据了解，在政府采购活动中，为了便于评标，不少政府采购代理机构都会对投标文件的格式乃至字号等提出严格的要求，甚至还将其列入实质性条款。供应商一旦没按要求提供投标文件，结果就是被判无效投标。
　　
　　因为格式被判无效标屡见不鲜
　　
　　以前就有一家北京的公司向记者爆料过，他们在参与某政府采购代理机构的招标时，因为签字的要求不符合招标文件的规定而不判做了无效投标。根据招标文件的规定，供应商投标文件授权书中需要有授权人签字，而且要求“逐页小签”，而他们的投标文件中授权人只在授权书中“授权人一栏”签字，而未在右下角再签字，结果被判作了无效投标！
　　
　　据介绍，在此次采购中，评标委员会还因为投标文件的格式不符合招标文件的要求而判了两个无效标：其一是招标文件要求小标题序号为（一）（二）（三），但有家公司的投标文件中却是（1）（2）（3）；其二是招标文件规定用纸是A4-80g的，但有家公司用的却是A4-70g的纸……
　　
　　记者在调查中了解到，投标人因为投标文件而被判作无效标的例子其实非常多，诸如字体、字号行间距、页码标注的问题等都有过被判无效标的先例。
　　
　　格式不符合要求只宜作为减分项
　　
　　对投标文件的字体、格式等提出严格要求的一些代理机构表示，对投标文件的字体及格式提出统一的要求，并列入招标文件的实质性条款，不仅是为了方便评标，同时还是为了避免供应商通过字体或格式上的差别给那些“不守规矩”的评标专家传递信号，从而使得整个采购活动更加公平、公正。
　　
　　但业界专家却表示，投标文件的制作在一定程度上比招标文件的制作还要难，应为它得一一对照招标文件的规定去作出响应。在“既想着充分展示自己，又必须满足招标文件的所有要求”的过程中，在格式上出点小小的纰漏是完全可能的，如果稍有纰漏就去否定供应商的投标，不仅对供应商不公平，而且招标的有效竞争也可能被削弱。因此，字体、格式等要求只宜在评标时，作为投标文件制作质量加分或减分的项。而不是稍有不符就直接判无效投标。在采访中，辽宁省、上海市、深圳市、江苏省的一些从业人员也表达了同样的观点。
　　
　　严格要求投标人时勿忘律己
　　
　　在对“投标文件的制作提要求”这一问题进行探讨的过程中，一些供应商向记者表达了这样的观点：“招标采购单位在严格要求我们的同时也应该对自己有要求。同一个单位的招标，对一些相同的内容也没有一个准，搞得我们制作投标文件时那个紧张真是没得说。”
　　
　　有供应商就举例说，如他们当地的代理机构要求投标文件签字盖章的问题就不统一，有时是要求投标人“签字并盖章”，有时是要求投标人“签字或盖章”。在招标文件的形式上也没完全没有统一的风格，对投标文件的要求更是有时要求逐页小签，有时又要求只能在规定的地方签字。在字体及纸张的要求上也没有一个准。
　　
　　业界专家建议，代理机构最好能研究出统一的招标文件范本。“有了范本后，不仅可以方便自己的规范操作，而且供应商在投标时也会简单许多。”江苏省南通市政府采购中心主任施克俭表示，“供采双方都只需进行填空式的操作，效率不就大大提高了吗？”近年来，在施克俭的带领下，南通市政府采购中心已经制作出了非常简洁的招标文件范本。另外，业界专家还建议，投标文件的字体、字号、行间距、页码插入等要求最好都用比较常用的，以免供应商出错。如字体要求用比较常规的宋体、字号要求小四等。