做好物业管理采购项目需要政采人深入研究，认真应对。图为“蜘蛛人”在擦拭大厦玻璃幕墙。

　　本文所称物业管理是指通过服务外包的方式实现采购单位（主要是机关办公场所）的保洁、保安、会议、绿化、维修、餐饮、车辆组织等日常综合性的服务。

　　"物业管理"类政府采购项目在笔者所在的江苏省无锡市于2008年起步实施，在五年的时间里，其规模、范围、类型全面发展，2011年度实施该类别政府采购12项（批次），其中综合性物业管理9项，单项服务3项，总采购成交金额2600多万元，通过政府采购该类别实现每年节约财政资金400多万元，综合节约率达14.16%，实现总的服务管理面积63万多平米。

　　笔者对"物业管理"类政府采购项目实践中若干问题进行了初步的思考和分析，现将相关成果与同行分享。

　　物业管理采购面临七大问题

　　本文将探讨和回答物业管理采购中的下述问题：

　　一是物业管理是否应全面实现"定点采购"。二是单次项目参加供应商不多，同时成交供应商较为集中，中小企业成交不多。三是低价成交多，是否必然影响质量。四是如何看待单项保安服务采购的投标人条件。五是相关部门制定预算有宽有严，标准不尽统一，导致废标率上升。六是物业服务的验收标准和方案缺失，履约受影响。七是一些具体的问题：物业管理委托期限多长较为合理？项目资质条件的确定依据是什么？人员最低工资的政策性上涨是由物业企业承担还是由采购单位另外单独承担？是否所有物业管理项目均采用公开招标方式？

　　定点采购有利有弊 应具体分析

　　物业管理项目采购是否全面实现定点采购？从集中采购机构的角度出发，定点采购是"一劳永逸"的做法，通过一次招标确定一定数量符合物业服务要求的供应商，不但降低了自身采购成本，也避免了重复工作，提高了政府采购的效率。同时对供应商来讲，在一定期限内可以通过"双向选择"的方式确定自已的服务对象，也比较快捷高效。

　　但凡事一分为二，条件不成熟时实施定点采购存在以下不足：

　　可参照案例少。全国实行物业管理定点采购的案例还不多，并且是有条件、有范围的定点（如部分省市为单项的保洁或保安等较易定价的项目，有些为预算是30万元或50万元金额以下的物业管理服务），全面实施得不多，均为探索性质。

　　相关制度不完善，缺标准。定点采购的基础是相关的服务成本价格标准统一，有市场参照，定额定量较易计算。但目前的情况是相关行业法规如《物业管理条例》、《物业服务收费管理办法》等不尽完善，无相应的针对"机关办公场所"这一特殊类别的内容，同时物价部门也没有对应统一的标准，无从参照，无据可依。机关办公楼宇跟住宅物业完全是两码事，每个项目的重点和难点均不同，包含的内容也千差万别，不能简单参照住宅物业服务采用综合单价的模式（按每月每平米）或者人数模式定价。新项目订立合同，价格怎么定是个问题，在第三方评审机构配套力量不足、制度相对不健全的情况下，价格较易为供应商所左右，不利于财政资金的有效利用；期满需续签合同的项目，如以不超过上年度合同价为依据，则本年度遇到人员最低工资上涨、物料上涨等因素对定点供应商来讲也增加了合同风险。

　　采购频次较低，不可控因素多。办公用纸、公务用车保险或维修等定点项目属日常性定点，单次服务事项发生频次较高。物业管理则相反，合同发生量不多，单个项目服务期限较长。如果一次定标一个年度只发生几次或十几次合同，则定点采购的充分性和必要性略显不足。同时：中标的某些供应商在一个定点年度中也不一定签到合同。当年度未中标的供应商，要等下一个年度才有机会，不利于促进竞争和扶持中小企业。定点年度中年末签订的合同，须按年初定标时的标准执行，实际情况已发生很大的变化，增加了定点供应商的合同履约风险，严重时可能导致供应商不愿履约。

　　多因素致供应商少、竞争不充分

　　在以往实践中，不管是本地企业还是外地企业、以及各级资质的物业管理企业均有成交表现，总体秩序尚算良好。但就本地物业管理企业而言，包括一、二、三级资质，共计400多家，单次项目前来参加的供应商并不多，这增加了项目实施的风险，究其原因：

