三、政府采购档案
                                 
    政府采购档案是反映采购活动过程及各项决策的记录，完整妥善地保存采购档案，可以为政府采购的统计分析、总结经验教训、接受监督检查、处理纠纷、制定相关政策等项工作提供客观依据。《政府采购法》第四十二条对采购档案的内容作出了明确规定“采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉自理决定及其他有关文件、资料。采购活动记录至少应当包括下列内容：（一）采购项目类别、名称；（二）采购项目预算、资金构成和合同价格；（三）采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；（四）邀请和选择供应商的条件及原因；（五）评标标准及确定中标人的原因；（六）废标的原因；（七）采用招标以外采购方式的相应记载。”
                                 
    ——职责与分工。采购业务部门负责在政府采购项目执行过程中认真收集并妥善保管采购文件和记录；档案部门人员负责档案的审核、立卷、归档、贮存和管理工作，并负责定期制作项目归档情况明细表；项目的采购文件及记录未移交前，由项目负责人和经办人员对项目资料的真实性、完整性、有效性负责并妥善保管，移交后由档案人员负责。
                                 
    ——档案管理。政府采购项目档案内容要明确，具体基本可分为采购项目计划、前期准备材料、招标文件材料、开标文件材料、投标（报价）文件材料、评审文件材料、中标文件材料、项目合同、验收文件材料、其他等十类，项目负责人应根据实际项目情况对项目全套资料进行收集整理，以保证项目资料的完整、真实、有效，包括：（一）项目资料是否有遗漏和相互矛盾；（二）采购操作中形成的文件和材料是否齐全；（三）必须是原始件的是否以复印件替代；（四）文件资料中的签名、印鉴是否齐全；（五）其他不符合项目档案完整性、真实性的情况是否存在，如发现项目资料不符合要求的，项目负责人应尽快补齐相应材料。
                                 
    政府采购档案应建立借阅制度严格管理。因工作需要确需借阅政府采购项目档案的，应办理详细的登记手续，防止涂画、拆封、调换、遗失、损坏等情况的发生。借阅应规定一定的时限，借阅期间，借阅人对所借档案的真实性、完整性负责。
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    ——归档、保存和销毁。档案归档应注意保证贮存场所的清洁卫生，做好防虫、防湿、防火、防盗工作；应按照归档内容要求负责收集、整理、立卷、装订、编制目录、保证项目档案的标识清晰有效；档案应按照年度编号顺序进行组卷，卷内档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列，依次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、招标结果、项目合同、项目验收的文件资料及其他资料。
                                 
    政府采购项目档案的保管期限一般分为永久和定期两种。《政府采购法》第四十二条规定“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年。”对工作总结、查考研究具有长远利用价值的档案应永久性保存。
                                 
    对于保管期满的政府采购项目档案，应按规定程序销毁：（一）政府采购档案部门提出档案销毁清单及销毁意见并登记造册。（二）销毁意见报单位领导同意后，上报经同级政府采购管理机构批准。（三）销毁政府采购项目档案时应由政府采购档案部门、采购部门、同级政府采购管理机构共同派员监销。（四）监销人在销毁政府采购项目档案前，应认真核对清点销毁的项目档案；销毁后应当在销毁清册上签名。

    四、政府采购监督
                                 
    建立健全有效的监督制约机制，是建立公开、公平、公正的政府采购制度的重要保证。政府采购内部监督、国家监督和社会监督共同构成完整的政府采购监督体系，三者缺一不可。
                                 
    ——内部监督制衡。一方面在采购环节上相互监督、相互制约。首先，采购活动的执行和决策程序应当明确，其次经办采购的人员、负责采购合同审核的人员、验收人员应当分离。采购结束后，应建立详细的政府采购项目台帐，以便及明掌握采购单位的资金占用状况，防止出现采购单位“滥采”现象。另一方面在付款程序中，首先授权批准与执行业务职务相分离，业务经办职务与审核监督职务相分离，业务经办职务与会计记录职务相分离。其次，要认真审核有关付款要素，包括：采购人对采购货物、工程、服务的验收单、供应商开具的货物、工程、服务发票，采购合同副本，以及其他资料。
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    ——外部监督控制。《政府采购法》第六章对供应商质疑与投诉作了详尽的规定，同时第七章对各外部监督机构的监督范围也作了明确的规定，“政府采购监督管理部门应当对集中采购的采购价格、节约资金效果、服务质量、信誉状况、有无违法行为等事项进行考核，并定期如实公布考核结果。”“审计机关应当对政府采购进行审计监督。政府采购监督管理部门、政府采购各当事人有关政府采购活动，应当接受审计机关的审计监督。”“监察机关应当加强对参与政府采购活动的国家机关、国家公务员和国家行政机关任命的其他人员实施监察。”另外，还可以由会计师事务所对政府采购进行审计。重点包括一有无行政干预现象；二岗位设置、授权批准、业务流程以及责任制度等制度本身的有效性与合理性；三法规、准则、制度的遵循情况。（完）

    作者：徐瑛