随着政府采购工作的发展，政府采购档案管理工作也随之越来越繁重。电子文件的出现使档案管理工作有了根本改善的契机。形势需要政府采购档案管理人员不断优化知识结构，引进、消化信息技术成果，将其运用到档案工作中去，加快档案工作的科学化进程。

　　电子文件提升档案管理品质

　　政府采购过程中，档案的跟进与归类极其重要。但传统采购活动中，各类文件的传达和批阅都是人工传递，其间经常会有小失误的产生，费时又费力。此外，随着政府采购业务面的不断拓展，政府采购项目资料档案的保管工作难度也越来越大，资料查找也越加麻烦，尤其是建筑图纸的查阅更是需要打开已装订好的档案，且图纸、数字有时会在装订过程中受到损坏，资料数据获取也很不方便，不利于经常查阅。

　　电子文件的广泛使用，克服了手工保存纸质档案的劣势。政府采购中电子文件的使用，既顺应了信息化发展的大趋势，也为政府采购活动带来革命性的变化，其应用的每一步都充满创新。

　　电子文件的传递和处理十分迅速和方便，其内容的共享性，使得在查找信息时也十分便利，文件不会因为经常浏览而损坏或缺失，也没有多人同时查找一份文件引起的不便，使得档案管理人员的对外服务也更方便快捷、服务水平也大大提升。

　　迎接挑战 保存好电子档案

　　在电子文件的保护和应用中，应注重管理权限的设置。用户只应在相应授权下使用文档，这对于文件的存档保护是十分重要的，只有这样才能确保无关人员不能擅自更改或销毁文件。如需要进行信息变动，则应由相应的部门按权限进行修改，且新文件一经形成，马上存储到办公信息数据系统中，按相应流程使用。如此则大大减少了对采购文件非法进行人为更改的可能性，档案资料的安全性大大提升。

　　电子文件的应用，使得传统档案管理中信息资料报表填制的工作也大为改善，既节省时间又节省人力，还减少了手工填报过程中的容易出现的失误，大大方便了政府采购档案资料的统计工作。由于政府采购是新事物，档案管理中各种资料信息的再输入和校对往往是花费力气最大的地方，现在这些资料信息从一开始就由原单位输入和传送，令档案资料管理事半功倍，资料也更准确、明了，日后再更改的工作量也大大减少。

　　传统的档案工作主要以纸质文件材料为工作对象，纸张的耐用性低，如在高温、高湿、酸、酶、环境污染，氧化剂等作用下，都可发生变化。而电子文件是以化学磁性材料为载体，从理论上讲能够长期保存，其信息是无接触式的，不存在磨损；密封的塑料保护层又隔离了外界磁场的影响；空气中的灰尘、水分及有害物资也无法直接作用于它。但现实中，仍然存在许多原始信息受到侵害的问题，为此，必须定期对电子文件进行复制，以防止信息流失。