电子化政府采购就是利用现代信息技术，以网络为载体进行的采购。电子化政府采购是对传统人工采购业务流程的重组和优化，是采购理念的更新，也是采购运作方式和管理模式的创新。

电子化是采购方式的变革

　　与人工采购方式相比，电子化政府采购打破了时间和空间的界限，供应商足不出户就可以在网上完成投标，采购人在电脑前就可以完成采购任务。电子化政府采购的优势在于，节省采购时间，提高采购效率，降低采购成本。如果考虑网上采购无纸化等因素，电子化政府采购通常可以节省至少5%的政府采购预算，节约50%～80%的交易成本。电子化政府采购还可增强政府采购透明度，最大限度地避免人为因素的干扰，使政府采购行为进一步规范，给更多供应商投标机会，增强公平竞争，改善采购环境。
 
　　电子化采购主动权在买方 政府采购要获得价廉物美的商品与服务，需要一个比较和筛选的过程，需要进行广泛的市场调查，处理大量信息，而这对传统人工方式意味着需要耗费大量的人力物力。由于人工操作时，能够掌握的供应商信息有限，再加上信息不对称，商品价格以及与采购相关服务的主动权很大程度上掌握在供应商的手里，结果是买的没有卖的精。
 
　　电子化采购中，采购人可利用网络进行广泛的市场调查，借助网上搜索引擎，采购人可以掌握全国甚至全球范围内供应商的信息，使得过去局限在一家或数家供应商的采购渠道得以拓宽，采购信息瞬间得到。以往要几天、十几天才能完成的订单，在电子化政府采购中可以很快生成。产品价格是竞价的结果，交易的主动权由卖方反转到买方。采购人将所需的产品信息在网上公布出来后，供应商之间的竞争在价格与质量之间展开，胜者负责将质优价廉的商品送到指定地点。采购人还可以与供应商保持随时沟通，及时获得售后服务。
 
　　电子化采购提高采购效率 在电子化采购中，采购人与供应商之间繁琐的手续大为简化，信息的传递更快捷方便，物流配送可由专门的第三方物流提供方完成，从而极大地提高了采购效率。在传统人工采购过程中，往往会出现一些人为错误，给采购工作带来不利影响，甚至导致采购失败，产生不必要的经济损失。电子化政府采购是一种即时采购，从提出采购需求到采购品的到位紧密衔接，对于那些极为分散、种类多而数量并不大的商品，电子化采购的优势则更加明显。

如何充分发挥电子化的作用

　　应建立在规范化基础上 政府采购电子化需要一个基本格式，包括合同的格式和招标文件的格式，程式化统一规范，才能保证设计和系统建设的可持续发展。推进政府采购电子化应在政府采购自身格式规定程式完善的基础上进行，由于政府采购本身的程式化相对较差，因此，电子化的过程应按其自身规律科学发展，不能急功近利。

　　从技术角度看，应将标准化作为推行电子化政府采购的基础工作。标准不统一，难以实现互联互通，供应商可能会因为开发系统的不同而需要到各系统去注册、交费，反而增加了开支、浪费了时间。供应商参与电子化政府采购，最担心的是投标系统设计的不兼容。技术上的困难和高额的成本会降低供应商参加投标的积极性。同时，还会形成市场封锁和技术壁垒，造成重复建设。为此，应完善电子化政府采购的基本标准，形成资源共享、务实高效、安全可靠的全国电子化政府采购统一平台，即“标准统一，结构统一，数据统一，规程统一”，方便地实现互联、互通，实现信息资源共享。

　　而现在用的产品标准，包括安全标准、电子签名互认等技术标准都尚待统一，如果标准化、规范化问题不解决，可能导致电子化过程中大量的资源浪费。由于政府采购制度在全国都是统一的，为了避免重复建设及规则上的差异，全国应统一建立交易平台，各级政府采购都可以在这个平台上操作，而统一的政府采购规范是电子化政府采购平台建立的基础。

　　应建立在创新基础上 电子化政府采购应建立在完善的采购流程信息化基础上，且采购机构、供应商都有条件上网参与。毕竟，电子化是工具，采购是目的，应加强绩效评估，转变职能，从实际出发注重实际效果，简单地把传统采购程序复制到网上去，并不能发挥政府采购电子化的应有作用。

　　政府采购制度的完善是政府采购电子化健康发展的前提，政府采购电子化只是采购具体运作方式的创新，不改变法定规则。政府采购改革要考虑政府采购电子化的要求，把握公开、公平、公正和效率、竞争、效益的原则，科学地设计、开发、应用，重视对采购流程进行重构和优化。

　　交易平台电子化，应采用非歧视、可互动的通用软件系统，所有电子化政府采购系统都应当通过透明、可行、无障碍、安全、投标评估等方面的核查。在投标过程中，保证系统稳定可靠安全，方便供应商使用。为此，应按照政府采购电子化的一般规律，结合我国实际情况，以网络技术优化采购业务流程，建立政府采购改革和电子化政府采购建设的互动机制。

　　强化安全认证关 政府采购电子化是一个复杂的系统，直接关系到政府和供应商的利益，技术性、保密性以及可操作性的要求都非常高。在政府采购过程中，供应商把本单位的信息发送给政府采购部门，如果网络安全保障性差，泄密后将受到损害。目前，电子化政府采购技术保障比较弱，实施交叉认证是可行的方案。电子化系统下权限分工的主要形式是口令授权。口令存放于计算机系统内，不像印章那样锁在箱子里或带在主人身上，一旦被人偷看或窃取，便会带来巨大的隐患。电子化系统的主体是计算机软件，其内部控制也更依赖于程序的质量。一旦程序中存在安全隐患，将严重危害系统安全。为确保电子化政府采购过程中的保密性，应强化安全认证，安全认证必须符合新指令要求，避免不同认证机构不能互相识别，进而影响相互操作的问题。

　　提高人员电子化采购水平 随着电子化政府采购的推进，单纯意义上的采购员已不复存在，加强人员培训，提高现有人员的素质迫在眉睫。进行电子化采购知识和技能的培训，让他们更好地了解采购要求和规定，对运作流程有系统认识。政府采购工作人员应主动转变观念，积极适应电子化政府采购变革的新要求。

　　建立供应商诚信电子档案 政府采购相关部门应对所有参与政府采购活动的供应商遵纪守法、履行合同、用户投诉等情况进行详细登记，建立供应商诚信电子档案，详细记录供应商的诚信情况，对不法供应商在法定媒体中曝光，把违规供应商列入“黑名单”，直至清理出政府采购市场。通过对供应商静态资料和动态履约状况的综合评估，对诚实守信、产品质优价廉、售后服务好的供应商，在评标时可适当加分。

　　电子化政府采购是采购方式质的飞跃。要使电子化政府采购发挥应用的作用，不能简单地传统人工采购方式搬到网上，应遵循电子化政府采购的自身规律，按照规范化和标准化的要求搞好网络基础建设，强化安全性认证，提高采购人员的素质，将电子化政府采购建立在创新的基础上。