规范和发展是政府采购工作永恒的主题。管理学研究学者汪中求在其畅销书《细节决定成败》中提出“精细化管理时代，细节决定成败”的观点。这一理念可以放大到政府采购工作领域中，集中采购机构的工作也需要从细节着手，规范管理应落实到对工作细节的管理上。

规范内部管理 夯实服务基础

　　首先，应加强集采机构内审，及早发现问题。在早期政府采购工作实践和《政府采购法》规定中，招标文件是不要求附详细的项目评标办法的，这种情况在随后的法规要求中有所改变。《政府采购货物和服务招标投标管理办法》要求招标文件包括：评标方法、评标标准和废标条款，且需要在采购前期工作中与采购人密切配合，很多项目还需要论证评审办法和标准。实际工作中，根据具体项目的特点，每个经办人员都会对使用的招标文件范本进行不同程度的修改，长期下来造成格式、表述的不同。如果不及时解决，会给供应商和采购人带来不便，加之采购人在提出货物技术参数时可能有一定的品牌参照，势必对其他品牌和供应商造成门槛，有必要对招标文件的内容完备性、格式规范性和内容是否有歧视性进行事前审核。集采机构应设置专人进行招标文件和项目合同的审查工作，对开标、评标等重要时间事项、技术需求是否有品牌限制等内容进行审核，审核签字后再报分管领导审批。

　　其次，电子化政府采购的推进，使政府采购更加公开透明。社会中介机构一年只进行几十个政府采购项目，与之显著不同的是，省级集中采购机构平均一年要经办几百个采购项目，用户单位面广点多，且主要是货物类采购项目，工作量更大。为提升采购执行效率和透明度，节约供应商成本，应加快政府采购管理网络的建设步伐，在发挥好采购工作内部管理软件系统作用的基础上，逐步探索招标文件上网、网上开标评标的实行。政府采购开标评标工作涉及若干环节，操作环环相扣，提高网上评标工作技巧才能使各环节密切配合，确保各流程、各环节的紧密相连。
 
　　再次，应建立采购工作质量评价体系，强化内部管理。集中采购机构要完善内部管理制度，应从细节着手，做好基础性工作，逐步建立采购执行工作质量评价体系。安徽省政府中心力争到2008年底初步建立起政府采购执行工作质量评价体系，让各项工作都有制度可依，让制度执行程序规范，把强化集中采购机构内部管理真正落到实处。

规范采购行为 提升服务水平

　　首先，应规范采购方式变更审批手续，能公开的尽量公开，不给违规和腐败留空间。很多违法违规的采购案例往往一开始就采用了不合适的采购方式，规避公开招标。为此，对于达到公开招标限额要求的项目，按照法规要求，原则上应进行公开招标，遇有如抗洪救灾等特殊情况的，集中采购机构要主动配合采购人报政府采购监管部门审批，采取竞争性谈判或其他合适的采购方式进行。对于采购人技术需求的重大变更、节约资金继续用于采购项目等事项，集中采购机构也要主动要求采购人及时报政府采购监管部门履行书面审批手续。

　　对于公开招标项目，开标会场只有两家有效投标供应商的情况，需要履行采购方式变更审批程序。安徽省的做法是，政府采购中心电话请示政府采购监管部门同意后转为竞争性谈判等采购方式，再同步履行书面审批手续。这样既符合相关法律法规的规定，也保证了执行工作的正常开展，提高了采购效率。

　　对于询价采购项目，各地通常的做法是集中采购机构选取几家熟悉的供应商进行报价，笔者认为，如果经办人员的主观随意性过大，很容易滋生违规问题。为此，安徽省采购中心要求把询价采购信息全部发到安徽政府采购网上进行公开询价，同时为保证供应商信誉和供货质量，规定只有在本中心注册登记且有中标或成交记录的供应商才可以参与询价采购项目，这样能把询价采购方式的方便快捷和网上发布信息的公开透明有效结合起来，既能减少违规现象，也受到采购人和供应商的欢迎。

