王艳凤
《政府采购法》第四章第四十二条明确规定:“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。”
 政府采购工作在我国是一件新生事物，如何加强对政府采购档案的管理，是新形势下面临的新课题，是亟待解决的问题，笔者认为应做好以下几方面的工作：
充分认识采购档案管理的重要性
全面贯彻落实《政府采购法》，积极推行政府采购制度，需要做好政府采购的各项工作，其中做好政府采购档案的管理，是做好政府采购系统工程中必不可少的一项重要的工作。政府采购文件是反映政府采购活动过程及各项决策的真实记录，既记载着在政府采购系统工程中执行落实《政府采购法》各项条款的情况，又记载着地方各级政府机关为推行政府采购制度制定的各项规定、细则、方法、政策等，同时它还记载着在政府采购活动过程中，政府采购人员遵循公开透明原则、公平竞争原则、平等公正原则和诚实信用原则的情况。完整妥善地保存政府采购工作这些文件记载，可以为政府采购的统计分析、总结经验教训、接受监督检查、提高政府采购人员素质、处理政府采购纠纷等项工作提供客观真实的依据。保存政府采购文件是国际通行的做法。如WTO《政府采购协议》规定，各缔约方采购机构应当将反映采购活动的文件保存，目的是便于做好统计工作，以及在供应商提出投诉时向有关机构提供资料依据。
我国自推行政府采购制度以来，如招标文件、评标报告、采购合同等政府采购文件，在实践中未按规定执行的情况非常普遍，甚至有的采购人在采购活动结束后，就自行将采购文件进行处理如销毁等。由此看来，在推行政府采购制度的过程中，提高政府采购机构、行政事业单位对政府采购档案管理重要性的认识，是一件迫切性的工作。努力落实《政府采购法》的要求，实现政府采购档案管理与国际惯例接轨，作为政府档案管理部门责任重大，责无旁贷。
采购文件科学分类
政府采购文件是指反映政府采购活动各类文书的总称。根据《政府采购法》规定，笔者认为应当依法保存的政府采购文件包括：采购人或者采购代理机构对采购活动的有关记录，财政部门对该采购项目批复的采购预算或计划，采购人或者采购代理机构发售的招标文件，供应商提交的投标文件，评标委员会采用的评标标准，采购人或者采购代理机构撰写的评估报告，采购人或者集中采购机构签署的定标文件，采购人或者集中采购机构与供应商签订的合同文本，验收方提交的验收报告，对供应商质疑的答复意见，有关部门做出的投诉决定等等。
如何科学合理地对政府采购文件进行分类立卷，笔者认为应遵循政府采购文件的形成规律，保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用三原则进行，最大限度地确保政府采购档案文件齐全完整，保证质量，节省人力、时间，提高工作效率。那么如何分类立卷呢？笔者建议可从以下几方面逐步探索：
从政府采购的项目范围分类  《政府采购法》第一章规定，政府采购是指使用财政性资金，采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。从以上规定不难看出，政府采购可分三大类：
政府采购货物类：可包括办公自动化设备、交通设施工具、通讯设施工具、医疗设备器材、教学仪器设备、服装被褥鞋帽等。
政府采购工程类：可包括新建、改扩建工程、拆除装修修缮工程、美化亮化绿化环保工程、城乡社会公共服务工程、网络信息工程等。
政府采购服务类：可包括专业服务、技术服务、信息服务、课题研究、运输维修、教育培训等。
从政府采购的方式分类  《政府采购法》第三章规定，政府采购采用以下方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式。从以上政府采购的方式看，政府采购文件可分为五大类：政府采购公开招标类；政府采购邀请招标类；政府采购竞争性谈判类；政府采购单一来源采购类；政府采购询价采购类。
从政府采购资金范围分类  《政府采购法》第一章规定：国家权力机关、国家行政机关、国家审判机关、国家检察机关、军事机关、政府指定的事业单位、各民主党派和政府批准的社会团体使用“财政性资金”实施政府采购。按我国现行财政管理制度，财政性资金包括财政预算资金和预算外资金。财政预算资金是指年初预算安排的资金和预算执行中财政追加的资金；预算外资金是指政府批准的各类收费或基金等。从以上政府采购使用资金来源看，政府采购文件可分为两大类：政府采购预算内资金类；政府采购预算外资金类。
政府采购文件分类还可能有多种多样的分类，还得从今后的实际工作中去探索，去总结，不断提高文件分类归档的科学合理性和方便使用性，

真正达到便于保管，利于使用之目的。
加强采购文件管理
《政府采购法》实施后，随着各级政府对政府采购工作领导力度的不断加大，各级政府采购工作一定会蓬蓬勃勃地开展起来，政府采购文件的收集、整理、分类、立卷、归档、保存将成为采购人和采购代理机构的一项经常性工作。为了做好这项工作，笔者认为应注意以下几点：
加大监督力度，专人负责　按照分级管理的原则，各级档案管理机关要加大对采购人和采购代理机构档案工作监督、检查、指导的力度，切实抓好档案人员的培训，搞好政府采购建档试点。采购人和采购代理机构应当安排或指定专人负责本单位采购文件的收集、整理、保存工作，并提供采购文件保存场所和必要设备。
确保采购文件的完整性、安全性和保密性　采购人和采购代理机构要建立采购文件档案管理制度，全面保存每项采购活动的采购文件。要加强采购文件的安全管理工作，防止调换、涂改、遗失、损坏等情况的发生。采购文件中的供应商投标文件，因涉及供应商的商业机密，没有得到有关方面的许可，不得对外提供。
做好采购文件的积累工作　采购人和采购代理机构内部具体开展采购活动的单位，在开展每项采购活动期间，要按照《政府采购法》规定的政府采购文件及记录要求，注意及时收集、编写采购文件或者记录。每完成一个采购项目，及时将采购文件进行整理，交内部有关机构保存。不能等到年终统一整理，否则，容易丢失资料，难以保证采购文件的完整性。
自觉接受财政、档案部门的监督检查　采购人和采购代理机构要高度重视采购文件的保管工作，财政、档案管理部门要加大对采购人和采购代理机构政府采购文件保管情况的监督检查力度。《政府采购法》第七十六条规定，采购人和采购代理机构违反本法规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的，由政府采购监督管理部门处以2万元以上10万元以下的罚款，对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任