　　大部分供应商起步均在住宅物业市场，有的本身做得还不错，还没有关注到机关办公场所这一专门类别的物业市场。

　　部分供应商其观念还停留在"只要和采购单位搞好关系就能拿下"这一层面，制作标书不够认真细致，或按照住宅类物业管理的经验来制作标书，导致应答标书"文不对题"，多次失败后，失去了在该平台继续竞争的信心。

　　一些相对影响力不大、规模不大的项目，参加的供应商就更少，认为政府采购竞争太过激烈，获利空间不大。

　　基于以上原因，真正有理念、综合实力强、对采购文件理解透彻的企业就那么几家，而且其每次投标也愿意"放低身价"，结果是中标的供应商显得较为集中，这也是物业管理政府采购的现状。这和住宅类物业市场房地产开发商及其物业公司有较大的话语权继而各领风骚完全不同。

　　中小企业更多的只能以接近成本的报价在物业管理尤其是单项服务项目上获得一定的占有率，在大型项目上以其资质和能力尚无法和该行业"高手"过招。

　　低价成交是否必然价低质次

　　本文中低价是指低于"平均价"的报价，并非一定是指最低价。纵观所有实施的项目，低价成交的概率较高，但这里面要区分几种情况：一种是确实是通过政府采购实现了有效竞争，降低了价格。另一种是成交供应商的"战略性低价"，有些供应商可能急需好的项目来丰富其"产品线"，或者满足一定数量的项目用于资质升级需要等。另外，还有失误性的低价。

　　价格低了，其评分所占的价格得分必然高，综合评分必占优势，相对的中标率也要高些。

　　未中标供应商只是注意到了结果：低价中了，然后发出感叹"便宜无好货"，服务质量肯定跟不上，殊不知有以上情况的存在，需要辨别和确认的应当是有无低于成本价的不正当竞争报价，以及如何监督低价中标供应商后续的履约实施。

　　保安服务项目投标人条件存争议

　　2010年1月1日正式实施的《保安服务管理条例》（国务院令第564号）将保安服务提升至一个新的高度，保安服务公司应运而生，物业管理企业在从事保安服务的同时要受该条例的制约。在具体实践中，最初拟定的保安服务项目投标人条件为物业公司和保安服务公司两类供应商均可参加，这引起了保安公司的极力反对，认为他们才是"正统"，并多次进行口头"质疑"。因《物业管理条例》（国务院令[2007]504号修订）颁布实施在先，明确保安服务为物业管理服务的内容之一，同时《保安服务管理条例》又规定了物业管理企业可以进行保安服务，只是进一步规定需要按照该《条例》的要求在取得服务权后进行备案和相关的培训，所以投标人条件设为物业公司和保安服务公司均可参加并无不妥。

　　项目预算制定不准致废标多

　　笔者在实践中发现以下几种情况：

　　某些采购单位在实施项目前，单位物业管理采用的是传统的临时工模式，不符合《劳动法》、《劳动合同法》等法律法规规定，出现国家机关不能模范守法的现象，其预算制定按照以前的模式进行，不包含物管人员的交金（三险一金的简称，下同）等法定计提费用，又不计算起始费用，这样的预算层层审批通过后，进行政府采购时当然会遇到所有实际报价均远超过项目预算，最后导致废标。

　　某些采购单位在做费用测算时完全违反经济规律，如第二年度物业管理增加了多项服务内容且增加了服务人数，没有及时追加预算，凭想象认为超出了预算成交再补不迟，缺乏预算意识，导致最终废标。

　　同属一个主管单位或同一财政主管处室的两家采购单位，相同类型服务项目的预算制定差别巨大，如某个案例单个人员综合费用的差别达到30%以上，高的成交价和预算差一大截，低的成交价贴着预算走。

　　物业管理项目后期履约监督欠缺

　　物业服务验收标准和方案都在采购文件和投标承诺文件当中，但是后期服务履约实施是否有人监督，监督是否全面，是否有考核机制，谁来执行，都存在问题。

　　供应商成交后，一般会出现下面的情况：是否按照采购文件的要求和标书承诺的内容履约实施；人员是否配足，是否按标书提出的标准配置人员，特岗人员是否按规定到位；承诺的费用是否按期实施，如幕墙清洗承诺一年一次，实际结果是根本没有实施，这样就省了很多费用；部分保洁、保养的内容是否降低频次和质量，如一周一次变成了一月一次；承诺45岁以下人员，是否变成了配置50岁左右享受社保优惠的人员，克扣了保险，省去部分交金。物业管理是多、广、繁、杂的系统工作，如果采购单位没有配备一定力量的人员进行考核或监督，效果难免打折扣。

