《政府采购法》规定：供应商对政府采购活动事项有疑问的，可以向采购人提出询问，采购人或采购代理机构应当及时做出答复，但答复的内容不得涉及商业秘密；采购代理机构在答复供应商的询问时，不能就采购人委托权以外的其他事项做出答复。询问，是供应商的基本权利之一。

　　我国政府采购法规没有对询问的内容和形式做出明确的规定，则口头或书面形式均可，但对于重大事项、影响到投标决策、关系到标书制作等问题还是采用书面形式为好，即采用函的形式。

特点

　　 一是适用范围广泛，使用灵活方便。既可用于相互商洽工作、询问答复问题，又可用于向主管部门请求批准事项及主管部门审批或答复事项。二是行文方向具有多向性。既可平行，又可以上行、下行，但大多做平行文。三是一般较短小，内容单一，语言简洁明了，有公文“轻骑兵”的称誉。

结构和写法 

　　标题 函的标题有多种写法。一是发文机关+事由+回复函对象+文种，如“国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给某省人民政府办公厅的复函”，这是较重要的复函常用的标题。另一种只写事由+文种，省略发文机关，如“关于请求拨款举办‘民间艺术节’的函”、“关于拨款举办‘民间艺术节’的复函”，前例为去函标题，后例为复函标题。

　　正文 去函的正文开头，一般先写商洽、请求、询问或告知事项的依据、背景、原由。事项部分应采用叙述和说明的写作方法，是什么就写什么，要简明扼要。要求部分可多可少，如果事项很简单，可同事项写在一段，一气呵成；如果事项较复杂，或要求较多，往往单列一段甚至分条列项写。不论是哪一种内容，对哪一级，要求的语气都应是谦和的。如果要对方回复，则还要明确提出“请函复”、“请复”之类的结语。

　　结尾 另起一段时写上习惯用语“敬请函复”、“特此函告”、“为盼”、“为感”、“为荷”等。有的函可以不用结束语。

　　复函的正文写法同批复正文写法基本一样，由引语和答复意见两部分组成。引语就是引述来函标题及来函文号。答复意见即针对来函所提出的商洽、询问或请求等问题予以答复，即表示同意或不同意，不同意是什么原因，或应该怎么办，不应该怎么办，或对询问问题做出说明等。常用的结语有“特此函复”、“此复”等等。

政府采购的函

　　政府采购当事人之间没有隶属关系，所以供应商与采购人或采购代理机构之间询问的书面形式最好用“函”来沟通。按内容和用途来看，政府采购询问函和答复函是一种问答函，一问一答。虽然供应商不是行政事业单位、与采购人或代理机构没有隶属关系，但其行文的“函”应按公文格式要求进行，因此，政府采购询问函和答复函格式与行政事业单位行文中的函的格式是一样的。