采购档案是政府采购活动的全程书面见证，具有客观性、实证性与反腐倡廉等特点，是采购活动经验教训总结、效能分析、质疑投诉案件处理等最为原始的资料。现阶段，各地档案管理水平参差不齐，如果这些问题不从根本上予以解决，将会扰乱政府采购秩序与环境。其中存在的共性与个性问题，主要体现在以下几个方面：

　　专业人员缺乏，认识不到位 各地政府采购发展水平差异性很大，部分地区的专业管理人员严重匮乏。部分人员是不懂业务的，因此只能安排档案管理这项看似简单的工作，其实这是对档案管理工作的一种错误认识。这使地位与功能极其重要、专业知识要求极强的档案管理工作陷入到一个怪圈中。

　　管理方式陈旧，借阅制度混乱 由于规章制度的缺乏，或是得不到有效执行，在档案管理上就呈现出诸多混乱迹象。如借阅不登记现象屡有发生，管理者或者虽心有怨言但又怕得罪人。而借阅者也十分不自觉，违反制度借阅资料甚至是机密文件。管理措施的滞后制约了档案管理手段的创新与升级，陈旧的、毫无章法的管理手段只能造就低层次的管理结果。

　　管理与使用脱节，档案利用率低 档案有实证性、原始性的作用与功能，更有极大的使用效应，供应商投标技术方案描述、技术参数、财务状况、售后服务承诺等方面的内容对制作标书与评分办法有很强的借鉴作用。供应商登记资料是最原始的资质水平证明，是对供应商履约能力、资信等级、技术水准的直接记录，对投标名单确定、中标候选人的产生具有一定参考价值。然而一些采购中心为了达到所谓的保密效果，一律不得借阅档案资料，使可用的档案成为一堆死材料，造成了一定的资源浪费。

　　收集周期长，影响档案完整性 由于政府采购工作的不规范，特别是受采购人与供应商行为的影响，使采购资料收集工作遇到一定困难，直接影响了资料收集的完整性。如采购人拒绝签合同、迟迟不让中标人履约等，采购手续不全会使采购人及时付款难以兑现，采购中心资料难以完整归档。档案迟迟得不到整理，影响了档案文件的权威性。

　　档案管理缺乏保密性 这是档案管理的一大忌讳，这与采购中心岗位设置不合理、人员职业道德差、档案收集程序不严密不合理、经办人员人多手杂等有直接的关系。现在还有一种现象，名曰提高办事效率，追求政务审批大厅化，方便投资者，于是把采购中心也放在政务审批开放与一览无余的大厅中，致使采购资料的保密工作形同虚设，没有独立封闭办公地点的采购中心，已经失去了机构存在的价值，是严重违反《政府采购法》的行为。

　　管理软硬设备滞后 有的采购中心至今没有独立的档案室，采购资料存放杂乱，或者有的采购中心虽有档案室，但普遍容量较小，环境不好，只有简易的可移动的档案柜，未能合理设立档案密集架，处在一种简单的资料堆积阶段。很多地方档案管理资料未能输入电脑，手工操作居多，这些软硬件设施严重滞后的现象严重阻碍了政府采购事业的发展。

　　档案的保存范围过小 档案重要组成部分的会计报表与供应商资料未能实质性地进入档案管理范围。会计报表、供应商资料以及采购文件资料等三者组成政府采购档案的主体。然而由于分工的不同，或者出于工作职责和保密观念的考虑，会计拥有的档案资料总偏向于自己管理，没有存档意识。而负责供应商库的管理人员出于方便工作等目的，总想把资料当成私有财产，未考虑到档案的集体使用功能。很多采购机构未能真正重视会计档案与供应商档案的管理，使得这部分宝贵资料散落在各岗位工作人员手中，给档案整理的完整性留下了隐患。