　　物业管理项目是否必须招标

　　物业管理委托期限没有特别规定，"一年一招标"的好处是当第二年劳务、物料费用上涨，费用大量增加时，重新招标则确定了财政支付金额的依据。但对采购单位来讲，更希望稳定的服务队伍，更愿意把服务期限设为2年或者3年，甚至更长。

　　投标人资质条件设置不合理将会限制供应商的参与。某些采购单位特别是某些强势单位，刻意追求服务要求，肆意设置或抬高资质条件，认为设定高的资质和好的服务是必然的关系。实则不然。具体实践中，集中采购机构应在尊重采购单位意见的基础上结合项目规模的大小、社会关注度的大小，定一个适度的能被各方接受的资质等级。

　　江苏从2012年6月1日起又一次上调最低工资标准，从原先的1140元调整为1320元。"人员最低工资"因素是报价范围中供应商最不容易测算、承担风险最大的因素，如服务期间出现上涨将会挤占当期一定的利润。从合理性上讲，该项政策性因素倒是应当单独由采购单位来承担较为合适。目前还是统一将该因素包含在总报价中，让供应商来承担这项政策性风险，不过随着经济发达地区最低工资上涨频率的加快，该问题会更为突出。

　　各地服务类项目单项或批量采购都有公开招标数额标准。目前低于招标数额标准的物业管理项目招标的也多，有几种原因，一是采购单位主动要求公开招标，二是同时考虑行业主管部门相关法规条例如《江苏省物业管理招投标试行办法》，进行公开招标。但是有些规模不大或一些单项的服务如保洁服务、保安服务等，标准较为统一，内容较为单一，使用竞争性谈判采购方式其实更为合理高效。

　　各方协力 共促物业管理采购规范运行

　　集采机构不断改进工作方法

　　1.做好采购文件的修改完善工作，主要体现在：

　　（1）统一评分标准，一个"标准"对外。

　　目前形成综合性物业管理、单项保洁、单项保安服务项目各自的格式化采购文件范本、各自的评分标准。如所有公示对外的综合性物业管理的评分标准，价格分均统一为30分，服务方案分统一为52分，并细分为14个子项，投标人综合实力评价分18分统一为7大要素，每个项目均一样。尽量做到不出现倾向性、限制性等不合理条款，并尽量实现评分要素量化及客观化。

　　（2）区分项目类型，明确相关内容。

　　如新项目则要求列出物业管理开办费至少包括的内容。非新项目，则要求列出采购单位已有物资工具设备的清单（投标人须考虑损坏及更新因素）、消防监控电梯空调等大型设施设备的使用情况、统一设备工具折旧年限等，行政办公费用、保洁工具及耗材、保安器材、设备维护维修工具及耗材等均要求采购单位列出所必须包括的内容，确保各投标人在报价时起跑线的统一。

　　（3）体现服务人员最低配置数及相应排班情况。

　　如果在这一方面未作固定的要求，将导致人数低及不合理排班情况的报价占先，评委判定该因素不合理又没有客观依据，通过该条款的设置去除这部分不合理因素。

　　（4）在采购需求中，不仅要明确相关的服务要求、不同岗位服务人数、员工的素质标准，同时还要求明确考核标准、违约责任等要素，使物业管理项目事前、事中、事后均有据可依。

　　2.加大宣传力度，设定合理的资质等级，使更多的物业管理企业能参与进来，增加针对中小企业的项目专场，同时在项目法定程序公开答疑会中实现针对采购文件的完整讲解和说明，将此手段作为对供应商培训的辅助措施之一。

　　3.针对物业和保安行业间"打架"问题，作为政府采购平台要"多管闲事"，通过行业协会在两个行业间多进行宣传和协调沟通，以法为据，多做说服工作，达成思想统一，避免矛盾的出现。

