军队采购如何做好货物验收
编者按 军队采购与政府采购异曲同工,可以彼此借鉴学习。本文从当前军队采购货物验收的问题谈起,阐明了做好货物验收的意义,并从三个不同角度提出有益的对策。
货物验收(本文中货物验收重点指货物质量验收)是指采购合同执行过程中或执行完毕,军队采购机构或军队用户对采购货物执行的阶段性质量或最终质量进行检验和评估的情况。
采购货物验收意义重大
采购货物的验收,在整个物资采购的诸环节中,居于重要地位,起着重要作用。抓好验收环节,对于提高军队物资采购质量,扩大依法采购影响,促进集中采购制度健康发展,具有重大意义。
可以检验采购工作绩效
军队物资采购机构从接受军队需求用户委托开始,落实需求、编写招标文件、组织招标,到发出中标通知书结束,花费大量人力物力,采购的结果如何,供应商的承诺是否兑现,是否严格按合同执行,交付货物的品牌、型号、数量、价格是否与需求一致,售后服务效果如何等等关系到采购机构工作绩效的问题,最终都需通过质量验收来验证。
保证拨付资金的安全
军队物资采购协议的签订、执行、履约和验收是各级财政部门拨付资金的重要依据。军队物资采购监管部门在支付采购资金之前,都要对协议或合同的内容、具体条款、执行情况、履约验收是否合格等环节进行严格的把关,如果发现货物验收质量中存在问题,按照规定则不能按时支付资金。
减少采购寻租行为
在供应商确定之后,军队需求用户和供应商之间往往还要多次接触,就采购协议或合同的内容和细节进行磋商和交流,无论是军队需求用户和供应商原有默契,或是事后达成默契,都有可能产生寻租行为,损害国家和军队利益。所以,通过货物质量验收,可以减少军队需求用户和供应商之间违反国家和军队相关采购规定的不良行为。
便于评定供应商级别
通常,供应商在采购中标前对产品价格、质量、服务等方面作出较高承诺,而在合同签订后,则推诿不履行责任。通过遂行采购货物质量验收来界定供应商信誉度,评定供应商级别,对整个采购工作有非常重要的意义。
当前验收工作存在的问题
质量验收尚未引起足够重视
就现实来看,我军军队采购中普遍存在重供应商和采购合同确定过程,轻采购合同执行、质量验收现象,将关注采购的重点放在采购流程和采购方法上,采购合同的作用没有完全发挥,使质量验收成为军队物资采购的“死角”。
军队物资采购机构验收能力不强
当前,我军物资采购改革还没有全部完成,军以下部队物资采购从业人员编制尚未落实,且采购机构业务量较大,人员相对较少,缺乏采购专业技术人员,无法对大宗物资和专业设备组织验收。同时,验收工作任务重,责任大,是吃力不讨好的苦差使,常常不被看好。而聘请国家或军队认可的第三方质检部门进行验收,费用较高,不仅增加了采购业务经费的负担,而且效率不高,较难实施。
用户思想认识存在偏差
有些部队用户思想认识落后,不能够从节约经费、提高效率的角度认识问题,局限于自己单位、个人利益,私下和供应商达成协议,改变采购货物内容。有的用户和供应商事先串通或达成默契,在采购过程中先以低价中标,事后强行要求采购机构不按合同验收而按照用户意向验收。上述情况在当前采购活动中时有发生。
采购人员综合素质参差不齐
在军队采购机构组织的验收过程中,有的军队采购人员对货物质量验收的意义认识不够,认为自己只是简单的帮助用户购买货物,原则性不强,唯用户意图是听;有的军队采购人员责任心不强,把关不严,交货验收只是核对件数、对货物进行粗略验收,了解相关技术参数就算完成交接;有的军队采购人员专业素质不精,对技术要求等质量规格一知半解,对质量检验技术不熟悉,造成采购货物质量不高,使用不便,故障率高,用户满意度低。
提高货物验收水平的对策
提高采购货物验收质量应着眼于用户的真实需求,重视对供应商进行选择、督促和评估的效果,提升部队需求用户对集中采购的认识层次,从加强采购机构对货物质量验收的综合能力入手,注意完善采购法规和机制,优化采购流程中的验收环节,真正提高采购货物质量验收的效率和效益,从而提高采购货物验收质量。
