摆正心态 从容应对质疑
政府采购项目中的质疑事项很难避免。质疑是供应商的权利,当供应商认为自己的合法权益受到侵犯和损害后,就可能进行质疑。
同时,对政府集中采购机构而言,质疑事项引发的后果可大可小,轻则可能引发重复工作,做无效功。重则招来投诉,影响自身公信力,产生不好的社会影响。那么,作为政府集中采购机构的工作人员,应该如何应对质疑事项呢?笔者结合多年实践,尝试提出自己的解答。
摆正心态 坦然面对
首先,要认清质疑并不可怕,不要以为一旦质疑成立就是工作失职,从而产生抗拒心态,结果造成质疑答复事项事实不清,产生不良后果。集中采购机构工作人员应将质疑受理当做常态化工作展开,不畏惧、不抗拒。要有担当,沉着冷静,查清事实缘由,针对质疑内容进行核查,制定对策。
同时,通过质疑事项的处理解决,不断积累经验,提高标书编制质量和评标现场的组织协调能力。
成立专门小组 主动出击
在收到质疑书后,应第一时间汇报领导和监管部门。并成立质疑受理答复小组,明确分工,商议对策。
同时,对涉及评审结果的质疑,在第一时间重新召集原评审小组,对质疑事项展开调查和确认,查清事实真相。如果查明质疑事项不成立,则要与供应商及时取得联系,以书面形式回复。如果查明确实是由于评委在评审标书过程中审核不严,导致漏判、误判,从而影响了评审结果的,则要上报监管部门,追究评委相关责任,情节严重的将该评委列入评审专家库黑名单并在网上公示。
与质疑供应商有效沟通
事实证明,良好的沟通往往能起到事半功倍的效果,同时也可以大大降低质疑供应商转而投诉的可能性。
集中采购机构工作人员在核查事实真相的基础上,可通过电话等方式,主动与质疑供应商取得联系,告知经过评标专家签署的评审意见和结果。沟通时注重讲话技巧,要安抚对方情绪,语气要缓和,要摆事实,讲道理。不宜采用"就这样"、"好了好了"、"别说了"等用语,要多采用"是的"、"好的"等用语。学会换位思考。
建立相关制度
应建立质疑事项登记档案,并对经常发生不成立质疑、投诉的公司予以公布。比如对一年内有超过三次质疑不成立事项的企业,可以考虑列入不诚信供应商名单,或者在以后的标书评分细则中对此类事项予以扣分。
同时,集中采购机构应认真总结经验教训,对已经发生过的经审查成立的质疑事项进行分析,并在以后的工作中重视类似项目和情况,避免再发生类似情况。
要看到质疑其实是把双刃剑,既可以剔除招标项目的瑕疵、也时刻给予集中采购机构警示--"如果工作不到位,就会有人来让你到位"。
当然,现实中确实有相当多的质疑是由于不诚信的供应商想浑水摸鱼,但即使如此,通过质疑的应对和处理,也可以展示集中采购机构工作人员的专业素质和特殊情况处理能力,另一方面也提高了集中采购机构工作人员的组织能力和协调水平,客观上有利于提升工作人员的采购文件编制水平,以及开标评审的现场组织能力,提升采购项目的质量和效益。因此,总体而言,集中采购机构对于质疑还是应大力欢迎的,毕竟逆境中才更能从容成长,政府集中采购亦如此。
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