采购活动记录是采购人或者采购代理机构撰写的采购活动情况报告，是采购文件的重要组成部分，需要长期保存，但在实际工作中人们时常忽视采购记录。

　　忽视表现为“六不”

　　不记录  一些采购人和代理机构在办理采购项目时，很注重程序规范，不注重采购活动记录，一些人认为只要规范操作就行，记不记录不就和“会议记录”差不多吗？没什么作用，在代理机构普遍面临人少事多的情况下，记录是“自寻烦恼”。还有些招标采购单位认为，招标项目需要做记录，而询价、单一来源等非招标方式采购则可“忽略不记”。

　　不及时  在招标采购现场，会遇到投标供应商质疑、评标标准商讨、废标、中标结果确定等重大事项，这些均需要及时准确地记录，采购人、代理机构时常忙于组织有关人员讨论决定，疏于记录，即使事后“补课”，也难免有出入。

　　不完整  有的只对开标等活动现场情况进行记录，对采购项目的资金安排、使用非招标方式原因等前期活动未做记录，对确定中标人原因、合同价格等采购后期的活动情况亦未做记录。还有些采购活动记录篇幅很长，可对邀请供应商应当具备的资格这类关键性内容则“略写”。

　　人不专  没有明确专门人员负责记录。采购代理机构因人手紧张，一人身兼数职，专人记录很难保证，有主持人兼记录的，有公证员兼记录的，有监管人员兼记录的，有的采购活动记录出现多个笔迹，谁有空闲谁记录。

　　不真实  因多种因素影响，缺乏真实性的采购活动并不鲜见，有记录人员“握笔三分主”，自以为是地妄加撰写的，有应付上级检查事后“按正常套路”补课的，更有一些别有用心的人伪造、变造采购活动记录的。

　　不安全  采购记录应装订成册，归档保存，以确保文件的安全性。一些采购记录未得到妥善保管，被随意摆放，更为严重的是有些采购记录被当作“废书报纸”处理，还有些人为逃避责任伺机隐匿、销毁采购活动记录，以图“查无对证”。

　　确保几大要求

　　《政府采购法》对采购记录的内容做了明确规定，这些内容在实际工作中还应该确保及时性、完整性、真实性和安全性，以使记录具有意义。

　　及时性  明确专人负责采购活动的记录，记录人员要在采购活动的“第一现场”记录活动“实况”，一个笔迹记录到底，采购活动结束后要按照《政府采购法》的规定进行整理，形成完整的活动记录。其他人员不应兼作记录人。

　　完整性  无论是招标采购还是非招标采购，一个完整的采购活动记录应是对采购全过程的综合反映，既包括采购活动前期情况、采购活动现场情况，也包括采购活动的后续事宜，采购记录不是“会议记录”，而是重要的采购文件。

　　真实性  真实性是采购活动记录的价值所在，现场记录人员要以极端负责的态度搞好记录工作，对活动情况不粉饰，保持“原貌”，更不得伪造、变造采购记录。监督人员、公证人员、采购人代表应在采购活动记录文本上签字核实。

　　安全性  所有采购活动记录应及时整理装订，专档保管，严禁擅自变卖、隐匿、销毁，采购活动记录还应做好“备份”，将活动记录输入计算机，制成光盘，长期保存。