做好合同管理
严格把关,优选供应商。在日常采购工作中进行供应商管理时,注意落实供应商信用分级制度,对供应商的历史信誉进行登记并定期更新。在选择供应商的过程中,要注意挑选信誉优,具有承担相应采购合同实力的供应商。
明确需求,细化合同内容。在询价或签订采购协议时,须明确采购需求,对采购货物的规格、数量、品种、技术参数要求,以及交货期限、交货地点要在合同或协议中书面阐明,有特殊要求的也要一并列项注明。在明确需求的同时,注意对各种质量等方面的需求要按照国际、国家或军队标准统一书写,如不方便量化,则应书面详细描述。
及时沟通,抓好实时监控。在合同或协议签署完毕后,要注意对采购货物的生产、运输、包装、储藏等过程进行跟踪,定期与供应商取得联系,就货物质量安全进行沟通,实时监督控制采购货物质量。
严谨务实,合理选择验收方法。由于军队采购机构人员、时间和精力有限,对技术含量较低的货物主要将侧重点放在规格、数量等方面,质量达标即可;而对于技术相对复杂的货物则要各方面兼顾,据表细查,质量由采购机构无法鉴定的,则要及时邀请相应技术专家或国家军队认定的质检权威机构组织检查验收。在有针对性查验的同时,还要灵活运用不同查验技术手段,如抽检方法,检验方式,检验内容等。
跟踪问效,抓好后续服务。完成采购验收并交付用户后,不定期地就采购货物质量与需求用户取得联系,调查货物使用情况和质量问题,并登记在案,及时查找并解决问题,提高自身验收查验能力,便于以后采购工作的进行。
用好验收方法
采用先进的验收技术。采用无损探伤、定点取样、超声波诊断、模块测试等相对先进的检测技术,就货物关键质量参数进行验收,明确需求质量参数和实际质量参数,登记在案。对经常采购的货物购买或租赁相应的质量检测设备,若成本过高则可以与技术权威的第三方签订协议,委托其长期组织检验验收,确保采购货物质量。
科学的验收抽检方法。对采购数目较大的货物质量验收,则采取按数理统计抽取、百分比评定、随机抽取等科学的抽检方法,在保证数目吻合的同时,确保得到较为准确的采购货物验收成品率。
明确以采购机构验收为主、用户参与的验收方针。当前颁布的《政府采购法》和《军队物资采购管理规定》中均对是否一定要组织采购货物质量验收、由谁组织质量验收没有明确规定,从实际出发看应明确以采购机构验收为主、用户参与为辅的验收方针。一是采购代理机构对整个项目的招标采购过程比较清楚,以军队需求用户和供应商以外的第三方为主进行验收,可以有效避免军队需求用户和供应商之间在验收时存在的不按合同验收、私下改变合同内容以及某些寻租行为;二是采购代理机构更方便组织权威部门和生产厂家的质检人员共同验收,生产厂家最清楚自己的产品情况,借此也了解自己的产品有无质量问题,以及了解自己的产品代理商是否有违规行为。
完善相关规定
明确对供应商的奖惩。军队物资采购监管部门应该以法规条文的形式明确做法和态度,对一贯诚实守信、优质供货的供应商给予表扬和某种方式的奖励,或在其投标时给予一定的优惠;相反,对一贯弄虚作假不诚信的供应商,应按照相关规定处以罚款,在军队采购网或地方媒体上曝光,同时通告其他军队物资采购机构和政府采购部门,情节严重的,取消其一直三年内参加采购的投标资格。
加强与军队需求用户的沟通。在加强对军队需求用户进行法规化约束的同时,积极与需求用户进行交流和沟通,通过文电通报和采购座谈会等方式,尽量多听取和满足需求用户合理意见,争取其谅解和理解,提高军队物资需求用户认识层次,增强其对物资采购改革和物资采购制度的信心,调动其配合军队物资采购机构搞好物资采购工作的积极性,真正把依法采购工作落到实处。
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