很大，对此，监管部门可以通过报价一览表备案制来堵塞不规范行为，通过供应商付款报帐控制来协助采购中心进行内控体制建设，给不良行为制造者上紧箍咒。

 

　　五、采购成本控制与管理。有一种倾向，内部人员认为机构靠工本费、中标服务收获颇丰，自己赚的钱不用白不用，甚至还强调说有权不用过期作废，花钱存在大手大脚花钱倾向，因此从节约采购成本角度出发，应加强控制措施。电话费实行包干制，对外联络较多的可以适当增加话费，每月话费单统一打印、公布，也可以探讨使用磁卡电话管理方式。办公用品购买坚持节约与实用原则，因岗设限，不能平摊计较，实行购买申请以及领用登记制，可以定期对使用情况进行汇总、分析、警示、公布。标书复印费用是采购中心支出大项，复印数量要适中，标书发放岗位多余标书要及时转至项目经办人手中。一般而言，标书格式较为固定，仅是根据具体项目内容而进行适当调整，基本上不存在打印费问题，此岗位人员一定要心态平稳，不要以打印费用为标准计算自己节省了多少钱，要给自己补偿，而要把它当作份内义务。采购成本控制的目的是保证采购活动能够正常进行，节约财政资金，促使机构把钱用在刀刃上，花在机构建设迫切需要的地方，提高资金使用效率。