合同管理，是对本单位签订的合同及其履行情况所进行的自我规范和自我保护活动。合同管理伴随着采购活动同步进行，采购活动都直接或间接地表现为利用合同来实现其职能，因此合同管理成为军队集中采购的核心内容之一。军队集中采购工作应在遵守法律的基础上，对合同进行“全方位”管理和“全过程”管理。
　　
　　在集中采购中，采购合同具有重要地位，它直接反映采购的质量和效益。因此，了解《合同法》的有关规定，掌握合同设立、履行以及违约责任的具体要求，用制度化手段加强军队集中采购中的合同管理工作，非常重要。
　　
　　合同管理组织制度
　　
　　设立合同管理机构并明确其职责。在采购机构内部应指定专门部门进行合同管理，并明确其担负以下职责：拟订合同管理制度；统一管理签订的合同；对合同依法进行审核、登记、归档、办理合同签证、公证、登记、审批事宜。
　　
　　对合同的签订、履行、变更、转让、终止情况进行检查和督促，解答咨询，协调关系，发现问题及时向领导或有关主管部门反映汇报，并提出解决措施；按有关规定填报统计报表，并做出统计分析；负责合同文本、格式合同文本、合同专用章的领取、发放、使用，以及授权委托的管理。
　　
　　任命合同管理员并明确其职责。设专人担负起合同管理员的职责：积极宣传、贯彻执行《合同法》；依法签订、变更、转让、解除合同；对所签合同负有认真执行的责任，并反映汇报合同履行情况。
　　
　　对合同文本或合同有关的材料进行核实、审查、编号，建立合同台账，填报和提供各类合同报表；及时向领导通报合同履行中发生的问题，并提出解决建议和方案；依法参加合同纠纷的和解、调解、仲裁、诉讼活动；在离岗前应妥善办理合同文书、资料、档案移交手续，经主管负责人同意后离任。
　　
　　合同准备阶段的管理制度
　　
　　市场调查制度。主要是了解需采购的物资的生产、销售企业的情况，市场上物资的品牌、规格、质量的情况，对调查的情况应建立档案，积累资料，以备签订合同时参考。
　　
　　采购信息公布制度。主要是公布需采购的物资的种类、用途、质量、性能等要求，让更多的供应商了解并取得信任，以争取采购到质优价廉的物资。
　　
　　合同签订阶段的管理制度
　　
　　合同订立制度。订立合同尽量采用书面形式，包括合同书、信件和数据电文等；应遵守法定程序，经过要约、承诺两个阶段；严格履行签字、盖章、报经登记和审批等合同生效手续。
　　
　　会签制度。在合同订立之前，要由采购机构、需求部门和有关财务审计部门人员参加，共同研究，并出具能否订立合同的意见，以保证合同的合法性、可行性，并促使采购活动中各职能部门之间相互衔接和协调。采购机构应根据采购项目和规模等情况制定合同会签的规定，并制定附带采购合同和会签程序安排的“签订合同申请表”。
　　
　　汇报登记制度。采购机构签订合同后，应按规定向有关需求部门、财务部门和采购业务管理部门汇报；合同管理员则将合同的有关内容登记到相关的台账上，以便监督检查。
　　
　　审查制度。审查就是对合同对方当事人的资格、资金、信誉、合同订立过程等情况进行审查。审查制度的内容应包括审查的机构与人员、审查的内容与方法、审查失误的责任等。审查的内容一般包括：主体是否合格，条款是否明确、全面、合法，合同是否可行，设立担保情况，登记、批准手续是否办理等。
　　
　　审批制度。审批是指合同经哪个机构或人员签署意见后方可加盖公章，才能正式对外签订合同。
　　
　　合同履行阶段的管理制度
　　
　　合同台账制度。一方面，建立合同台账旨在通过对合同台账的登记、检查、分析，使领导和合同管理人员掌握合同的订立、履行、变更、终止等情况，从而更好地管理好采购活动和合同行为。另一方面，按照采购操作流程、机构设置，结合合同履行的环节，编制合同运行程序图，以便按合同编制计划，按合同组织采购，按合同发送物资，按合同办理结算。
　　
　　履约检查制度。合同管理员要定期或不定期地对合同的履行情况进行检查，其目的是提高合同的履约率，即通过这些具体规定的落实，督促双方认真履行合同义务。如可以规定每月一日为合同履行检查日。这一天，采购业务管理部门、采购机构和相关需求部门有关人员组成合同管理检查小组，查阅合同履行情况，特别是对标的金额较大或履行期限较长的合同，更应实行中途检查的规定。
　　
　　索赔制度。若出现违约，应指定专门部门或专人负责，依法及时向对方提出索赔要求，追究对方违约责任，充分利用法律提供的救济途径，制定索赔计划、措施和策略，以挽回因对方违约行为造成的经济损失。
　　
　　合同履行后的管理制度
　　
　　统计报表制度。将合同的签订、履行、变更、解除及发生纠纷的处理等项情况以报表的形式定期进行统计汇总，并进行分析和上报。
　　
　　考核制度。通过引进激励机制，将合同管理纳入采购责任制考核范围。考核可由采购业务管理部门和采购机构联合组织，考核内容包括合同签约率指标、履约率指标，合同送审时间，合同内容的合法性及条款的完备性，合同台账、报表、档案的管理情况；考核办法可实行竞赛评比，对每一项考核内容打分，并根据考核结果实施奖罚。
　　
　　档案制度。第一，合同档案应做到规范化、科学化、统一化；第二，合同管理员要对已经生效的合同编号登记，逐个建立档案；第三，档案的内容包括合同文本及附件，合同签订申请表，签约谈判纪要，变更、解除合同的协议，交货、付款、检验等合同履行情况记录，有关票据、单证，合同纠纷处理情况卷宗等；第四，合同档案管理实行平时立卷，年终一次归档，专人保管的制度。（作者单位：空军物资采购供应站）
　　

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