　　4.做好相关准备，等待定点采购操作最佳时点的到来。

　　定点采购是必然趋势，但笔者所在市目前的情况暂不宜全面实施，目前需要做的工作是：

　　（1）在定点采购实施前保证应采尽采，在量上作积累，同时将同类性质的项目并单实现"批量集中采购"。

　　（2）完善相关制度及配套措施，出台具体的管理办法和考核体系。

　　（3）选择特定金额以下的项目作尝试，成熟后向全面的物业管理项目定点采购推进。

　　5.针对操作实践中具体问题作一些探索性的试验。

　　（1）建设部2004年第125号令《物业管理企业资质管理办法》第八条的规定，明确了一、二、三级物业管理资质企业承接"非住宅类"项目时对项目规模的要求。各地原则上可以按照相应的管理面积的要求实施。

　　（2）最低工资刚性上涨属不确定因素，又属政策性因素，应建立相应的联动机制和配套调整方案，应根据既定合同人数规定作为增加预算及财政拨付的依据。

　　（3）针对新项目建议采购单位设定委托期限为1年，因为首年度和次年度费用构成有区别，如一开始设定期限过长，次年度增加费用和预算时面临合同执行的困难；如为成熟的项目，则委托期限可设定相对长一些，一般也不宜超过3年，同时要求采购单位将项目预算和委托期限对应起来。

　　（4）针对金额不大、标准明确的物业管理项目尤其是单项服务项目建议采用竞争性谈判采购方式，让中小企业增加参与政府采购的热情和成功的机率。

　　各方合力促进相关工作

　　1. 采购单位及政府采购管理部门加强对后续合同的验收和管理工作。

　　可以联合出台相关的合同履约实施办法、诚信考核标准等配套法规文件。采取通报制、整改制等手段，对相关服务工作作分类考核。目前行业主管部门房管部门对机关办公场所的物业管理的监督也存在缺失，可以联合该部门，定期或者不定期地进行行业大检查，相信这是共赢的事情。一是对物业管理服务单位的履约情况及服务质量进行监控，发现问题及时予以纠正并提出整改意见。二是进行现场监督，对真实性、合理性、规范化程度进行监督。三是对违反合同约定行为的供应商进行相应处罚。

　　2. 政府采购管理部门采取有效的措施和手段，从制度和规定上作有效的保障。

　　2011年××市财政局连续下发《××市财政局印发关于加强重大项目政府采购管理的实施意见》、《××市政府采购开标评标现场管理暂行办法》，针对一些重大的项目和社会关注度较高的项目，明确要求进行匿名投标，对于技术标（主要是服务方案部分）采用匿名的方式，在相关的文字表述中不体现投标单位的名称，并且加强评审现场规范工作，做到进一步的公正和公平，值得借鉴。

　　3. 物业管理行政主管部门要加强对行业行为、各方关系的研究。

　　尤其要针对机关办公大楼的具体特点，加快完善相关的法律法规，促进依法管理，启动专项的政府机关办公场所物业管理市场，将其从住宅区物业管理市场中区分开来。目前，政府物价、房管等行业主管部门对住宅、高级写字楼等物业管理有相应的指导性政策价格，而对政府机关办公楼、医院、学校、公共文体场馆等特殊物业尚无具体收费标准。针对这个问题，可由财政牵头，联合物价、房管等行业主管部门，根据办公楼的使用年数、层数、面积、设备数量内容、服务项目内容、当期人员工资水平等因素，定期发布物业管理收费标准，以避免无序竞争，促进行业发展。同时，具体的物管收费标准也可以使财政部门有相应的制定预算和拨款依据。

　　4. 针对预算制定的问题相关单位一定要加强业务学习，提高专业水准。

　　（1）采购单位在制定预算的时候，多注意了解各种政策，多咨询多论证。

　　（2）主管部门在预算审核审批过程中必须充当"审计机关"，不能一批了之，出现一些奇怪和让人笑话的结果。

　　（3）当然，最后采购流程转至集中采购机构的时候我们可根据以往的操作经验作相关提示，在前期解决相关问题，避免多走弯路、浪费资源和重复劳动。

　　5. 评审专家要积极凡对政府采购建言献策，针对机关办公场所这一特殊类别的物业管理，作积极的探讨和建议。

　　6. 供应商要努力学习和提升相关政府采购的知识，在组织的统一的公开答疑会或定期培训时，要专人负责认真参加，做到依法参与，保持良好的心态。