采购代理机构与采购人进行沟通是采购过程中不可缺少的一部分，沟通是贯穿于整个采购过程的一项重要工作。采购代理机构在执行采购业务时，从接受委托前至验收以后，在采购计划、采购实施、采购验收各个阶段都需要与采购人进行沟通。

　　采购代理机构与采购人的沟通包括口头和书面两种方式。采购代理机构在执行采购业务时，口头沟通较多。如向采购人询问项目的基本情况、使用目的，与采购人就采购的有关问题进行讨论等。这种口头沟通非常重要，不仅可以澄清某些事实、弄清问题，还为采购人创造了提供更多信息的机会。但对于某些重要事项，建议还是应当采用书面方式。在采购整个过程中都需要保持畅通的信息沟通渠道，具体实施时应尽量达到以下要求。

采购计划时

　　接受委托采购前 采购代理机构在接受委托前应当就政府采购业务的性质和基本情况进行沟通，以使双方对采购项目的性质和基本情况取得一致的看法。采购代理机构应具体了解采购项目的性质、项目的货物配置、服务要求、付款方式、采购预算、资金来源等基本情况。

　　其次，了解采购人的基本情况。通过了解，一方面确定是否接受委托；另一方面可以安排下一步的采购工作。采购代理机构应了解的采购人基本情况，包括预算外收入来源；年初政府采购预算安排资金情况；财务会计机构及工作组织；其他与签订政府采购委托代理协议相关的事项等。

　　签订委托代理协议时 在签订政府采购委托代理协议时，采购代理机构应就协议书中的基本条款与采购人进行沟通，以达成一致意见。主要包括签约双方的名称、委托事项、签约双方的责任和义务、完成采购业务的时间要求、采购后货物的验收责任、采购项目收费、违约责任等。当然，对于采购项目要求、采购预算、资金来源等，采购代理机构也需要在签约前与采购人进行沟通，并在协商一致的基础上签订委托代理协议书。
 
　　编制采购计划时 在编制采购计划时，采购代理机构应当就以下事项与采购人沟通：采购人资金情况及其项目的最新要求；新的法规或制度对采购进展的影响；采购项目所需的专业或行业资料等。

采购实施时

　　采购预备阶段 这一阶段，采购代理机构应就以下事项与采购人进行沟通：采购计划中确定的需要采购人协助的工作，如某些专业设备的技术参数的确定、相关专业供应商信息、专业人才信息等。二是采购人对有关事项的解释、声明及提供的其他信息。

　　另外，采购代理机构在采购之前，应提出或提醒采购人对相关规格要求咨询评标专家或供应商的意见。例如依据电脑的不同用途，在采购中的配置要求可以有别，需要进行专业制图、教学等用途的电脑配置要高些，中小学生用机则大众标准配置亦可行。在采购前如此沟通，可以有利于节约资源，使有限的资金发挥最大的效益。

　　采购实施阶段 采购代理机构应就投标人应具备的资格、提供的相关技术证明文件等与采购人进行沟通，确保文件的有效性、完整性和真实性。并且，采购代理机构与采购人应就成交价涵盖的具体内容表述达成一致，如明确报价应包括完成采购项目所涉及的各项费用，包括货物价格、运输、安装调试、售后服务、软件升级等。如果在评标过程中，发现新发生的费用项目还应该就此进行沟通，并让供应商“白纸落黑字”，以防成交后供应商签订合同时或在具体操作时推诿扯皮，导致合作上的不愉快。 

　　合同签订阶段 在签订合同时，采购代理机构与采购人及供应商应就合同的各条款依据招标文件的规定，取得一致认同，明确各自的责任和义务。采购代理机构对在采购过程中注意到的重大错误、舞弊或可能违反法规的行为，应该用适当的方式告知采购人，以期问题提前得到预防或解决。

采购验收时

　　验收准备阶段 采购代理机构应就与采购活动有关的各种资料与采购人进行沟通，包括采购项目本身及执行过程中存在的问题和处理结果、验收申请的递交时间、采购人对申请验收所持的意见等事项。并在条件成熟时，编制项目验收实施方案。方案的编制要科学可行，拟定的验收专家应符合项目要求，验收小组组成人员应符合相关规定。

　　验收实施阶段 采购代理机构应与采购人共同组织验收小组并召开项目验收预备会，就项目基本情况、验收时间、验收程序、验收小组组成人员及各自在验收活动中的职责分工做明确规定。验收预备会结束后，现场勘测检查，逐项按照政府采购合同、国家有关规定标准和项目说明书等进行实地验收，对项目验收中存在的问题做好记录，并提出改正意见。

　　验收报告阶段 采购代理机构应与采购人进行沟通，共同召开项目验收评定会，汇总验收意见，评定验收结论。在验收评定会上，验收小组各成员就自己所负责的验收事项做汇报，分别交换验收意见。验收意见包括项目的成功点、存在的问题、修改意见等。然后根据验收小组各成员就项目验收的总体评价确定验收的层次，如优良、合格、不合格，并形成书面的验收报告。