在办公设备的采购过程中，采购人通常关注的是其即时采购成本，也就是其单件购买成本。将采购之后使用成本置之度外，因而增大了办公设备的实际成本，增大了公共财政支出数额而不知，与提高财政资金的使用效益背道而驰，损害了政府采购形象。
　　
　　实际上，办公设备采购后的使用成本与其使用寿命是密切相关的。其成本经济构成是多方面的，包括维修成本、耗材、耗电以及操作人员工资等。
　　
　　就专用设备而言，如复印机或打印机，有纸张、碳粉或墨盒、耗费电能、维修服务成本以及专职操作人员的工资等使用成本；就公务用车而言，有维修、保险、油耗、过境过桥费及驾驶员工资等使用成本；就专业设备而言，比如锅炉、各种仪器设备，也有耗材、耗能、维修及专职人员的工资等使用成本等，不一而足。
　　
　　而这部分成本一般在办公设备采购的事后，并在使用寿命允许的时间范围内随即发生，并未计入采购成本当中。所以采购人习惯性地在其公用经费支出中列支，通常发生次数频繁且金额较小，往往不为人所注意。
　　
　　可见，采购人不应仅局限于节约一次性单个实体采购成本，着眼于加强采购后的公共办公设备的使用成本控制也很必要。因而，作为采购监管部门，要站在全局高度，综合研究采购成本体系，建立健全的采购成本控制平台，超前把握好采购后的使用成本，真正将办公设备的价值和使用价值融为一体，以实现政府采购节约成本，提高财政资金使用效益的政府采购价值目标，这需要“三个强化”：
　　
　　强化办公设备采购前的投资评审
　　
　　对拟采购的办公设备的实际成本加强前期评估，以其设计使用寿命、各种维修成本、耗材、耗能以及操作人员工资等测算出总价值，进行前期论证，综合把握办公设备的所需采购资金，全面均衡控制其购买价值和使用价值，力求经济实用，物美价廉，将其使用成本降为最低。
　　
　　强化办公设备的采购预算控制
　　
　　要以办公设备采购的投资评审论证为基础，加强各类办公设备的采购市场行情的调查研究，合理确定办公设备的采购预算标准和定额，做深做实采购预算，如实、准确、完整地反映出办公设备的总体政府采购成本，控制购买成本和使用成本上限，从而最大限度地发挥采购资金使用效益。
　　
　　强化办公设备的使用成本监控
　　
　　对于办公设备的购买成本而言，或许其使用成本极小，实质上依照其使用寿命综合计算，其使用成本的累计数与其购买成本也许相差不远。因而，监管部门不能因办公设备的使用成本少而不为，着力加强各种办公设备的使用情况的监督检查，以节能节支为目标，有效防止采购人重购买轻使用，放手铺张浪费的行为，从源头上降低办公设备的使用成本，维护好政府采购的美誉。