　　其次，将内部管理制衡和限时办结制度有机结合起来。为了规范采购程序，集中采购机构逐步建立起从接受委托、编制招标文件、发布信息到组织开标评标、签订合同等系列环节的内部运行制衡机制，相互制衡很好，但往往相互制约影响了采购效率。为解决这对矛盾，集中采购机构原则上应建立限时办结制度，根据每类采购项目的内容及所采取的采购方式规定限时办结时间。安徽省政府采购中心规定，采用公开招标方式且预算金额超过千万元以上、或分10个包以上、技术非常复杂的采购项目，应在3个月以内完成（指从接到政府采购项目任务书到签订政府采购合同为止，下同）；采用公开招标、邀请招标方式的一般采购项目，应在1个半月内完成；采用其他采购方式的采购项目，应在15天内完成。

　　再次，应坚持执行特邀监察员和公证监督制度。对于资金量大、分包数量多或社会关注的焦点采购项目，集中采购机构要坚持邀请公证人员和特邀监察员全过程监督开标、评标过程，安徽省政府采购中心至今已经累计邀请特邀监察员350多人次，公证人员500多人次。同时，集中采购机构要配合政府采购监管部门，定期召开特邀监察员座谈会，随时听取特邀监察员反映有关情况，及时改进工作。

　　另外，集中采购机构同样应规范供应商质疑投诉的内部处理程序。做好质疑、投诉处理工作，保障供应商合法权益，是政府采购工作的一个重要方面，采购中心要严格执行相关的政府采购供应商质疑投诉处理办法。安徽省政府采购中心规定：中心工作人员收到供应商的质疑、投诉书面资料后，严禁压下耽搁或自行办理，必须在12小时内报综合信息部进行登记备案统一处理；综合信息部当天报分管主任审签处理；必要时及时向政府采购监管部门报告，让他们提前介入，双方配合把质疑、投诉工作做好。

规范监督管理 提高采购效能

　　首先，应建立政府采购催办函制度。政府采购监管部门下达采购项目任务到集中采购机构后，具体经办人员应及时与采购人取得联系，明确采购需求，制作招标文件。但在实际工作过程中，少量项目的采购人迟迟没有回应，笔者认为，为明确责任，加快执行进度，集中采购机构应向采购人发出采购催办函，对超过时限没有提供技术参数或审签招标文件的项目，全部进行书面催办。这一制度的执行有效加快了财政支出的管理进度，初步取得良好的社会效果。

　　其次，集中采购机构必须做好评审专家的评价反馈工作。实践中有一些冷门项目可能找不到合适的专家，也可能有少数技术专家充当供应商代言人后不能客观公正地评审，规范技术评审专家的使用管理是净化政府采购执行工作环境的一个重要方面。安徽省政府采购中心根据项目实际，提出《政府采购项目评审专家需求审批表》管理模式，采购项目评审工作报政府采购监管部门审批后，利用专家信息库抽取评审专家；评审结束后，采购中心经办人员及时填报《政府采购评审专家工作情况反馈表》，对发现的技术不称职或态度不端正的评审专家，及时报政府采购监管部门列入黑名单。

　　最后，探索建立政府采购合同履约风险评级制度。合同履约验收是政府采购工作最重要的收尾环节，实践中也多次出现供应商低价中标无法履行合同或以次充好的典型案例。同时，严格验收也是集中采购机构区别于社会招标中介机构的重要方面。笔者认为，应建立政府采购合同履约风险评级制度，根据金额大小、履约技术难度高低、供应商资质信誉、不可抗力和是否超过合同规定履约期限等因素，对采购项目进行履约风险评价，动态监控调整，对于“中高风险”评级的采购项目，集中采购机构要及时分析原因，通报相关部门，尽早解决合同履行中出现的各种问题。